Fiche Mission interne

Une fiche mission interne est rattachée à un compte interne. Elle est construite sous le même format qu’une fiche mission client avec toutefois moins d’onglets et des contenus obligatoirement moins remplis (ce sont essentiellement des temps).
L'objectif est de disposer d’un code sur lequel les colaborateurs von pouvoir affecter des temps ou des frais (NDF).

Il n'y a aucune notion de facturation.

La barre d’outils

• Déplacement
  Accès aux autres fiches missions (du même compte)
  
  
• Imprimer
  Déclenche l'impression de la fiche mission
  
  
• Planification
  Planifie la mission en cours
  
  
• Ferme la fiche mission (mission terminée)
  
  
• Accès à la fiche compte.
  
  
• Détail des temps.
  Interrogation des temps passés.

Droits de base : ceux-ci dépendent du profil¹⁾ du collaborateur, pour les fonctions de gestion accessibles :

• Création d’une mission (Note : la création se fait depuis la fiche compte interne, ou depuis cette fiche)
• Fermeture d’une fiche mission (idem, ou depuis la liste des missions)

Les champs sont par défaut non modifiables si le profil «Droits Missions» est inférieur à “les siens”, la gestion fine se fera donc ensuite au niveau de l’accès à chaque enregistrement puisqu’elle dépendra de l’affectation ou non de la fiche au collaborateur.

La création (appel depuis la fiche compte interne) d’une fiche mission est limitée aux collaborateurs ayant un accès potentiel sur les fiches missions (droits «tout>). Idem pour la suppression.

Dans le cas de la création ex nihilo d’une mission, les champs suivants sont définis en automatique :

En cas de prolongation (= duplication) d’une fiche mission on reprend les éléments suivants de la fiche d’origine :

La suppression d’une fiche ne peut se faire que si le collaborateur a les droits de gestion ET si la fiche n’est pas en utilisation par ailleurs. La mission ne doit donc pas être utilisée dans

• les frais / NDF
• les temps
• la planification

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  L’affichage va être modulé en fonction :

• du nombre d’entités gérées (sociétés rattachées au cabinet principal) : la notion d’entité n’est visible que si le cabinet est multi entités
  

La notion d’établissement n’est visible que si le cabinet gère des établissements

• du dictionnaire interne et du masquage/affichage des champs. Note : le mode de gestion est le même que pour les missions clients.
  

La fiche comprend un bandeau contenant

** Bloc Identification du compte et de la mission**

Mission : code de la mission. Sans doublon pour un même compte.
Mission N-1 : pour « lier » la mission à celle de l’exercice précédent. Ce champ est automatiquement renseigné quand on crée une mission par prolongement d’une mission existante. Contenu : liste des missions du client.
Client : nom du client pour information, non modifiable
Descriptif : libellé en saisie libre.
Terminée : à cocher quand la mission est terminée. Interdit la saisie de temps ou de frais sur la mission.
Note : en pied de formulaire est affiché le n° de mission, # 61290 dans l’exemple, permettant des recherches dans les bases SQL.

Descriptif et récapitulatif de la mission

** Bloc Caractéristiques de la mission**

☛ La plupart des champs servent de filtres pour les analyses statistiques

Type : voir types de missions. La logique est d'utiliser un type de mission qu'on sait être interne.
Métier : voir table métiers (Expertise, Audit, etc…)
Regroupt: voir regroupements
Dates de début/fin : **périodes de validité de la mission (ne bloque cependant pas la saisie hors de ces périodes si la mission n’est pas fermée c’est pour avoir une idée sur le positionnement de la mission)
**Type absence : cette notion permet d'identifier les cumuls d'absences des collaborateurs (état RecapABS) hors gestion des congés (i.e. si le module n'est pas utilisé)
Catégories possibles :

• non : ne concerne pas les congés
• Congé (CP)
• Repos (RTT)
• Autre absence (autres cas)
  

Bloque saisie tickets restaurant : pour identifier si le collaborateur a droit ou non à des tickets restaurant le jour où il utilise cette rubrique en saisie des temps. A partir de 3h (cumulées avec les autres rubriques du même type) la saisie de tickets restaurant est verrouillée.

