Encaissements
⮡ Import des règlements

Cette fonction permet d'importer un fichier de règlements pour éviter une ressaisie.
L'accès est réservé aux administrateurs (Profil «Administration des ventes», et aux utilisateurs avec des droits sur la facturation (Profils «Facturation» à “tout” ou “Les siens”)¹⁾.

L’import se fait depuis un fichier Excel qu'il convient de commencer par sélectionner

Le programme propose le cas échéant d'ouvrir dans Excel même ce fichier afin d'en visualiser le contenu ce qui peut être utile lors d'un 1^er import pour identifier les colonnes à prendre en compte.
Exemple :


Cliquez sur pour définir le format d'import.

Les données minimales à importer sont proposées, il faut faire correspondre les colonnes données avec celles provenant de votre fichier.

Le programme propose la liste des colonnes disponibles

Au tout 1^er import le programme n'a pas connaissance de la structure de base de votre fichier notamment à quelle ligne commence l'import et vous ouvre donc un formulaire permettant de préciser quelques informations

Vous pouvez définir ici le format du fichier.
Pour revenir à ce formulaire, cliquez sur sur l'écran précédent.
Cliquez sur «Enregistrer»

En cliquant sur le programme effectue l'analyse du fichier à intégrer en vous signalant éventuellement si la date de création de celui-ci lui paraît trop ancienne.

Le résultat de l'analyse est présenté dans le tableau suivant, les lignes à fond rouge ou jaune son celles qui comportent des erreurs. En fond rouge la ligne ne sera pas importée (données essentielles manquantes).
Un message explicatif est disponible dans la dernière colonne²⁾.

Cliquez sur

Confirmez la date, l'entité concernée et le mode de règlement. Cette date est celle prise en compte pour calculer la date d'import dans le cas où le fichier ne propose qu'un numéro de jour.

Cliquez sur pour lancer l'import.

On retrouve à présent ces règlements dans la liste des encaissements

Si un n° de pièce a été sélectionné dans le fichier d'import et la pièce correspondante trouvée dans les factures Gessica alors le lettrage de cette pièce et du règlement importé a été réalisé dans la foulée.