La dématérialisation des factures est un fonctionnement optionnel de Gessica ; lorsqu’il est activé il concerne toutes les entités. La dématérialisation permet d’aller au bout de la démarche de facturation électronique en déposant sur une plateforme de dématérialisation les factures et avoirs, plateforme qui se chargera du transfert des documents à la DGFIP, et en envoyant au client final des documents scellés par un certificat. L'envoi vers Chorus Pro est également pris en charge.
La plateforme retenue pour la dématérialisation est jefacture.com.

Avec la dématérialisation les factures générées depuis l’application ne sont plus stockées sous forme de fichier mais directement dans la base Gessica.

• Le/la chargé(e) de facturation, qui gère les envois/récupérations de factures
• La plateforme de dématérialisation (PPD) jefacture.com qui scelle les documents, les envoie et gère l’archivage légal¹⁾.

• Chaque entité juridique doit posséder son propre compte sur la plateforme, lié à son SIREN. Mais la plateforme jefacture.com impose aussi un compte par établissement (Siret) pour les entités qui sont cabinets comptables au sens des codes NAF. Un cabinet avec 3 établissements donc 3 SIRETs différents devra par conséquent gérer 3 comptes sur la plateforme.

• La plateforme pemet d'envoyer la facture au format PDF ne gère qu’une seule adresse mail pour les envois de factures, par conséquent si le client a demandé à ce que l’envoi soit fait à plusieurs destinataires il faudra gérer les destinataires complémentaires manuellement (cas où l’envoi est fait par la plateforme, voir plus loin)

• La formalisation du mail d’envoi au client depuis la plateforme n’est pas possible actuellement.

• Au niveau des entités
Renseigner obligatoirement SIRET, n° de TVA intracommunautaire, exigibilité TVA dans l’onglet Identification

Compléter l’adresse ET l’email de contact dans l’onglet Adresse

Ces informations sont incluses dans l’extension Factur-X qui est intégrée aux factures et constitue la partie digitalisée de celles-ci.

Dans l’onglet Dématérialisation indiquer les clés d’API disponibles sur le site de la plateforme (voir le mode d’emploi de la plateforme sur la façon de les récupérer)

Si l’entité est un cabinet comptable, cocher « Activité comptable » ce qui permettra de faire une répartition par établissements le cas échéant.
Note : la clé de dépôt Achats est liée à la dématérialisation des notes de frais et n’a aucun impact sur le process de facturation.

• Au niveau des établissements
Si le cabinet gère des établissements chacun doit avoir ses propres identifiants. Il faut alors obligatoirement renseigner pour chacun son SIRET et ses clés d’API.
Compléter aussi l’adresse de l’établissement pour finaliser la fiche.

• Au niveau des codes facturations
Pour les codes exonérés de TVA (ex débours), renseigner le type de débours selon la nomenclature de la DGFIP, pour justifier l’absence de TVA sur des lignes de facture.

• Au niveau des fiches clients
Dans la fiche principale, compléter le code pays (si hors France), le type de client, le SIRET, le n° de TVA intracommunautaire
Pour rappel, le bouton permet de calculer le n° de TVA depuis le SIRET pour un client France.

Les types de clients possibles sont
- Entreprise
- Administration
- Particulier ou sans SIREN²⁾.

Note : pour les clients « Particuliers » la notion de TVA et de SIRET est bien entendu sans objet. Pour ceux-ci la plateforme fera l’identification du client depuis l’email enregistré dans le Factur-X de la facture, à défaut par le nom.

Si vous souhaitez permettre le rapprochement d’un client via son email tout en continuant à lui faire parvenir des factures au format papier, la solution est de cocher dans la fiche client onglet interlocuteurs sous la forme suivante, en décochant « contact facturation » mais en laissant coché « contact fact.principal JeFacture »

De cette manière l’envoi des factures par mail ne se fera pas en automatique et vous pourrez continuer à utiliser le programme d’impression des factures avec la coche « sauf si envoyé par mail »

• Au niveau des interlocuteurs du client
Renseigner sur un seul interlocuteur par client qu’il est interlocuteur principal de facturation (la plateforme ne gère actuellement qu’une seule adresse mail) et précisez son adresse de messagerie.

Selon le paramétrage retenu sur la plateforme, l’identification du client pourra être effectuée d’après cette adresse mail avant de tenter une identification par le nom.

