Saisir mes temps, mode agenda

Temps
⮡ Saisie temps sur agenda

En mode agenda la partie facturation et suivi d'activité ne sont pas gérés, pour ceci il faut revenir au mode grille¹⁾.

• Navigation
  Passe à la période précédente/suivante. Les éléments modifiés sont automatiquement sauvegardés sans confirmation
  
  
• Saisir mes temps
  Passe la saisie en mode grille²⁾
  
  
• Imprimer
  Imprime la fiche de temps³⁾
  
  
• Import Outlook⁴⁾
  Propose d'importer les temps depuis l'agenda Outlook
  
  
• Reprise absences⁵⁾
  Importe les absences en jours depuis la gestion des congés et absences
  

• Valider mes temps
  Pour valider et confirmer ma saisie de temps
  
  

• Ajouter
  Ajoute un nouveau rendez-vous
  
• Supprimer
  Supprime le rendez-vous sélectionné
  

• Ajouter à NDF
  Propose de compléter une note de frais.
  

• Ouvre la fiche client de la ligne en cours de saisie
  
• Ouvre la fiche mission de la ligne en cours de saisie
  

Le mode agenda fonctionne plus ou moins comme un agenda Outlook.
Sélectionnez le mode d'affichage ici
Vous pouvez atteindre directement la date souhaitée en l'indiquant ici et revenir à la période en cours par ce bouton

Un rendez-vous peut être déplacé en le faisant glisser à l'aide de la souris.
Pour créer un rendez-vous, utilisez le bouton ou sélectionnez une période à la souris puis utilisez le menu contextuel⁶⁾
Les dates/heures de début et fin sont déjà sélectionnées

La durée du rendez-vous est calculée par différence entre les champs début et fin, vous pouvez aussi utiliser la liste «Durée» pour l'adapter. Le redimensionnement du rendez-vous dans l'affichage principal adaptera la durée en conséquence.

Complétez la suite du rendez-vous comme pour une saisie en grille :

• Client : le client concerné (Client/Prospect ou compte interne). Seuls les clients actifs sont proposés en saisie.
  
• Mission⁷⁾ : là aussi seules les missions actives⁸⁾ sont proposées.
• La tâche correspondante : la liste limitée aux tâches autorisées pour le type de la mission
  ☛ Cette tâche peut être rendue obligatoire (valable pour toutes les entités).
• Ex. client : l'exercice du client⁹⁾ : permet le calcul des encours en fin d'exercice ; il correspond à l'exercice comptable du client.
  
  ☝Pour faciliter la saisie chacun peut définir dans ses préférences les codes missions et exercice par défaut. Si le code mission existe pour le client indiqué, c’est cette mission qui sera présélectionnée (cas du service info, fiscal, social…)
  
  

• Commentaire : peut être rendu obligatoire (lié au statut)
  
• Heures : définie par le champ durée. Un total des heures est affiché en pied de journée.
  

Les modulations d'horaires doivent être reprises dans les temps saisis si le cabinet utilise ce module.
Ceci est notamment le cas si vous souhaitez déclarer une heure complémentaire par rapport à votre propre horaire journalier.
Une modulation d'horaire (ex: +1h) ayant été demandée et accordée, il convient de saisir un horaire journalier qui inclut ce complément horaire. Donc si vous travaillez normalement 7h le mardi et avez fait une demande d'1 heure complémentaire (HI ou autre) ce jour-là il faudra saisir 8h sur cette journée.
Pour les personnes soumises à la gestion horaire, le cumul correspondant est affiché sous l'agenda :

En affichage au mois les colonnes ne sont plus alignées sur le canevas de l'agenda :

Un contrôle global de cohérence sera effectué sur les dépassements horaires au moment de la validation pas plus de x heures déclarées par semaine (en fonction du statut), pas plus de x heures par jour (idem)

Les journées d'absence sont aussi reportées dans la saisie des temps.
Si le module congés¹⁰⁾ est activé pour le cabinet, elles doivent correspondre exactement aux demandes effectuées afin que tout soit cadré en fin de période.
Le bouton permet d'intégrer les demandes faites depuis le module absences. Il ne peut pas il y avoir de congé saisi dans les temps qui ne soit préalablement défini dans le module absences. Ceci est bloquant à la validation, dans les 2 sens (demande non reprise, absence non répertoriée).
Pour maintenir la cohérence des demandes, il ne sera pas possible d'intégrer une absence non validée par la hiérarchie ni de valider des temps s'il existe une demande d'absence en cours concernant la période de temps à valider.
Pour l'analyse de cohérence, les missions internes correspondant à des absences sont rattachées aux rubriques d'absence.

La ligne des tickets restaurant¹¹⁾ n'est visible en dernière ligne du tableau récapitulatif que si l'option est gérée par le cabinet.

Il faut cocher chaque jour ouvrant droit à attribution d'un ticket restaurant (i.e.: pas de congés sur cette journée, pas de repas payé par ailleurs). Un contrôle sera fait en sortie de façon à s'assurer que dans le respect des règles de gestion du cabinet des tickets ne soient pas affectés les jours où le collaborateur est en congé sur une journée complète ou sur une demi-journée.

☛ Un état global permet d'analyser par collaborateur le nombre de tickets restaurant affecté.

L'import Outlook¹²⁾ permet d'interroger l'agenda de l'utilisateur courant pour proposer les rendez-vous enregistrés en tant que temps passés. La période analysée correspond à celle en cours de saisie dans les temps. Les rendez-vous privés sont ignorés.
Si l'hébergement de la messagerie est fait sur Microsoft 365, il est possible de renseigner précisément quel est sont le client et la mission concernés. Dans ce cas l'identification est simple et chaque rendez-vous proposé à l'import est immédiatement correctement identifié. Sans ce mode de fonctionnement ou pour les rendez-vous non correctement qualifiés Gessica essaye de retrouver le client correspondant en fonction de son nom¹³⁾ ce qui demande une grande rigueur dans l'indication du titre du rendez-vous dans l'agenda.
La liste ressemble à ceci :

Si un client est indiqué (trouvé en automatique ou précisé par le collaborateur) alors les éléments seront repris au niveau de la saisie des temps du collaborateur, sans effacer l'existant. Il restera alors à compléter ces éléments dans la saisie des temps, notamment la mission si elle n’a pas été indiquée dans la grille Outlook.
Une ligne sans code client sera simplement ignorée.

Note : l'import n'écrase aucune donnée dans la saisie des temps, il se contente de compléter le planning affiché.
 

Il est possible de compléter une note de frais dans le même temps qu'on saisit ses temps.
Le bouton permet d'ouvrit une fenêtre permettant d'indiquer les éléments à ajouter dans la note de frais :

Le client, la mission, la date et la localité sont préremplis en reprenant les informations de la ligne de temps en cours de saisie. Une fois les différents frais indiqués la validation ajoute une nouvelle ligne dans une note de frais existante (ouverte) ou une nouvelle note s'il n'existe pas de NDF en cours. Ces éléments sont envoyés dans le module de gestion des NDF, ils restent modifiables par ce biais.

La validation des temps permet «d'officialiser» la saisie faite. Voir cette procédure ici.