Table des matières
Entités
Bases
⮡ Paramétrage
⮡ Organisation
⮡ Entités
Une entité est une société faisant partie de la base courante.
Une entité peut ou non comporter des établissements selon les options retenues.
Une entité peut être ou non facturante (elle émet ou n'émet pas de factures).
☛ Le terme générique “Entité” peut être différent dans votre cabinet. Voir le dictionnaire du cabinet.
La liste 
donne la liste des entités déjà créées
Utilisez les boutons sur la droite 
pour
Ajouter une nouvelle entité
Supprimer une entité (la suppression n'est possible que si celle-ci n'est pas utilisée dans la base)
Configurer l'accès SQL au serveur comptable (obsolète)
Visualiser l'historique des modifications apportées
Gestion JeFacture1). La gestion n'est accessible que si l'entité n'est pas un établissement principal d'un cabinet multi-établissements. Dans ce cas la gestion des identifiants est propre à chaque établissement.
Inscription de l'entité sur le site
Dés-incription
Visualiser le statut actuel
Eléments à renseigner
Identification
| Entité | code interne de l’entité |
| Logo | Logo pour utilisation dans certains états |
Onglet identification
| Siret | n° siret de l'entité 2) |
| N° TVA intra. | N° de TVA intracommunautaire 3) |
| N° émetteur ICS | N° national d'identification pour la génération de prélèvements client |
| Exigibilité TVA | Mode de gestion de la TVA (sur encaissements, sur débits) |
| Banque | Banque par défaut à utiliser pour cette entité. Les banques des différentes entités se définissent ici |
| Logiciel comptable | Quel est le logiciel utilisé pour le transfert des données comptables de cette entité ? |
Onglet Adresse
| Intitulé | Raison sociale du cabinet |
| Adresse | |
| Pays | Préciser le code pays 4) |
| Lieu | Lieu indiqué sur les documents génériques imprimés par l'application (ex : remise en banque) |
| Email de contact | Adresse email globale du cabinet (peut être utilisée dans les modèles de factures) |
Onglet Dématérialisation
Identifiants de l'api JeFacture
| Clé de dépôt achats | Identifiant pour le dossier de dépôt des achats. Celui-ci est utilisé pour signer numériquement et stocker les notes de frais et leurs pièces justificatives |
| Clé dépôt ventes | Identifiant pour le dépôt des factures de ventes |
| Clé cabinet | Identifiant de l'entité chez JeFacture |
| Webhook Id | Identifiant du webhook de remontée automatique des pièces signées numériquement |
| Activité comptable | A cocher si le cabinet comporte des établissements… |
| Etablissement | … et dans ce cas préciser ici quel est l'établissement principal |
Autres paramètres
| Entité facturante | indique si l’entité peut émettre des factures ; dans le cas contraire elle ne sera pas proposée dans le formulaire de création d’une nouvelle facture. |
| Entité par défaut | permet de sélectionner quelle entité sera utilisée par défaut lors de la création des fiches clients ; si aucune n’est définie par défaut c’est la 1ère par ordre alphabétique qui sera utilisée. |
| Fermée | Cessation d'activité |
| Activation Factur-X | Génération du complément Factur-X dans les factures et notes de frais au format PDF. Cette option est nécessaire pour la dématérialisation mais peut être activée même si celle-ci n'est pas utilisée, le fichier envoyé au destinataire comportera alors les éléments nécessaire à une relecture informatisée du document. |
Codification des documents
La numérotation des factures et avoirs est commune sur une même entité, un avoir est simplement enregistré en négatif.
Les séquences de factures doivent être distinctes entre les entités. On ne peut pas avoir la facture FA1234 associée à l'entité A et le même n° de pièce FA1234 associé à l'entité B. Le bloc Numérotation permet de définir comment sont codifiées les pièces.
Factures et Avoirs
| Racine | Séquence débutant la codification des documents (ex: “FA” pour avoir des factures numérotées FA1235). Si le champ est vide la numérotation sera constituée uniquement du compteur, sinon la numérotation est constituée de cette racine complétée par le compteur sur n chiffres |
| Nb caractères | nombre de chiffres du compteur dans la séquence (4 indique de 0000 à 9999) |
| Dern.n° facture | dernier n° de facture utilisé pour l’entité dans la base actuelle |
| Vérififcation | Valeur que le programme attribuera au prochain numéro de pièce en fonction de vos indications (pour contrôle) |
| Dernière clôture | Dernière date de transfert comptable des ventes (“transfert jusqu'au”). une facture ne peut pas être émise à une date antérieure à celle-ci |
| Dernière facture | Dernière date de facture émise pour cette entité. Une facture ne peut pas non plus être émise à une date antérieure à celle-ci |
OD (opérations diverses)
| OD Racine | inutilisé |
| OD dernier | Dernier n° d'OD utilisé dans l'entité. A la différence des factures, un même n° d'OD peut être repris sur des entités différentes |
Devis
| Dernier n° devis | dernier n° de devislisé pour l’entité dans la base actuelle |
| Racine | Séquence débutant la codification des documents. Si le champ est vide la numérotation sera constituée uniquement du compteur, sinon la numérotation est constituée de cette racine complétée par le compteur sur n chiffres |
| nb caractères | nombre de chiffres du compteur dans la séquence (4 indique de 0000 à 9999) |
Modèles documents
Sélectionnez les modèles (format .wde, Windev) en utilisant de préférence des chemins UNC pour une utilisation optimale à distance (ceci évite les soucis si la lettre de lecteur n'est pas montée sur le poste) Préférez donc
- *\\nom_du_serveur\nom_du_partage\chemin_d_acces\nom_du_modele.wde à **T:\chemin_d_acces\nom_du_modele.wde
Si un modèle spécifique n'est pas précisé le programme utilisera le document intégré de l'application par défaut.
☛ consultez la notice explicative sur la gestion des modèles ici.
Dossiers d'archivage
Précisez ici les dossiers de stockage des documents dématérialisés générés par Gessica.
☛ Pour les factures l'archivage se fait en base, donc pas dans un dossier, si la dématérialisation est en place.
Validation des frais
Si la dématérialisation des frais est activée, il faut indiquer ici l'utilisateur en charge de la validation finale (administrative) des notes de frais.
