Fiche Mission

La mission est au cœur de l’application, tous les éléments de saisie lui sont rattachés.
La mission est elle-même rattachée à un client (ou un prospect, ou un compte interne – Jamais à un contact).

On y accède
- depuis la liste des missions
- depuis n'importe quelle fenêtre présentant cette icône

La barre d’outils

• Déplacement
  Accès aux autres fiches missions (du même client)
  
  
• Imprimer
  Déclenche l'impression de la fiche mission
  
  
• Planification
  Planifie la mission en cours
  
  
• Ferme la fiche mission (mission terminée)
  
  
• Accès à la fiche client.
  
  
• Préfacturation.
  Interrogation des éléments de préfacturation
  
  
• Détail des temps.
  Interrogation des temps passés.

Droits de base : ceux-ci dépendent du profil¹⁾ du collaborateur, pour les fonctions de gestion accessibles :

• Création d’une mission (Note : la création se fait depuis la fiche client, ou depuis cette fiche)
• Fermeture d’une fiche mission (idem, ou depuis la liste des missions)
• Accès à la préfacturation : si l’utilisateur a les droits de modification sur la fiche

Les contraintes d’accès ne sont pas uniquement sur le formulaire client dans sa globalité, mais aussi en fonction du contenu de chaque fiche, selon les collaborateurs qui sont rattachés (Associé, Chef de mission, Responsable facturation).

Les champs sont par défaut non modifiables si le profil «Droits Missions» est inférieur à “les siens”, la gestion fine se fera donc ensuite au niveau de l’accès à chaque enregistrement puisqu’elle dépendra de l’affectation ou non de la fiche au collaborateur.

La création (appel depuis la fiche client) d’une fiche client est limitée aux collaborateurs ayant un accès potentiel sur les fiches missions (droits «les siens») et ayant des droits sur la fiche du client concerné. Idem pour la suppression.

Dans le cas de la création ex nihilo d’une mission, les champs suivants sont définis en automatique :

En cas de prolongation (= duplication) d’une fiche mission on reprend les éléments suivants de la fiche d’origine :

La suppression d’une fiche ne peut se faire que si le collaborateur a les droits de gestion ET si la fiche n’est pas en utilisation par ailleurs. La mission ne doit donc pas être utilisée dans

• les factures / brouillons de factures
• les frais / NDF
• les temps
• la planification

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  L’affichage va être modulé en fonction :

• des modules qui sont mis à disposition du cabinet (Planning, gestion Intercos / Gestion boni mali)

• Des choix de gestion du cabinet (Gestion d'une comptabilité analytique, gestion de frais de chancellerie, gestion des tâches en budgets, gestion d’un taux manuel par ligne de temps budgété)

• du nombre d’entités gérées (sociétés rattachées au cabinet principal) : la notion d’entité n’est visible que si le cabinet est multi entités
  

La notion d’établissement n’est visible que si le cabinet gère des établissements

• du dictionnaire interne et du masquage/affichage des champs

Les fonds des champs de saisie est défini d’une couleur spécifique si le champ est codifié nécessaire ou obligatoire.

La fiche comprend un bandeau contenant

** Bloc Identification du client et de la mission**

Mission : code de la mission. Sans doublon pour un même client.
Mission N-1 : pour « lier » la mission à celle de l’exercice précédent. Ce champ est automatiquement renseigné quand on crée une mission par prolongement d’une mission existante. Contenu : liste des missions du client.
Client : nom du client pour information, non modifiable
Descriptif : libellé en saisie libre.
Terminée : à cocher quand la mission est terminée. Interdit la saisie de temps ou de frais sur la mission. La facturation reste possible.
Note : en pied de formulaire est affiché le n° de mission, # 578 dans l’exemple, permettant des recherches dans les bases SQL.
Planifiée au : si la mission a déjà fait l’objet d’une planification. Le cas échéant selon le paramétrage l’accès au budget peut être verrouillé sur les éléments antérieurs.

** Bloc Graphes de prix de vente**

Les 2 graphes calculent un taux horaire en fonction des éléments présents dans la fiche.