Associé : identifiant de l’associé en charge de cette mission. Sauf en cas de duplication de mission, l’ouverture d’une mission reprend le nom de l’associé de la fiche interne.
Entité : entité de rattachement. Attention, pour la facturation on ne pourra pas avoir de facture rattachée à des missions d’entités différentes.
Etablissement : établissement de rattachement (si géré)

** Bloc Situation de la mission**

Ce tableau représente la situation de la mission, en tenant compte de l'évolution des frais/temps saisis.

Colonnes :

• Budget :  valeurs budgétées dans la fiche mission
  

o   Temps : ∑ Heures budgétées²⁾
o   Temps valorisé : ∑ (Heures budgétées x Valorisation des temps du collab)³⁾
o   Frais : ∑ sous-traitance⁴⁾
o   Budget total : ∑ Montants budgétés⁵⁾

• Réel :  situation actuelle
  

o   Temps : ∑ temps passé)⁶⁾
o   Temps valorisé : ∑ (temps passés x Valorisation des temps du collab)⁷⁾
o   Frais : ∑ (NDF + frais de circularisation)⁸⁾

• Non validé et prévu : le futur
  

o   Temps : ∑ Temps planifiés⁹⁾ (au-delà de la date de validation derniers temps du collab)
+ Temps budgétés restants¹⁰⁾(au-delà de la date de planification de la mission ou de la date de validation derniers temps du collab, suivant si on utilise ou non le planning)
o   Temps valorisé : ∑ valorisation des temps ci-dessus¹¹⁾
o   Frais : ∑ (Frais de circularisation + déplacements)¹²⁾)

• Total : Situation à terme
  

o   Total = (Réel + Non validé & prévu) - Budget
o   % à terme = Total / budget

** Bloc graphe des temps**

Courbe des temps budgétés / réalisés répartis dans le temps
Note : le menu permet de modifier l'aspect du graphe

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Temps budgétés

Détail des affectations par semaine des collaborateurs.

La saisie est proposée par défaut sur l’exercice en lien avec les dates de début / fin de la mission mais il est possible de saisir des temps antérieurs ou postérieurs (boutons / )
Le bouton permet de masquer les semaines ne comportant aucun temps budgétés, pour une vue plus synthétique. ****

Détail des temps passés¹³⁾ et planifiés¹⁴⁾ Un double clic sur l'une des lignes ouvre la fenêtre de saisie des temps du collaborateur sur la période concernée (sous réserve de disposer des droits d'accès aux temps)

Le tableau de droite est un récapitulatif par intervenant.

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Détail des frais saisis pour cette mission, comprend

• Les frais de circularisation¹⁵⁾.
• Les notes de frais (validées)¹⁶⁾

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Cet onglet n’est visible que si des champs supplémentaires (donc hors du standard de la table Missions) ont été créés par le cabinet. Ces champs sont identiques à ceux précisés pour les missions donc n’ont pas forcément un intérêt dans le cas d’une fiche interne.

Déclenche la planification de la mission courante. Disponible uniquement si le module planning est activé pour le cabinet.

La planification permet à l'utilisateur courant de déclencher la planification de la mission en cours, c'est à dire de déverser les temps budgétés en temps planifiés.
L'utilisateur n'a pas besoin de disposer des droits globaux sur le planning, uniquement sur la mission courante.
Voir le détail du fonctionnement dans le module planning.
A la différence d'un déversement global du budget dans le planning, la mise à jour individuelle permet en plus de déverser les temps qui viennent d'être planifiés dans l'agenda Outlook des utilisateurs concernés («Générer les rendez-vous Outlook»).
Pour que l'enregistrement dans Outlook fonctionne il est nécessaire que l'utilisateur qui effectue le traitement dispose des droits nécessaires sur les calendriers des utilisateurs.

Cette fenêtre détaille l'ensemble des temps affectés sur la mission. L'onglet «Etat des temps» fait plus ou moins la même chose mais il regroupe les temps d'un même collaborateur avec un même intitulé. Ici c'est vraiment l'intégralité du détail des temps, jour par jour, qui est affiché.
Un double clic sur l'une des lignes ouvre la fenêtre de saisie des temps du collaborateur sur la période concernée (sous réserve de disposer des droits d'accès aux temps)

La fiche mission peut être imprimée (essentiellement pour servir de support à la préparation de la facturation). Gessica gère 2 modèles de fiche mission qui présentent les mêmes données de manière différente. Le choix du modèle retenu pour le cabinet est fait dans les paramètres, « Gestion du comportement »

La présentation se fait sous forme de blocs qui sont visibles ou non au choix de l’utilisateur.