Facturation
⮡ Imports
  ⮡ Import Excel
  

Seul le 1^er onglet est analysé

Le but de ce module est de permettre d'intégrer en masse dans la base Gessica des modifications sur les fiches clients / contacts / interlocuteurs / missions ainsi que sur les champs libres qui y sont rattachés. Préparation L’import se fait depuis un fichier Excel. Pour faciliter la saisie, des modèles ont été mis en place à raison d’un modèle par type d'import. Dans chacun on dispose d’un onglet avec les données à importer et d’un onglet décrivant les champs importables. La mise à jour de cette liste nécessite une connexion ODBC sur la base Gessica. L’utilisation du tableau peut ensuite se faire sur un poste sans cette connexion. Ces champs sont ceux provenant des tables principales qui vont être utilisées auxquels s’ajoutent les champs libres définis dans Gessica et qui sont donc propres à chaque cabinet. Cette liste est initialisée lorsqu’un administrateur ouvre le menu « Paramètres ». Exemple avec des champs disponibles dans la fiche client :

Pour que l'import puisse se faire il est nécessaire d'indiquer un code permettant à Gessica de comprendre quelle est la fiche que l'on souhaite mettre à jour. Dans le cas de la fiche client il va s'agir du code du client. Ce champ code sera donc obligatoire dans le fichier d'import. Pour le cas de mises à jour sur les fiches missions il faudra soit disposer de l'identifiant de la mission (son numéro interne), soit disposer du couple « code client / code de la mission » ces 2 éléments permettront à Gessica de reconnaître le numéro de mission qui sera concerné par l'import. Si à la fois le n° interne et le couple client / code mission sont disponible, le n° interne est prioritaire pour l’identification.

L’onglet importé est toujours le premier du classeur Excel. Il comprend une partie en-tête avec notamment la ligne des titres précisant les champs qui seront à traiter. La feuille peut contenir autant de lignes d'en-tête que l'on souhaite dans la mesure où au moment de faire l’import en précisera à Gessica quel est le numéro de la ligne contenant les titres, les données étant attendues à partir de la ligne suivante. Dans l'exemple l'import se fera à partir de la ligne 3 puisqu'on précisera que la ligne de titre est la 2ème du tableau. Il est possible d’indiquer autant de colonnes à importer que nécessaire. La partie gauche du tableau présente des informations pour faciliter la saisie. La seule colonne qui soit obligatoire dans cette partie est le code permettant de faire le lien avec les données de l'application, mais on peut très bien avoir n colonnes présentes à titre d'information (nom, adresse, etc…). Dans notre exemple nous avons le nom du client qui apparaît, il est là à simple titre informatif pour l'utilisateur mais ne sera pas utilisé lors de l'import. Les colonnes suivantes représentent les données qui sont à importer ; on va importer une donnée par colonne. L’entête de la colonne est le libellé du champ ; la saisie est facilitée par l’utilisation d’une liste déroulante constituée des champs présents dans l'onglet NomsChamps.

Il convient de choisir dans cette liste quelle est l'information que l'on souhaite intégrer. Pour ajouter une autre information à intégrer, donc une autre colonne, il suffit de copier l’entête d’une de ces colonnes existantes et de la coller dans une nouvelle colonne à droite afin de dupliquer la liste déroulante. Le libellé peut aussi être indiqué manuellement sans utiliser la liste déroulante.

Les modules d'import se trouvent dans le menu principal « outils / maintenance / import données ». Il est accessible aux collaborateurs disposant de droits d'administrateur.

Sélectionner le fichier à importer et renseigner les informations concernant la ligne de titre et les colonnes qui seront à traiter dans le fichier. Comme on le voit dans l'exemple ci-dessous, il est possible de renseigner pour un client soit son code, soit son identifiant interne. Une seule de ces deux informations est nécessaire pour que l'import puisse se faire.

Une fois le fichier sélectionné ou en cliquant sur le bouton le fichier est lu/relu et analysé par Gessica. Si des anomalies sont détectées celle-ci vont apparaître en rouge et seront complétées en infobulle par l'explication de l'erreur rencontrée.

Les analyses de cohérence suivantes sont effectuées : - existence du code dans la table concernée. Si le code n'est pas reconnu la ligne entière est en rouge et l’import ne sera pas effectué pour cette fiche. - analyse des entêtes de colonnes qui ont été spécifiés dans le fichier d'import. Si un de ces entêtes n'est pas reconnu l’import sera annulé. Le contrôle se fait vis-à-vis de la même liste que celle utilisée dans la sélection des entêtes du fichier Excel. De même si le programme ne parvient pas à identifier la donnée qu’il doit importer pour cause de doublon de libellé l’import est bloqué. Ceci peut se produire par exemple si vous avez indiqué 2 champs libres avec des codes différents mais avec un libellé identique (ex « date de début ») - vérification que les colonnes importées ne présentent pas non plus de doublon : on ne peut pas traiter 2 fois la même colonne en un seul import. - et enfin vérification de la cohérence des données. Lorsque l'information importée concerne un code rattaché à une table secondaire, par exemple les initiales d'un collaborateur, le programme vérifie que le code en question est bien présent dans la table liée ; si ce n'est pas le cas la cellule est mise en rouge et la donnée ne sera pas importée.

Une fois le fichier analysé, cliquez sur le bouton L'import se lance et Gessica indique le nombre de modifications qui ont été apportées. Si une information ce n'est pas modifiée, par exemple si on précise un associé qui est déjà le même dans la fiche, dans ce cas l'information est tout simplement ignorée. Dans le cas contraire elle est mise à jour dans la base et tracée ce qui permet de retrouver au niveau de l'historique de la fiche la modification effectuée lors de l’import de la même façon que si elle avait été réalisée manuellement à travers la fiche.