Taux budgété : taux horaire budgété =
Budget facturation total / nb d'heures budgétées

où
. Budget facturation total = ∑ montants budgétés²⁾
. Nb H budgétées = ∑ nb heures budgétées³⁾

Taux réel : taux de facturation horaire réel =
(Total facturation + total frais engagés) / nb d'heures total (heures passées)

Formule : Taux =
 ( ∑ (montants facturés)⁴⁾
  + ∑ (Solde sous-traitance)⁵⁾
 + ∑ (frais directs)⁶⁾
 + ∑ (NDF montants saisis)⁷⁾
 + ∑ (km véhicule société)⁸⁾
  + ∑ (km véhicule personnel)⁹⁾
) / ∑ (temps passés)¹⁰⁾

Le taux standard attendu pour le type de mission détermine les bornes des 2 graphiques

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Descriptif et récapitulatif de la mission

** Bloc Caractéristiques de la mission**

☛ La plupart des champs servent de filtres pour les analyses statistiques

Type : voir types de missions. Le type de mission détermine la valorisation attendue pour la mission et permet des analyses globales.
Métier : voir table métiers (Expertise, Audit, etc…)
Fréquence : pour identifier s’il s’agit d’une activité récurrente ou non.
Options : récurrente, connexe, exceptionnelle, probable (non encore validée par le client/prospect), sans suite (abandonnée). Le champ probabilité de conclure est rattaché à la notion de Probable. Note : dans la réalité, cette notion est peu ou pas utilisée et les missions sont toutes considérées comme récurrentes.
Site **: voir regroupements
**Dates de début/fin : **périodes de validité de la mission (ne bloque cependant pas la saisie hors de ces périodes si la mission n’est pas fermée c’est pour avoir une idée sur le positionnement de la mission)
**Associé : identifiant de l’associé en charge de cette mission. Sauf en cas de duplication de mission, l’ouverture d’une mission reprend le nom de l’associé de la fiche client mais on peut avoir un même client/prospect avec des associés différents.
Chef de mission : responsable de la mission
Resp. facturation : utilisateur qui valide la facturation dans le workflow de facturation. Si non renseigné c’est l’associé qui en a la charge
A l’international : mission hors France (pour stats)
Entité : entité de rattachement. Attention, pour la facturation on ne pourra pas avoir de facture rattachée à des missions d’entités différentes.
Etablissement : établissement de rattachement (si géré)
Analytique : pour le transfert comptable incluant de l’analytique (optionnel)

Gestion de la lettre de mission :
o   Date de rendez-vous
o   Date de mise à jour de la lettre de mission
o   Montant de la lettre de mission

** Bloc Situation de la mission**

Ce tableau représente la situation de la mission, en tenant compte de l'évolution des facturations/frais/temps saisis.

Colonnes :

• Budget :  valeurs budgétées dans la fiche mission
  

o   Temps : ∑ Heures budgétées¹¹⁾
o   Temps valorisé : ∑ (Heures budgétées x Valorisation des temps du collab)¹²⁾
o   Frais : ∑ sous-traitance¹³⁾
o   Budget total : ∑ Montants budgétés¹⁴⁾

• Réel :  situation actuelle
  

o   Temps : ∑ temps passé)¹⁵⁾
o   Temps valorisé : ∑ (temps passés x Valorisation des temps du collab)¹⁶⁾
o   Facturation : ∑ Montants facturés¹⁷⁾)
o   Frais : ∑ (NDF + frais de circularisation)¹⁸⁾
o   Boni Mali : Facturation – Temps valorisés – Frais engagés

• Non validé et prévu : le futur
  

o   Temps : ∑ Temps planifiés¹⁹⁾ (au-delà de la date de validation derniers temps du collab)
+ Temps budgétés restants²⁰⁾(au-delà de la date de planification de la mission ou de la date de validation derniers temps du collab, suivant si on utilise ou non le planning)
o   Temps valorisé : ∑ valorisation des temps ci-dessus²¹⁾
o   Facturation : Budget fact – facturation réelle (note : on aura donc toujours un total égal à la facturation budgétée d'origine, sauf facturation complémentaire)
o   Frais : ∑ (Frais de circularisation + déplacements)²²⁾)
o   Boni Mali : Facturation prévue – Temps valorisés – Frais prévus

• Total : Situation à terme
  

o   Total = (Réel + Non validé & prévu) - Budget
o   % à terme = Total / budget

** Bloc graphe des temps**

Courbe des temps budgétés / réalisés répartis dans le temps
Note : le menu permet de modifier l'aspect du graphe

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Eléments budgétés, facturations et heures

Budgets d’honoraires de la mission , par exercice = ce qu’on va facturer par période. 1 période = 1 exercice du cabinet.  

Dans le cas d’un cabinet avec exercice décalé, par exemple de septembre à août, si on a des missions calées sur l’année civile (typiquement le département social) on aura donc 2 valeurs, une pour l’exercice n-1 de janvier à août et une sur l’exercice n de septembre à décembre.

