Gessica

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⮡ Tableau de bord

Le tableau de bord n’est pas un état à proprement parler, c’est une analyse de la situation sous forme de tableaux selon divers critères de regroupement. Bien que destinés à une consultation écran les tableaux peuvent néanmoins être imprimés. Un pré calcul est nécessaire pour l’obtention de ces tableaux ; l’automate (s’il existe) lance la préparation en temps différé. La mise à jour peut aussi être lancée en direct depuis ce formulaire.

L’analyse se fait sur 12 mois à la date demandée avec comparatif optionnel sur 2 à 5 exercices.

On y trouve :

• Le cumul de CA par activité et au global
• Le cumul des heures affectées, par activité et au global
• Le cumul des heures standard

…

Le menu contextuel permet d’indiquer des commentaires saisis par « l’administratif » ou par les associés.

Le commentaire apparaîtra au niveau où il a été saisi (i.e. donc sur une ligne de regroupement ou de détail).

La saisie se présente sous cette forme

Le texte est saisi au format RTF (Rich Text Format) et peut donc être mis en forme.
La période de validité permet de rendre le commentaire actif sur une durée donnée (par défaut le mois en cours) ce qui signifie qu’il restera indiqué dans le TDB pour toutes les périodes affichées où il sera valide permettant de mettre un commentaire visible sur tout l’exercice par exemple.

Si plusieurs commentaires sont actifs sur une même période un chiffre indique combien il y en a.
En passant la souris sur l’icône commentaire le texte de celui-ci est affiché en info bulle.

Un double clic permet de le visualiser de manière fixe.

Si plusieurs commentaires concernent la même ligne du TDB les textes en apparaissent à la suite.

Accès au détail d’une ligne

Le menu contextuel permet d’accéder au détail des lignes de chiffre d’affaires et des temps saisis, sur l’exercice N ou N- 1 :

Depuis ce détail on peut atteindre la fiche client/mission concernée, accéder au document ou l’imprimer dans le cas de la partie facturation.

Contrôle des affectations

Le bouton ouvre une fenêtre reprenant la répartition globale effectuée sur les temps et le CA

Il permet de s’assurer qu’il n’y a pas d’éléments oubliés dans le tableau du TDB par erreur ou absence de codification (ex : nouveau code facturation créé mais pas affecté dans la codification du TDB)

Origine : saisie des temps collaborateurs

Les collaborateurs affichés sont ceux présents sur l’exercice contenant la période sélectionnée. Si un collaborateur a une présence sur l’exercice mais n’est pas présent sur la période son nom est grisé (ex, entrée ou sortie en cours d’exercice).

Le temps standard d’un collaborateur est le temps de la période renseigné dans les paramètres (qui sont saisis et dépendent du nombre de jours ouvrables dans le mois) :

sauf si celui-ci a une plage d’affection différente dans sa fiche, pour les collaborateurs en temps partiel.

Dans le tableau de bord sont retirés de ce temps standard de base les temps d’absences et formation.

Le taux d’occupation est égal au nombre d’heures client (temps passés sur une mission affectée à un client) divisé par ce temps standard final.
Taux d’occupation = Temps Client / (Temps standard de base – temps d’absences – temps de formation)

Le taux apparait en fond rouge s’il est inférieur au taux indiqué dans les paramètres (onglet paramètres).

Les colonnes suivantes donnent la répartition des temps des collaborateurs selon les métiers des missions sur lesquelles ils sont intervenus.

Origine : saisie manuelle (Menu Outils / Tableau de bord (saisies) / Charges de personnel)

1^er tableau : encours à date.

C’est le solde des écritures clients arrêtées à la date d’analyse. Les clients sont catégorisés en fonction de leur code risque (fiche client / Conditions de règlement). Les clients codifiés intercos ne sont pas pris en compte.

2^nd tableau : ratio client.

Les ratios (nombre de jours) sont calculés par une formule entre le solde du client à date d’analyse et le solde des factures sur n mois. Le nombre de mois de comparaison est saisi directement dans ce tableau et chaque mois est standardisé à 30 jours.

La formule est donc :

(Solde à date x 30 x nb de mois) / Solde factures des n derniers mois

Seuls les clients hors risque sont pris en compte dans ce calcul.

Origine : saisie manuelle (Menu Outils / Tableau de bord (saisies) / Trésorerie)

1^er tableau : taux horaires par catégorie.

C’est la reprise des données de l’onglet Tableau de bord en divisant le CA de la catégorie par le nombre d’heures client passées sur la même catégorie. Ex pour l’expertise :

Tableau calculé :

2^nd tableau : ratio horaire.

Reprise des données de l’onglet Tableau de bord en divisant le nombre d’heures client passées par le nombre d’heures standard des collaborateurs de la même catégorie. Ex pour l’expertise :

Tableau calculé :

Le CA utilisé pour les calculs des tableaux ne prend en compte que les facturations de type honoraire (selon codification des codes facturation). La colonne Activité correspond à la notion de « nature travaux » de la fiche client.

1^er tableau : 10 clients présentant le plus gros CA en cumulé sur l’exercice.

2ème tableau : 10 groupements clients présentant le plus gros CA en cumulé sur l’exercice.

3ème tableau : 10 clients présentant le plus important encours à date.

Les clients douteux sont exclus de cette analyse ; les périodes de calcul sont celles de la balance âgée.

Définit comment le tableau de bord est affiché