Gessica

Bases 
⮡ Paramétrage
  ⮡ Généralités
    ⮡ Gestion du comportement

Permet de définir le comportement global de l'application et le masquage éventuel d'informations. ….

Eléments à renseigner

• Gestion d'établissements pour les entités
  Est-ce qu'on gère la notion d'établissements pour les entités du cabinet (sans rapport avec la gestion d'établissements pour les clients) ?

• Contrôle de validité des dates (désactiver en mode reprise)
  Un système de vérification des dates saisies est en place dans différents modules de l'application. Celui-ci permet de limiter les erreurs de saisie en indiquant (voire en bloquant) la saisie d'une date qui paraît erronée (ex: une date de règlement). Comme il peut toutefois être nécessaire de pouvoir indiquer une date très ancienne, notamment dans une phase de reprise de données, on peut ôter ce contrôle en décochant l'option.

• Avec gestion de l'analytique
  Est-ce que le cabinet gère une comptabilité analytique ? Si oui les champs analytique seront visibles dans les fiches missions et types de mission.

• Non prise en compte des temps non facturables (CAFCLI1/BOMASS1)
  Si coché, les temps indiqués comme non facturables ne seront pas pris en compte dans ces 2 éditions.

• Modèle fiche mission
  Choix du modèle de fiche mission imprimé (modèle 1 ou 2). Le type correspondant peut être visualisé en cliquant sur le bouton
  

• Modèle fiche de suivi
  Choix du modèle de fiche de suivi (fiche client ou contact) utilisé (3 modèles possibles). Le type correspondant peut être visualisé en cliquant sur le bouton
  

• Modèle fiche diffusion
  Choix du modèle de fiche de diffusion (anciennement «suivi bilan»), utilisé dans les fiches client ou contact. 4 modèles possibles.
  Le type correspondant peut être visualisé en cliquant sur le bouton
  

• Heures standard/jour
  Nombre d'heures standard pour la planification des missions si l'horaire n'est pas indiqué dans la fiche du collaborateur.

• Mise à jour des vignettes
  Les photos rattachées à chaque collaborateur sont aussi stockées au format réduit en base pour l'affichage dans des listes (ex : le planning). Le bouton permet de réactualiser les vignettes (miniatures) des photos des collaborateurs.

• Gestion d'un 2nd identifiant sur les fiches collaborateurs
  Ce second identifiant permet de gérer un libellé plus long que le trigramme des collaborateurs dans l'état BudMis2

• Présentation des menus non accessibles au collaborateur
  Permet de définir si les menus sont visibles ou pas en fonction des droits du profil.
  Options possibles :
  - Visibles : l'utilisateur pourra accéder à l'option mais s'en verra refuser l'accès
  - Grisés : les options sont visibles mais non accessibles
  - Masqués : les options ne sont pas visibles.

• Droits de fermeture fiche client/mission uniquement si droit de création
  N'autorise la fermeture de la fiche que si l'utilisateur a les droits pour en créer une, sans quoi il faut un utilisateur avec les droits de gestion ADV complets.

• Gestion des indicateurs d'analyse de risque
  Affichage des indicateurs et graphe de risque client dans la fiche client

• Gestion manuelle de la notation client
  Si coché la «note» du client devra être saisie manuellement, autrement elle sera le résultat d'un calcul automatique fondé sur le délai de règlement moyen du client.

• Type de notation
  A choisir parmi :

• Mise en temporaire des fiches contacts ou interlocuteurs modifiées
  Les fiches seront cochées «Temporaires» si le profil de l'utilisateur qui effectue une modification n'est pas gestionnaire des fiches temporaires (admin). Voir profils utilisateurs.
  Fiche interlocuteur :
  

• Gestion du taux collab au niveau de la mission
  Si coché les temps budgétés des missions sont valorisés au taux saisi avec les budgets et non pas au taux à date du collaborateur. Ceci permet une valorisation en fonction de la tâche à réaliser plutôt qu'en fonction du profil de l'utilisateur.

• Avec gestion des Boni/Mali
  Si coché l'onglet Boni/Mali est accessible dans la fiche mission.

• Avec gestion des intercos
  Affiche la notion de fiche client «interco» dans la fiche client, la facture, le tableau de bord

• Calcul du total temps des missions en incluant les temps non validés
  Le tableau récapitulatif des temps passés sur les missions inclus les temps en cours de saisie par le collaborateur même non encore validés par celui-ci.

• Calcul du total temps des missions en incluant les temps budgétés
  Idem avec les temps budgétés

• Fiches missions incluent les temps planifiés
  Les temps planifiés sont pris en compte dans l'impression de la fiche mission uniquement si cette option est cochée.

• Verrou temps budgétés sur une période déjà planifiée
  Les temps budgétés sont verrouillés dès lors que la mission a été planifiée.

