Chaque collaborateur doit valider régulièrement ses temps pour officialiser ses saisies. Ceci permettra de générer la facturation lorsque celle-ci est “au temps passé”.
A noter que certaines éditions ne fonctionnent que sur les temps validés et ignorent ceux qui sont encore en cours de saisie, la fiche de temps¹⁾ notamment.

Valider vos temps signifie que vous ne pourrez plus revenir sur ceux-ci. Un utilisateur avec des droits d'administration sur les temps peut encore apporter des modifications sur des temps validés ou vous rendre la saisie.

A la validation, un certain nombre de contrôles sont effectués :

• Pas de saisie sur des clients fermés/verrouillés, ou sur des missions fermées. Ces cas peuvent se produire si la fermeture des fiches est intervenue postérieurement au début de saisie.

• Vérification du non dépassement des horaires autorisés. Ces horaires autorisés sont définis en fonction des statuts. Le statut du collaborateur va être limité à un certain nombre d'heures²⁾ par jour qui vont dépendre de ses horaires personnels. Pour les statuts gérés en heures (non cadres) il ne peut pas dépasser ces horaires sans avoir justifié d'horaires individualisés, donc avoir effectué une demande spécifique au préalable.
  

• Non dépassement des horaires légaux journaliers et hebdomadaires (lié au statut³⁾)

• Dans le cas d'un dépassement de cet horaire maximal, selon le paramétrage⁴⁾ mis en place par le cabinet la validation sera bloquée ou devra faire l'objet d'une justification précisant les raisons de ce dépassement. Le but est d'éviter d'amener des collaborateurs à une surcharge de travail qui leur serait préjudiciable.
  Une demande d’information est donc proposée pour chacune des journées à valider ou l'horaire indiqué par le collaborateur dépasse la durée autorisée⁵⁾.
  Il faut compléter le tableau tel que celui ci-dessous pour chaque journée en dépassement
  
  
  Le suivi de ces retours se fait dans Gestion des commentaires sur dépassement d'horaires.

• Charge de travail : si l'option “Commentaire sur charge de travail” est activée pour votre statut, une fenêtre s'ouvre permettant de remonter des remarques à la hiérarchie.
  Le suivi de ces retours se fait dans Gestion des commentaires sur organisation temps.

• Présence de jours sans temps indiqués. C’est une situation qui peut être normale ; Gessica le signale simplement pour éviter des oublis (non bloquant).

• Correspondance des absences en jour, congés et autres, avec le module des absences. Une absence doit faire l'objet d’une demande avant validation des temps. Vous ne pouvez pas faire une demande de congés pour une période antérieure à votre dernière date de validation, elle sera bloquée, ce qui signifie qu’au moment de la validation des temps Gessica va vérifier que les congés correspondants ont bien été saisis. Pour ce faire, il est nécessaire que les congés aient bien entendu été préalablement approuvés par le responsable du collaborateur. Dans le cas contraire c'est une situation bloquante.

• La saisie de temps peut se préparer sans préciser certaines mentions qui seront bloquantes (exercice, tâches, libellé…)
  Le contrôle interviendra au moment de la validation et bloquera celle-ci tant que les informations nécessaires n'auront pas été complétées.
  * Présence d’un commentaire, si obligatoire (option globale)
  * Présence d’une tâche, si obligatoire (option globale)

• Si une tâche est indiquée il faut qu'elle soit autorisée pour ce type de mission

• Si l’option est activée on interdit au collaborateur de saisir des temps à une date postérieure à celle du jour⁶⁾
  

• Tickets restaurant : l'ouverture de droits au tickets restaurant ne peut se faire que s'il n'y a pas de congés sur la même journée. Gessica s'assure donc qu'aucune mission de ce type n'est présente sur la même journée. Les missions internes en question sont configurées avec

• Tickets restaurant : Gessica permet de gérer des messages qui interviennent à divers endroits dans l'application, notamment dans ce cas-ci lors de la validation des temps. Ce message est une information à destination des collaborateurs pour leur préciser ce qu'ils doivent effectuer, par exemple confirmer que la coche des tickets restaurants n'a pas été omise.