Les relances

⇒ ce qui est analysé
⇒ relance 1bis

L'accès à l'ensemble de la procédure de relances est réservé aux administrateurs (Profil «Administration des ventes») ou aux utilisateurs avec droit d'accès aux relances¹⁾ (Profil «droits relances»).

Elle permet de connaître la situation des clients en retard de règlement et de leur envoyer un ou plusieurs courriers de rappel. Si la procédure va jusqu’à son terme elle permet éventuellement la généreration une facture d’agios, voir le courrier de cessation de mission.

On dispose au départ d’une relance téléphonique, c’est à dire d’une simple liste par clients donnant les retards de paiement. Vient ensuite la possibilité de faire générer des courriers/courriels de relance.

Le déclenchement d’une relance est subordonné :

• au dépassement d’une échéance programmée.
  
• au passage de relance au niveau suivant, par validation du changement de niveau de la part du responsable de la relance
  
• au niveau maximal de relance possible pour chaque client, tel qu’indiqué dans sa fiche
  

Les échéances prises en compte sont définies dans les paramètres

On passe donc à une lettre recommandée 75 jours après la date d’échéance ; si cette date est définie à 60 jours de délai la L.R. intervient 135 jours après la date de facture.

On ne peut pas passer à une relance de niveau 3 tant que la relance de niveau 2 n’a pas été faite et validée²⁾. Idem pour les niveaux suivants.

L'ordre des relances affichées peut changer selon les durées indiquées.

o Relance 1 et 2 ⇒ ⇒ ☎ ⇒ annotations / changement d’échéance

o Relances n ⇒ ⇒ Mise à jour du niveau de relance + Génération d’une facture d’agios (après L.R.)

Facturation
⮡ Préparation des relances

Cette phase permet d’identifier les clients à relancer.

Il faut indiquer :
o Le type de relance souhaité
o La date de relance : c’est la date de référence pour le calcul du retard de règlement
o Un associé, un DRM ou une entité, pour limiter la sélection de clients
o Eventuellement un responsable relances, c'est celui indiqué dans l'onglet Collaborateurs de la fiche client³⁾

Dans le cas d’une relance téléphonique un état de situation est affiché, pour les autres relances vous accédez à la liste des clients à relancer.

Support pour relance téléphonique

Ce document fournit pour chaque client présentant un retard de paiement une liste comprenant :

• Ses coordonnées
  
• Un « extrait de compte » permettant de visualiser la situation du client
  
• Une partie libre pour inscrire des annotations
  

Les factures relancées peuvent être annotées soit directement, soit à posteriori par le suivi des relances :

Suivi des relances

Facturation
⮡ Relances
  ⮡ Suivi des relances

Le suivi des relances est aussi accessible depuis l’onglet Situation de la fiche client, via le bouton relances . Dans ce cas seules les factures du client concerné sont visibles.

Pour chaque facture vous avez accès à l’historique des relances effectuées (dates, suite à donner) ainsi qu’à des commentaires qui réapparaîtront sur le prochain état de relance niveau 1. Vous passez d’une facture à l’autre à l’aide des flèches de navigation placées en bas d’écran.
Le programme vous rappelle les données essentielles de la facture et vous permet de la visualiser à l’aide du bouton

Vous pouvez renseigner :

• Le niveau maximal de relance : le client ne sera plus relancé au-delà
  
• Une échéance convenue. Si vous vous êtes mis d’accord avec le client pour une date de paiement celle-ci prend le pas dans le calcul des retards de paiement sur la date d’échéance enregistrée dans la facture.
  
• La date de relance et le responsable de celle-ci pour une relance téléphonique (les dates des courriers sont indiquées automatiquement)
  
• Le suivi à donner : poursuivre la relance ou l’abandonner
  
• Un ou 2 commentaires (2 x 250 caractères). Ceux-ci sont réimprimés par la suite sur la liste de relances téléphonique comme dans l'exemple ci-dessus.
  

Facturation
⮡ Courriers de relances

La préparation des relances a permis la création d’une liste de clients à relancer. Celle-ci s’ouvre automatiquement à la suite du traitement mais peut être rappelée par ce menu et présente la sélection de la dernière préparation réalisée.

L’affichage vous rappelle quel type de relances a été généré. Vous avez la possibilité de ne traiter qu’une partie de la liste indiquée par le programme en décochant les clients que vous ne souhaitez pas traiter (utilisez les boutons « Tout DE-sélectionner » ou « Inverser la sélection » pour faciliter les modifications).

Options accessibles par le ruban:

• Coche tous les clients
  
• Décoche tous les clients
  
• Inverse la sélection (pour préparer sa sélection par exception)
  
• Imprimer la liste, pour validation par le responsable
  
• Envoi des relances par courrier
  
• Permet de sélectionner un autre modèle de document pour les relances.
  A défaut c'est le modèle configuré pour l'entité qui est utilisé⁴⁾, choisi en fonction du niveau de relance en cours.
  
• Envoi des relances par mail
  
• Client : accède à la fiche du client sélectionné
  

Exemple de lettre de relance :

Le programme vous demande enfin de valider le passage au niveau de relance suivant
: si vous répondez affirmativement les factures concernées seront positionnées pour une relance de niveau supérieur et la date de relance sera enregistrée sur le niveau correspondant.

Après une relance de niveau 4 (lettre recommandée) et SI vous avez coché la case demandant de générer des factures d’agios, le programme va, après une nouvelle confirmation, générer une facture par client concerné. Le libellé et le montant de cette facture sont des paramètres enregistrés dans « Bases…paramètres ».