• Affichage des tâches en saisie des temps budgétés
  Est-ce qu'on demande la saisie d'une tâche dans les temps budgétés des missions ? La colonne tâche n'est visible que dans ce cas.

• Autorise toutes missions du client au DRM
  Le collaborateur a aussi accès en modification des autres missions d'un client pour lequel il est cité comme DRM (donc même s'il n'est pas cité sur la mission en question).

• Dates nouvelles missions
  Date proposée par défaut lors de l'ouverture d'une mission : début de l'exercice courant ou mois courant.

• Affichage de l'horaire standard journalier
  Est-ce qu'on fait afficher l'horaire standard du collaborateur en pied de grille de saisie des temps (non cadres) ?
  

• Affichage des dépassements d'horaire
  Est-ce qu'on fait afficher le dépassement vs l'horaire standard du collaborateur en pied de grille de saisie des temps (non cadres) ?
  

• Affichage du code client
  Affichage de la colonne Code client
  

• Interdiction de saisie post date du jour
  Interdiction de la saisie anticipée des temps

• Avec gestion des tickets resto
  Est-ce qu'on gère une notion de tickets restaurant ? Note : cette notion peut être nommée différemment, voir Dictionnaire.

• Affichage de la colonne « facturable »
  Affichage de la colonne «Facturable» en saisie des temps ?

• Autorise validation pour un collab.
  Autorise la validation des temps d’un collaborateur à sa place depuis la phase de contrôle des temps.

• Obligation d'indiquer un code tâche en saisie des temps
  Tâche obligatoire

• Libellé “temps validés vaut signature”
  Impression de ce libellé sur les feuilles de temps (plus de signature manuelle)

• Signaler un retard dans la validation des temps au delà de
  Délai de retard dans la validation des temps par le collaborateur au delà duquel la ligne sera surlignée en rouge dans le suivi des temps et le retard signalé au collaborateur dans son menu principal.

• Mode de saisie des temps
  Comment sont découpés les temps saisis ?
  - Sans limitation
  - Au 1/4 d'heure
  - A la 1/2 heure
  - Heure complète

• Notes de frais rattachées à l’entité du collaborateur
  Gestion de notes de frais sur l’entité du collaborateur :
  - Supprime le contrôle de NDF qui seraient sur des missions de plusieurs entités
  - Comptabilise la NDF sur l’entité du collaborateur

• Comptabilise NDF à fin de mois
  Comptabilise la NDF à la date de comptabilisation demandée au lieu de prendre la date de fin de la NDF

• Gestion frais km société
  Si le cabinet ne dispose pas de véhicules de société cette information est alors masquée en saisie des notes de frais.

• Une ligne de NDF est cochée facturable par défaut
  Pour ne pas avoir à cocher la case facturable au moment de la saisie

• Nb de niveaux de validation des NDF

Validation à 2 niveaux :

1 : collaborateur
2 : validation globale

Validation à 3 niveaux :

1 : collaborateur
2 : visa responsable
3 : validation globale

• Taille maximale d'une NDF
  Taille max autorisée d'une note de frais (en Mo), justificatifs compris (limitation JeFacture)

• Taille max d'une pièce justificative
  Taille max autorisée d'un justificatif (en Mo) dans une note de frais

• Blocage de la saisie à plus de n mois
  Empêche le collaborateur de saisir une NDF datant de plus de n mois

• Factures multi missions
  Est-ce qu'on autorise à avoir plusieurs missions sur une même facture ?

• Message systématique à la saisie des factures pour contrôler la date
  Le changement de période de facturation est une phase critique sachant que la séquence de dates doit être croissante. Si cette option est activée un message signalera tout changement de date (date postérieure à la dernière date de facture)

• Gestion de frais de chancellerie
  Autorise l’option d’appliquer les frais de chancellerie provenant de la mission (facture type) sur la facture en cours de saisie

• Autorise à cocher “importé en facturation” dans temps en liste
  Lorsque les temps sont importés dans les module facturation au temps passé, ceux-ci sont cochés “importé”. Cette option permet d'intervenir manuellement sur des éléments à traiter ou déjà traités.

• Gestion de factures types débours
  Gestion de factures spécifiques de type débours.
  Ces factures restent en mode brouillon. Elles n'entrent pas dans le tableau de bord.

• Affiche les frais facturables avec les notes de facturation
  Lorsque les notes de facturation sont affichées à la création de facture, affiche aussi les frais cochés facturables

• Avec gestion de LCR (masque les menus sinon)
  Est-ce qu'on gère des LCR (traites) ?

• Codes risque hors relances
  Indiquez les codes risques des clients qui sont process de relances.
  (sélection multiple)

• Avec report du planning dans l'agenda des collaborateurs
  Est-ce que les rendez-vous validés du planning sont reportés dans l'agenda des collaborateurs ?

• Catégorie de RDV dans Outlook
  Catégorie à laquelle sera rattaché un rendez-vous «Gessica» dans l'agenda Outlook du collaborateur