Facturation
⮡ Factures

La saisie d'une facture se fait depuis la liste des factures mais un accès est aussi possible depuis la fiche client, onglet situation pour les utilisateurs qui en ont les droits.
Le mode de saisie est calqué sur celui des brouillons.

Les droits d'accès sont les mêmes que pour les brouillons, à savoir avoir un (Profil «Administration des ventes» ou avec des droits sur la facturation (Profils «Droits factures» à “tout” ou “Les siens”)¹⁾

Des limitations d'accès sur une entité ou un établissement peuvent être configurés au niveau de la fiche du collaborateur pour autoriser la gestion de la facturation d'une seule entité (ou d'un établissement) à une personne du cabinet.

La barre d’outils

• Accède à la pièce suivante / précédente
• Mes documents : Limite la liste des factures parcourue à celles que j'ai créées
• Nouvelle : Ouvre une fenêtre de saisie d'un facture vierge ou propose d'en faire une copie.

«Nouvelle facture» propose aussi la duplication d'un document existant
Cliquez sur pour rechercher un document existant afin de le dupliquer.

En cochant «Et créer un avoir» le sens du document dupliqué sera inversé avoir/facture.

• Imprimer : mêmes possibilités que depuis la liste, document par défaut ou sélection d'un modèle²⁾

• Client : accède à la fiche du client du document sélectionné
• Mission : accède à la fiche mission du document sélectionné (mission d'entête)
  

• Notes : affiche les notes de facturation du client.
• Docs client : liste des documents rattachés à la fiche du client, pour consultation
• Chancellerie : applique des frais de chancellerie s'il en existe de définis sur la mission principale
  Note : les frais de chancellerie représentent un montant forfaitaire ou un pourcentage de frais appliqué sur le total HT de la facture.
  

• Archiver : valide définitivement une facture. Voir process de validation.
  
• Désarchiver : dé-valide la facture ; celle-ci est à nouveau modifiable. Ne peut être ré&alisé que sur une facture Validée mais non comptabuilisé
• Historique : affiche l'historique des traitements effectués sur la facture depuis sa créarion
  ³⁾
• Modifs Ok : pour indiquer que les modifications de demandées par le responsable du dossier on été apportées
  

L'affichage est constitué d'un bandeau permettant de sélectionner le client et la mission.
Une fois le client spécifié, il faut identifier une mission qui sera la mission principale permettant de savoir à quoi se rattache globalement la facture mais on peut très bien avoir des factures qui sont rattachées à plusieurs missions différentes, tant qu'elles sont dans la même entité.

Cette grille présente le corps de la facture ou de l'avoir.

Code	c'est le code facturation (on n'utilise pas ici le terme de produit ou d'article) qui est utilisé pour l'affectation du chiffre d'affaires et l'affectation comptable. Les codes de facturation sont définis dans les paramètres. En l'absence de code de facturation la ligne sera strictement un libellé, sans montants. Note : les codes de facturation qui sont disponibles dans la liste dépendent de la configuration qui a été mise en place7). Vous pouvez notamment limiter les codes accessibles en fonction de l'entité de facturation de façon à éviter les erreurs de saisie.
Libellé	C'est un texte au format RTF8) ; vous pouvez mettre en forme votre texte comme dans un traitement de texte avec toutefois des fonctions simplifiées (gras, italique, souligné, couleur, etc…). Utilisez la barre d'outils9) qui apparaît dans la grille en cours de saisie pour faire la mise en forme. ☛ le libellé provient à l'origine du code facturation. Si toutefois ce code est présent dans la facture type de la mission correspondante10) alors c'est ce texte qui sera utilisé à la place dans la facture. ☛ le texte est repris tel que formaté depuis le code facturation quelque soit son origine, avec toutes les mises en forme, polices comprises. Dans le cas d'un commentaire la police utilisée par défaut est celle définie pour le cabinet.
Nombre Et prix unitaire	La colonne nombre n'est accessible que si le code facturation est exprimé en quantité par exemple un nombre de bulletins11), dans ce cas cette colonne ainsi que la colonne prix unitaire sont accessibles en saisie et la colonne montant est calculée. Le prix unitaire provient lui aussi du code de facturation et dans le cas où le code en question existe pour la mission il prend la valeur indiquée dans la facture type ce qui permet de gérer des «tarifs» personnalisés.
Montant	Pour les codes facturation qui ne s'expriment pas en quantité saisissez ici directement la valeur qui sera facturée. Comme pour le prix unitaire, la tarification provient de la facture type si existante et à défaut du code facturation.
Mission	La liste déroulante propose les missions actives12) du client pour l'entité qui a été indiquée ; par défaut la mission proposée est celle stipulée dans l'entête du document. Si le cabinet gère une facturation multi missions alors il est possible de sélectionner ici une autre mission pour cette même facture. Le chiffre d’affaires sera dans ce cas réparti sur chacune des missions concernées.
Masquage ?	La dernière colonne permet de masquer partiellement ou totalement une ligne. Sélectionnez : pour masquer les montants de la ligne pour masquer entièrement la ligne auquel cas seules les lignes de totalisation si elles existent seront visibles ☛ il est aussi possible de cocher en bas de la fenêtre l'option « masquer les montants de détail » pour ne plus avoir aucun montant affiché sur le document à l'exception des totalisations. en dématérialisation les montants de détail seront obligatoirement présents dans le contenu du fichier réceptionné par le PDP du client Le symbole signale une ligne de sous-totalisation.

Commandes disponibles pour la saisie (à droite de la grille), également disponibles dans la barre d'outils¹³⁾ :

• ajoute une ligne de saisie dans la grille
• supprime la ligne actuellement sélectionnée
• duplique la ligne actuellement sélectionnée
  
• insère une ligne au-dessus de la ligne actuellement sélectionnée
• ouvre une fenêtre de saisie pour faciliter la saisie du texte.

• insère une ligne de sous-totalisation. Le sous-total est calculé automatiquement par cumul de toutes les valeurs des lignes placée au-dessus de lui, jusqu'à la ligne de sous-total précédente ou à défaut jusqu'au début du document.
• déplace la ligne courante vers le haut
• déplace la ligne courante vers le bas

En cas de règlement par prélèvement ou LCR¹⁶⁾ Gessica propose un échéancier de paiement, par défaut un seul paiement à l'échéance de la facture, mais il est possible de définir des paiements échelonnés. Indiquez le nombre d'échéances souhaité

Gessica découpe le règlement en débutant à l'échéance de facture puis en augmentant d'un mois.
Vous pouvez :

• / ajouter / supprimer des échéances.
  
• Corriger les montants ⇒ le total devra toujours être égal au TTC de la facture !
• Affecter le paiement sur une autre banque du client dans le cas des prélèvements.
  L'indication d'une banque est obligatoire.

Les annexes sont des documents liés à la facture, originellement à vocation interne.
Vous pouvez insérer ici tout type de document ; lors de l'envoi des factures par mail il vous sera possible d'y joindre ces annexes si vous le souhaitez. Si vous cochez le document comme «interne» il ne sera protégé et ne pourra jamais être envoyé.

Si le workflow de facturation est activé, alors le traitement d'une facture va passer entre les mains de plusieurs personnes au sein du cabinet avant envoi au client.
La présence de certaines icônes dans le formulaire de facture est lié à ce mode de fonctionnement, notamment le bouton permet au gestionnaire d'indiquer que les modifications qui lui ont été demandées par le responsable du dossier on été apportées afin que celui ci vise et approuve la facture.

Le process complet est documenté ici.