L'un des modes de facturation prévu par Gessica concerne la refacturation des temps passés. Celui-ci est plus généralement adapté à la facturation des pôles support (fiscal, social, …).

- les collaborateurs saisissent leur temps et indiquent pour ceux qui devront être refacturés un code tâche facturable.
- une fois la validation des temps effectuée, l'administratif importe les temps en préfacturation
- le responsable de pôle analyse les temps importés et fait une proposition de facturation
- le responsable du dossier valide la proposition de facturation (ou la rejette)
- l'administratif lance la facturation automatique qui intègre les éléments approuvés dans les brouillons

Facturation
⮡ Imports
  ⮡ Import des temps

Le traitement importe les temps validés des collaborateurs qui correspondent à certaines tâches en les rattachant aux fiches missions. Les tâches concernées sont celles pour lesquelles est coché “Import depuis temps”

Indiquez la date jusqu'à laquelle les temps seront importés. Tous les collaborateurs concernés doivent avoir validé leurs temps jusqu'à la date demandée sans quoi l'import est refusé :

Le filtrage d'entité concerne l'entité de la mission, pas celle du collaborateur.

Ce qui est importé :
- le client
- la mission
- la durée
- la tâche
- le code facturation associé à la tâche
- le coût du collaborateur¹⁾
- le coût de facturation. Le coût retenu sera le coût standard pour ce type de mission, s'il est défini²⁾, à défaut le coût du collaborateur.

Facturation
⮡ Préfacturation au temps passé

Les données à gérer dans ce module et les droits sont déterminés par le rôle affecté au profil de l'utilisateur.

Un responsable de pôle sera en charge de préparer la facturation des temps pour les tâches qu'il a en gestion.
A l'ouverture du module il voit les clients qu'il a à traiter, c'est à dire une liste de clients qui ont des éléments importés pour lesquels il n'a pas encore validé la facturation. Il ne voit que les lignes correspondant aux seules tâches qu'il gère.

La liste du haut montre les clients en question, celle du bas affiche pour le client sélectionné les éléments à facturer. Les clients qui sont affichés sont ceux pour lesquels il y ou il y a eu par le passé³⁾ des éléments à traiter.

Ce qui est modifiable :

• Regroupement : code quelconque pour trier la liste et faciliter la lecture
• Libellé : à mettre en forme comme pour une facture, c'est le texte que verra le client.
• Montant à facturer : l'utilisateur a la possibilité de modifier la valorisation de l'acte réalisé
• Action : suite à donner⁴⁾

- à facturer : donne le go pour la facturation avec la mise en forme et le montant indiqué
- non facturé : l'acte ne sera pas facturé
- reporté : la facturation est reportée, elle sera proposée à nouveau lors de la prochaine période de facturation
- facturé avec mission principale : l'acte n'est pas facturé sur cette mission, il sera mentionné sur la facturation de la mission principale (traitement manuel).

• Ok collab : validation de la ligne 1er niveau ⇒ elle est prête à être visée par l'associé
• Commentaire : commentaire interne

Les autres éléments sont présents à titre d'information et correspondent à ce qui a été importé des temps passés ; la date de facture est reportée par le module de facturation automatique lorsque le brouillon est généré.

Une ligne facturée (date de facture renseignée) ou visée par l'associé n'est plus modifiable par le responsable de pôle.

Les fonctions disponibles depuis le ruban :

Accède à la fiche client suivante / précédente
Coche toutes les lignes⁵⁾ et si aucune action n'a été précisée par le collaborateur positionne la ligne sur “A facturer”
Décoche les lignes

Sauvegarde la saisie pour ce client
Client : accède à la fiche du client en cours
Mission : accède à la fiche mission de la ligne sélectionnée (mission d'entête)

Filtrage des données affichées : permet de sélectionner les lignes qu'on souhaite visualiser, selon leur état :

• A traiter (par défaut)
• A facturer
• Reportées
• Non facturées
• Facturées avec mission principale
• Tout

L'associé ou le responsable de facturation sont au même niveau dans ce module et sont en charge de viser les propositions de facturation mises en place par les responsables de pôles.
A l'ouverture du module un associé voit lui aussi les clients qu'il a à traiter⁶⁾, c'est à dire une liste de clients qui ont des éléments importés pour lesquels il n'a pas encore visé la facturation. Il voit tous les types de tâche pour ses clients. Il en est de même pour un responsable facturation mais pour les missions où il est déclaré «Responsable facturation»⁷⁾

Ce qui est modifiable : les mêmes éléments que le responsable de pôle, y compris l'action sur la suite à donner. L'associé peut très bien choisir de reporter une facturation que le responsable avait proposé en facturation.
Cependant :
- il n'a pas accès à la coche “ok collab.”
- il ne peut faire les modification que sur les lignes cochées par le responsable.

L'associé finalise le traitement en cochant “Ok responsable” ce qui permettra de déclencher la facturation (brouillons)

L'administrateur dispose d'un accès essentiellement consultatif ; la seule donnée qu'il peut modifier est le libellé.

Facturation
⮡ Imports
  ⮡ Contrôle des traitements
  

Ce formulaire permet de visualiser les éléments clients en attente de validation par le responsable de facturation, pour ne pas bloquer ce process.

Mise en place de la facturation au temps passé :

• Spécifier les tâches importables et les rattacher à un code facturation⁸⁾
  

• Valoriser éventuellement le code facturation sur un taux spécifique
  

• Définir un profil «Responsable de pôle» et y rattacher les tâches appropriées
  

• Donner les droits de facturation au profil⁹⁾
  

• Rattacher un collaborateur à chacun de ces pôles pour que celui-ci prépare et valide la facturation au 1er niveau.

• Définir un profil «Associé» dans la gestion des profils
  et lui donner les droits de facturation ¹⁰⁾

• Rattacher les associés à ce profil.
  Attention : le fait d'être déclaré associé sur une fiche client ne suffit pas à disposer de l'accès au module, il faut bien que la personne soit rattachée à un profil tel que décrit ci-dessus pour avoir la gestion de préfacturation de ses clients.