Table des matières
Profils utilisateurs
Bases
⮡ Paramétrage
⮡ Collaborateurs
⮡ Profils
La gestion des droits d'accès aux différents modules se définit par un «profil» utilisateur. Tout collaborateur est rattaché à un profil.
La liste de gauche donne les différents profils créés dans l'application.
Utilisez les boutons sur la droite pour
Ajouter un profil
Dupliquer le profil actuellement sélectionné
Supprimer un profil (la suppression n'est possible que si celui-ci n'est pas utilisé, c'est à dire n'est rattaché à aucune personne)
Vous pouvez visualiser qui est rattaché à ce profil en cliquant sur le bouton 
ce qui donne
Les collaborateurs en grisé sont ceux qui ont quitté le cabinet, on les affiche pour mémoire.
Les définitions de droits ici présentées sont celles des profils génériques de l'application. Un collaborateur peut aussi se voir affecter un profil spécifique depuis sa fiche collaborateur !
On visualise la liste comparative des droits de tous les profils via le bouton 
:
Cette liste peut aussi être exportée sous Excel.
Définition des droits
Onglet droits
Droits d'accès aux différents modules de l'application.
☛ la liste présente sera plus ou moins complète en fonction des modules activés pour le cabinet.
L'accès à chaque module de la liste ci-après peut être limité en accès selon ce qui est coché dans les colonnes de droite :
- Tout : accès sans limitation
- Rien : aucun accès
- Siens : les données que gère le collaborateur. L'interprétation sera différente selon les modules, par exemple dans le cas des temps ce sera la saisie de ses propres temps et rien d'autre ; pour les clients ça signifie un droit de modification sur une fiche si l'utilisateur qui a ce profil est cité dans la fiche client.
- Equipe : droits de gestion sur les éléments appartenant à sa propre «équipe» qui représente ici le métier, l'Expertise ou l'Audit par exemple.
- Consult : accès en lecture seule aux éléments concernés
☛ en cliquant sur l'un des entêtes 
tous les lignes seront cochées avec la valeur correspondante.
Eléments à renseigner
| Paramétrage | Accès à la définition des paramètres de l'application |
| Temps | “tout” donne l'accès à la gestion des temps, aux temps en liste, à la gestion des commentaires sur le temps de travail… “Les siens” ne permet que de saisir ses propres temps |
| Notes de Frais | “tout” donne l'accès à la gestion des NDF et frais de circularisation “Les siens” permet de saisir ses propres NDF et dans le cas a) où on gère une validation à 3 niveau, b) l'utilisateur est un responsable cité dans les fiches collaborateurs permet de viser les NDF des collaborateurs |
| Fiches de suivi1) | Autorisation de saisir des fiches de suivi client (fiches client/prospect/contact) |
| Gestion du planning2) | “Tout” donne l'accès à la gestion du planning de tout le cabinet, “les siens” limite aux personnes du même métier |
| Planification des mission3) | “Tout” autorise à déclencher la planification (temps budgétés ⇒ temps planifiés) pour tout le cabinet, “les siens” limite aux missions du même métier |
| Administration des ventes | Accès à toute la chaîne de facturation (facturation, règlements, OD, …) |
| Facturation | Autorise la préparation des factures uniquement à l'intérieur de la chaîne de facturation |
| Gestion des relances | Autorise à émettre des relances clients, par courrier ou mails |
| Obligations4) | Accès à la gestion des obligations (Planification de collaborateurs depuis la fiche client et états de suivi) |
| Gestion des clients | Gestion des fiches clients |
| Gestion des prospects | Gestion des fiches prospects |
| Gestion des missions | Gestion des fiches missions |
| Reprise des budgets | Autorise ou pas à créer une nouvelle mission en reprenant automatiquement le budget N-1 |
| Gestion des contacts | Gestion des fiches contacts (sociétés externes non clientes) |
| Gestion des interlocuteurs | Gestion des fiches interlocuteurs |
| Modification état temporaire | Autorise à décocher une fiche interlocuteur indiquée comme temporaire |
| Gestion des collaborateurs | Gestion des fiches collaborateurs et sous-traitants |
| Gestion des intercos5) | Accès aux états d'intercos |
| Gestion des congés6) | Accès au paramétrage sur les congés & déversement des éléments dans le module de paye |
| Planning Outlook7) | Import du planning Outlook8) |
| Formation continue9) | Autorise l'accès au module de Formation Professionnelle Continue |
| Export des tables | Autorise l'export des tables (listes) dans l'application (si non coché, l'option est grisée et la copie d'écran impossible) |
| Outil de requêtage | Autorise l'accès à l'outil de requêtage de la base |
| Gestion des devis10) | Autorise l'accès à la gestion des devis |
Onglet Facturation au temps passé ((module optionnel))
La facturation au temps passé permet de remonter dans la chaine de facturation les temps saisis par les collaborateurs correspondant à certaines tâches.
On indique ici quel sont les tâhces gérées par le profil et quel est le niveau de traitement associé.
| Préfacturation au temps passé | Type d'accès : * Pas d'accès : module non visible pour l'utilisateur * Tout : accès à tout le module avec visibilité sur toutes les tâches * Responsable pôle : gère le 1er niveau c'est à dire la proposition de facturation en fonction de ce qui a été importé des temps. Il faut sélectionner les tâches qui seront visibles par le collaborateur. Exemple : responsable fiscal qui voit les tâches “fiscales” * Resp.facturation : validation 2nd niveau (finale) des missions pour lesquelles le collaborateur est spécifié «Responsable facturation» * Associé : validation de 2nd niveau aussi mais cette fois pour les missions dont le collaborateur est spécifié comme associé |
| Types de tâches associées | Liste des tâches gérées par le profil. On indique qu'une tâche est gérée dans ce module dans la définition de la tâche |
Onglet Editions / Extractions
La liste définit les droits d'accès sur chaque édition mise à disponibilité du cabinet (via Gestion des impressions). Les widgets sont gérés comme des impressions.
Pour chaque édition on définit le type d'accès :
- Pas accès : édition non accessible à l'utilisateur
- Accès complet : accès sans limitation
- Limité : l'identifiant de l'utilisateur est figé (grisé) dans le formulaire de présélection de l'impression, lorsque c'est significatif.
Par exemple si on considère un profil de DRM pour lequel on indique “Limité” à l'état CACOMPN1 on aura l'information “Chef de mission” qui sera verrouillée sur les initiales de l'utilisateur demandant l'édition
☛ : comment se fait le lien entre le champ de sélection “Chef de mission” et le collaborateur ?
La liaison provient de l'équivalence des niveaux. Un collaborateur est rattaché a un certain niveau dont la liste est laissée à la discrétion du cabinet; mais ce niveau est lui-même rattaché à une équivalence de niveau.