3 types d'intervenants sont concernés :

• Collaborateur : utilisateur lambda qui peut effectuer des demandes d'absence ou horaires
• Responsable : utilisateur qui gère les demandes des collaborateurs qui lui sont rattachés
• Administratif : utilisateur disposant des droits nécessaires à la gestion complète des congés

Le collaborateur dispose d’un accès récapitulatif de sa situation. Il peut ainsi visualiser l'état de ces demandes d'absence ou d'horaire voir Suivre mes absences

Son planning d'absences lui permet de suivre sous forme graphique ses absences en jours.

Lorsqu'un collaborateur valide une demande il y a 2 situations possibles selon la configuration mise en place pour le cabinet.

Si le cabinet dispose d'un automate celui-ci traite la demande et en informe le responsable par email. Le destinataire est celui renseigné dans la fiche du collaborateur ou la personne définie dans la nature d’absence selon le paramétrage (voir paramétrage), le message comprend la demande ainsi que la situation des congés du collaborateur y compris ses soldes d'horaires.
Boutons de vote : déclenche une réponse par mail
Liens de réponse via le site Gessica (les 2 options sont identiques dans la suite du process)
Visualisation du planning
Détail de la demande
Détail des demandes antérieures
Vue de la demande au format PDF

Comme pour les notes de frais le responsable va recevoir le message et être en mesure de répondre soit par mail en utilisant les boutons de vote Accepter / Refuser ou depuis son smartphone en utilisant le site de l'application (sous réserve que le site soit géré)
 

La réponse réceptionnée par l'automate sera traitée et le collaborateur informé de la décision de son responsable. Voir workflow. Si le type d’absence est géré avec une validation à 2 niveaux, donc s'il y a un 2^nd responsable qui doit apposer son visa (dans le cas où la demande a préalablement été acceptée au 1^er niveau) celle-ci est alors transmise au responsable de niveau 2 qui va effectuer la même opération.

Pour les demandes en jours et lorsque la demande est définitivement acceptée l'automate inscrit dans l'agenda Outlook du collaborateur l'absence correspondante, en journée ou en demi-journée. Il est donc nécessaire que l’automate dispose d’un compte ayant droit d'écriture sur les divers agendas.

Pour accéder à un agenda et y écrire un rendez-vous il lui est nécessaire de reconnaître la personne pour qui il fait l'inscription. Il va donc faire une recherche auprès du serveur Exchange d'abord en fonction de l'adresse mail du collaborateur et si jamais celle-ci ne lui retourne pas une information valide il va procéder à une recherche à partir du login de l'utilisateur. Si aucune de ces recherches ne lui permet de trouver le compte correspondant dans Exchange l’automate ne sera pas en mesure d'enregistrer l'événement dans l'agenda du collaborateur.

Si le cabinet ne dispose pas d'un automate ou si le valideur ne souhaite pas répondre par mail, celui-ci peut visualiser à l’ouverture de Gessica la présence de demandes en attente

La validation ou le refus se fait alors via le module spécifique « Validation des demandes »

menu Congés & HI
⮡ Validation demandes

qui présente les demandes qui sont en attente de traitement de sa part.

Les congés en attente sont “A Valider”, il faut cliquer sur Accepter ou Refuser pour chaque demande :

Même dans le cas où la validation se fait via le programme, si un automate est présent il informera le collaborateur de l’action du valideur.

Un gestionnaire administratif peut effectuer une saisie d'absence (jours ou heures) en lieu et place du collaborateur, notamment lorsque celui-ci n'est pas à même de le faire par lui-même (ex : absence maladie).

menu Congés & HI
⮡ Saisie abs. pour collab
⮡ Saisie horaires pour collab

Le principe de saisie est le même que lorsque c'est le collaborateur qui s'en charge (voir Demande d'absence et Gestion des horaires), mais le fait de saisir à sa place autorise à outrepasser les limitations d'horaires, de date d’utilisation ou de jours accolés . Le programme signalera qu'une règle est contournée mais autorisera néanmoins la saisie.
Une saisie faite de cette manière est automatiquement validée sans passer par le responsable du collaborateur.
Attention : en procédant ainsi le collaborateur peut se retrouver bloqué pour ses saisies. A titre d'exemple si on force le nombre de jours maximal d'une absence lorsque le collaborateur souhaitera faire une nouvelle demande le programme risque de lui signaler qu'il dépasse les quotas sur une demande antérieure, et ce jusqu'à ce qu'à date sa situation soit régularisée.

Le personnel administratif dispose d'un accès en visualisation sur la situation de n'importe quel collaborateur ainsi que sur l’état des demandes en attente de validation. Ceci est nécessaire car les demandes en attente vont bloquer la saisie des temps des collaborateurs concernés si elles concernent la période que celui-ci souhaite/doit valider.