Facturation
⮡ Factures

L'accès aux factures est réservé aux administrateurs (Profil «Administration des ventes», et aux utilisateurs avec des droits sur la facturation (Profils «Droits factures» à “tout” ou “Les siens”)¹⁾

Sur ces accès il est possible de greffer des limitations complémentaires par utilisateur. Ceci se définit au niveau de la fiche du collaborateur où il est possible de limiter les accès à une entité et/ou un établissement. De cette manière on peut autoriser la gestion de la facturation d'une entité (ou d'un établissement) à une personne du cabinet.


Il est possible de filtrer l'affichage par les commandes standard ou de sélectionner une entité dans la liste de sélection située en bas d'écran mais aussi de limiter la liste en fonction des dates de factures pour alléger l'affichage
Si le cabinet gère des établissements un filtre par établissement est aussi proposé.

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En mode d'affichage sans le ruban les boutons d'actions sont positionnés sur la fiche de saisie²⁾
☛ un double clic sur une ligne ouvre le document concerné.
La 1ère colonne “Visa” est présente si le workflow de facturation est activé, elle indique si le responsable de la facturation du client concerné a approuvé ou non le document, étape nécessaire à la poursuite du traitement.
Dans le même ordre d'idée l'icône signale la présence d'un commentaire de la part du valideur, la même icône de couleur verte est présente en cas de réponse apportée.

Pour créer une nouvelle facture utilisez le bouton nouveau et laissez-vous guider. les autres fonctions définies par la barre d'outils sont les suivantes :

La barre d’outils

• Accès document
  Ouvre la facture concernée (effet identique avec un double-clic sur la ligne souhaitée)

• Nouvelle
  Ouvre une fenêtre de saisie d'une facture vierge

• Dupliquer
  Duplique le document actuellement sélectionné. Ce bouton permet par ailleurs de choisir le type de duplication³⁾ :
  • En facture : identique au clic direct sur le bouton
  • En avoir : idem mais inverse le sens du document d'origine
  • En brouillon : génère un brouillon depuis la facture sélectionnée
  

• Imprimer
  Par défaut l'impression est proposée avec le modèle configuré pour l'entité à laquelle appartient le document. Vous pouvez utiliser le menu de ce bouton pour sélectionner d'autres options :
  
  • Sur pré imprimé : les entêtes et pieds de documents présents dans le modèle seront ignorés
  • Choisir un modèle : permet d'imprimer en utilisant un autre modèle de document
  
  ☛ Si le modèle de l'entité n'est pas accessible⁴⁾, Gessica proposera l'impression depuis un modèle de document simplifié intégré au programme, donc non personnalisé pour le cabinet
  

• Archiver
  Archive/désarchive une facture⁵⁾. L'archivage peut se faire en bloc en sélectionnant plusieurs documents à la fois. A noter qu'une facture comptabilisée ne peut pas être désarchivée.

• Avancement
  Affiche le tableau d'avancement du traitement des factures

Une cellule du tableau passe au vert lorsque tous les traitements ont été effectués (ex : visa de toutes factures de la période)

• Tout (Approbation)/ Non approuvés : filtre sur les documents non encore approuvés
• Tout (Corrections)/ Avec corrections : filtre sur les documents avec demandes de corrections

• Client : accède à la fiche du client du document sélectionné
• Mission : accède à la fiche mission du document sélectionné (mission d'entête)