Les factures doivent avoir été préalablement visées si le workflow de facturation est activé

1) Envoi des documents vers jefacture.com via une API (processus de communication avec un serveur internet distant)
2) Validation des documents dans l’environnement jefacture.com³⁾
3) Scellement des documents
4) Récupération des documents scellés
5) Envoi au client par mail

Obsolète ⇒ la création se fera par l'import des factures. Elle reste néanmoins possible sur la plateforme en elle-même.

Avec l’activation de la dématérialisation est apparu un bouton supplémentaire dans la barre de menu de la facturation .

Facturation
⮡ Envoyer JeFacture

Le formulaire vous permet d’identifier quels documents vous souhaitez envoyer vers la plateforme ; dans la logique tout peut être envoyé en une seule fois, le programme effectuant la répartition vers les comptes de chaque entité.

Indiquez la sélection de factures que vous souhaitez envoyer vers la plateforme.
- Un document préalablement envoyé sera simplement ignoré par le traitement
- Les documents « internes » ne seront pas traités non plus
- Les factures et avoirs seront automatiquement passés à l’état « validé » dans Gessica une fois effectuée la dépose sur le site.

Cliquez sur pour déclencher l’envoi et validez le nombre de documents à traiter qui est affiché pour contrôle.
Le programme affiche de manière fugitive pour chaque facture l’état d’envoi de celle-ci et les erreurs éventuelles rencontrées :

Un message final récapitule le résultat des traitements.

Connectez-vous sur le site https://app.uat.btx.jefacture.com/home
et identifiéz-vous avec l'application mobile :

Une fois connecté sur le site de jefacture.com vous retrouvez les factures envoyées.

Validez les documents sauf si une validation automatique a été définie dans les paramètres de l’entité sur le site, auquel cas c’est le site qui déclenche la validation dès le dépôt réalisé.

Si aucun problème n’a été détecté par la plateforme les factures et avoirs sont alors scellés⁴⁾ et envoyés
- Par mail au client si l’option d’envoi par la plateforme a été retenue
- A la DGFIP
Si la « livraison automatique » a été activée, les factures posant un problème resteront non envoyées et il conviendra de consulter le site pour gérer l’anomalie.
Note : les factures ayant été envoyées vers la plateforme, Gessica s’attend à ce qu’elles soient récupérées signées ; par conséquent lorsque vous ouvrez la liste des factures un message fugitif signale s’il y a des documents en attente de récupération.

La validation des factures réalisée sur plateforme vous pouvez lancer la récupération des factures depuis celle-ci via le bouton .

Facturation
⮡ Récup. documents scellés

☛ la plateforme prévoit un process de communication automatique⁵⁾ entre le site et les serveurs du cabinet pour informer de l’état d’avancement des documents. La procédure manuelle ci-décrite ne sera donc à utiliser que si aucun serveur de récupération des informations n’a été mis en place pour votre cabinet.

Cliquez sur pour déclencher la réception des factures.
Gessica interroge alors la plateforme et rapatrie dans la base de données les documents scellés en lieu et place des factures émises à l’origine⁶⁾.

Si vous avez opté pour un envoi via la plateforme cette procédure n’est à réaliser que pour les clients qui ne sont pas « destinataire principal de facturation », puisque la plateforme ne les gère pas. La procédure reste telle qu’auparavant.

Facturation
⮡ Liste des factures

Une fenêtre d’information sur la situation des factures est disponible depuis la liste des factures (bouton )

Les lignes passent au vert au fur et à mesure que le nombre de document scellés indiqué égale celui des factures envoyées. Dans cet exemple la facturation antérieure à septembre 2022 a déjà été validée avant la mise en place du workflow.

L’envoi des factures au client se fait une fois celles-ci validées (archivées).

Le menu Outils propose 2 fonctions pour interroger le site JeFacture

Outils
⮡ JeFacture
  ⮡ Vérification listes JeFacture

Cette fonction interroge la plateforme pour récupérer l'état des factures émises afin de comparer l'état avec la base Gessica

Ceci permet de s’assurer du process de communication entre Gessica et le site jefacture.com en interrogeant la liste des factures présentes sur le site. En cliquant sur l’une d’elles le document est rapatrié en local et le contenu est visible dans la partie droite.

Outils
⮡ JeFacture
  ⮡ Suivi résultats webhooks

Cette fonction interroge les événements (traces) des communications entre le site JeFacture et Gessica, à des fins d'analyse