Gessica permet de gérer 2 types d'absence : des absences en jours tels que les congés, des absences en heures comme les heures de récupération, les horaires individualisés.
Pour que les collaborateurs puissent saisir une demande d'absence il faut configurer les rubriques correspondantes et le cas échéant leur imputer un solde de jours.

Le module de gestion des horaires sera mis à disposition du collaborateur en fonction de son statut. Pour chaque statut collaborateur on spécifie s’il gère des heures et on n’affiche la modulation d’horaires que pour les collaborateurs concernés.

Paramètres
⮡ Collaborateurs
  ⮡ Statuts

Dans le principe chaque collaborateur effectue ses saisies d’absences ou d'horaire dans l'application. Ceux-ci sont ensuite remis à son responsable pour approbation. En lien avec la saisie des temps les congés doivent être cohérents avec ce qui est enregistré dans les temps passés ; on aura donc pour les congés en jours une référence à une mission interne (d’un compte interne) pour permettre de rapprocher ce qui aura été saisi comme demande d'absence par le collaborateur de ce qu'il aura enregistré au niveau de ces temps.

Ceci concerne les congés, RTT, congés sans solde et cetera. La liste n'est pas exhaustive et est laissée à discrétion du cabinet.

La configuration du paramétrage des rubriques d’absence permet d’aborder le mode de fonctionnement du programme.

On gère des natures d’absence auxquelles seront rattachées des rubriques ayant des modes de fonctionnement communs. Ex : CP2022, CP2023… rattachées à une nature « CP »  

Les natures étant définies il faut ensuite créer les rubriques d'absence, par année si c’est utile comme dans le cas où on acquiert des nb de jours ; exemple des congés 2024

Pour les rubriques qui ne peuvent être utilisées que si des droits ont été affectés il faut lancer une génération de droits depuis la gestion des rubriques.
Elle peut être relancée autant de fois que souhaité  

La gestion des horaires concerne le personnel non cadre. La configuration de la gestion des heures est plus figée que pour les jours d’absence dans la mesure où Gessica gère uniquement 3 types d'heures (HI, Récups, Heures supplémentaires), types qui sont activés ou non pour le cabinet.
Ceux-ci sont soumis à certaines règles définies au niveau de l’application qui seront contrôlées par le programme pour s'assurer que les saisies sont conformes

Paramètres
⮡ Congés et absences
  ⮡ Paramètres

La rubrique d'imputation est sélectionnée parmi la liste des rubriques déjà saisies.
Le collaborateur indique sur la ligne correspondante (HI) le nombre d'heures qu'il souhaite poser en plus ou en moins sur la journée
               

Des contrôles immédiats sont faits sur le non-dépassement de l'horaire maximal autorisé tel que configuré dans son statut. Par exemple il ne peut pas dépasser les 9h par jour (horaire légal).

Paramètres
⮡ Collaborateurs
  ⮡ Statuts

Il ne peut par conséquent pas poser plus que la différence entre ces 9 h et son horaire théorique de la journée indiqué dans sa fiche collaborateur, soit dans l’exemple ci-dessous poser 1 h du lundi au jeudi et 2h le vendredi

La ligne suivante dans la grille montre le cumul évolutif des horaires du collaborateur pour qu'il ait une visibilité de son avancement en plus ou en moins.

Comme spécifié dans le tableau horaire de modulation il n'est pas possible d'avoir un solde courant qui dépasse en plus ou en moins les 12 h, ceci oblige donc le collaborateur à « consommer » régulièrement les heures qui ont été faites en plus.

La configuration de la rubrique propose une notion de saisie obligatoire « d'un dossier et d'un horaire ». Ceci signifie que le collaborateur lors de sa demande d’heures complémentaires devra spécifier le dossier sur lequel il va travailler et les nouveaux horaires qui vont être suivis. La validation de la demande n'est bien sûr pas possible si ces informations ne sont pas renseignées sans toutefois que le programme tienne compte de la cohérence de ce qui est saisi, ainsi n'importe quel texte est accepté aussi bien dans le champ dossier que dans le champ horaire.

Le cabinet offre la possibilité de cumuler des heures pour récupérer certains jours, des « ponts » essentiellement.

Paramètres
⮡ Congés et absences
  ⮡ Jours de récupération

Ces journées et seront imputées sur la rubrique configurée :

Sur la ligne récupération le collaborateur ne peut que faire une acquisition d'heures il va donc saisir des valeurs positives selon les mêmes limitations de dépassement horaires maximales sur une journée donc 9 h.
               

Note : le contrôle de dépassement d’horaire journalier se fait sur l’ensemble des types d’absences en heures. Ainsi si le collaborateur a un horaire standard de 8h, il ne pourra pas poser 0.5h en HI et 0.75h en récup car ça l’amènerait à 9.25 h sur la journée.

Le collaborateur indique donc des heures qui lui permettront d’effectuer une demande de récupération sur l'un des jours autorisés par le cabinet.
Le solde indiqué à gauche (-2.75) correspond au cumul antérieur des heures par rapport à la période affichée.
Pour récupérer comme dans l'exemple le vendredi 31 mai le collaborateur va cliquer sur « ajout journée de récupération » et dans ce cas sélectionner la journée correspondante dans la liste qui lui est proposée :

Il n’est pas nécessaire d’avoir déjà acquis les heures pour faire une demande de récupération, le tout devra se solder dans le temps.

Comme pour les horaires individualisés le cumul d'heures en plus ou en moins est affiché sur la ligne suivante.

Il n'y a pas pour ce type d'absence d'obligations d'indiquer un dossier ou de nouveaux horaires de travail.

Le paramétrage consiste uniquement à indiquer quelle sera la rubrique de reprise et le nombre d'heures maximales utilisable par jour.

Le mode de saisie est identique aux récupérations, en positif uniquement, et soumis aux mêmes limites horaires.

Les événements sont des indicateurs qui permettent de positionner dans la saisie des congés et horaires des événements remarquables, ex les périodes scolaires

Paramètres
⮡ Congés et absences
  ⮡ Evénements