Budgets collaborateurs  : détail des affectations par semaine des collaborateurs. La valorisation est faite d’après les taux de chaque collaborateur²³⁾ sauf si le paramètre “Gestion du taux collab au niveau de la mission” est activé auquel cas la valorisation sera faite au taux indiqué qui devra cette fois être saisi sur le tableau des budgets.

La saisie est proposée par défaut sur l’exercice en lien avec les dates de début / fin de la mission mais il est possible de saisir des temps antérieurs ou postérieurs (boutons / )

Si le paramètre “Saisie des tâches en budget” est activé il est alors possible de préciser en complément la tâche concernée.
Le bouton permet de masquer les semaines ne comportant aucun temps budgétés, pour une vue plus synthétique.

Commentaire budget : pour ajouter un commentaire. Celui-ci ressort sur l'édition BUDVER1

Visible si le module planning est activé.

Reprend la situation des temps planifiés pour la mission, en simple consultation.

Détail des temps passés et planifiés

Un double clic sur l'une des lignes ouvre la fenêtre de saisie des temps du collaborateur sur la période concernée (sous réserve de disposer des droits d'accès aux temps)

Le tableau de droite est un récapitulatif par intervenant.

Sous-traitance prévue sur la mission (intervenants externes)²⁴⁾

La colonne « Mt budgété » est saisie. La colonne « Mt déjà repris » est complétée lors de la saisie des « autres frais et circularisations » si on affecte une facture de sous-traitance à la mission.

Si l’utilisateur choisit de ne pas se servir de cette possibilité de gestion, les « autres frais » saisis de seront pas décomptés dans ce tableau mais néanmoins pris en compte dans la valorisation de la mission sur le 1^er onglet.

Détail des facturations passées sur la mission²⁵⁾. Seules les factures validées (archivées) apparaissent. La répartition des montants en Honoraires / Frais / frais de chancellerie dépend de la codification des codes facturation.
En consultation uniquement.

Le bouton affiche la facture sélectionnée

Détail des frais saisis pour cette mission, comprend

• Les frais de circularisation²⁶⁾.
• Les notes de frais (validées)²⁷⁾

En consultation uniquement.

 

Contenu : saisie directe des boni-mail²⁸⁾ Le contenu est utilisé dans des états spécifiques.

Contenu : Idem, le contenu est utilisé dans des états spécifiques²⁹⁾

Contenu : Identique à la table factures mais pour les factures intercos³⁰⁾

La facture type représente des éléments de facturation récurrents³¹⁾, avec une périodicité qui permet de déclencher la facturation à certaines dates (note : les dates sont alignées sur l’année civile, c'est à dire qu’une facturation trimestrielle interviendra fin mars, fin juin, fin septembre, fin décembre)

Le mode de saisie est identique à celui d’une facture avec la particularité d'avoir une option «Périodicité» en plus.
Une ligne peut aussi ne pas avoir de périodicité, dans ce cas elle sert de tarif de référence. Si une facture est émise sur la mission et que le code facturation est présent dans l'onglet facture type alors le libellé et le montant seront repris depuis cet onglet plutôt que depuis les codes facturation standards.

Note : il est possible d’utiliser des variables %1 à %3 dans les libellés pour faire générer des libellés actualisés au moment de la préfacturation. Exemple : « Votre facturation du mois %1 »

Le champ «Périodicité» situé au-dessus des lignes de facture permet d'indiquer le mode de facturation par défaut de la mission. Cette valeur est reportée sur les nouvelles lignes.
La procédure de préfacturation (génération «automatique» des factures) s'appuie sur ce champ. Si une mission est à facturation trimestrielle, les éléments à facturer provenant de la mission ne seront analysés qu'aux mois de mars, juin, septembre… avec un coefficient si nécessaire.

Mois de déclenchement de la facturation selon les périodicités

Cet onglet n’est visible que si des champs supplémentaires ont été créés par le cabinet.

La configuration des champs se fait dans les paramètres. Le contenu est modifiable dans selon les mêmes règles que les champs standards de la fiche mission.

Note : les champs de type liste sont des champs textes affichés sous forme de combo et qui proposent une liste autoalimentée³²⁾ par le contenu existant dans la table pour ce même champ.

Déclenche la planification de la mission courante. Disponible uniquement si le module planning est activé pour le cabinet.

La planification permet à l'utilisateur courant de déclencher la planification de la mission en cours, c'est à dire de déverser les temps budgétés en temps planifiés.
L'utilisateur n'a pas besoin de disposer des droits globaux sur le planning, uniquement sur la mission courante.
Voir le détail du fonctionnement dans le module planning.
A la différence d'un déversement global du budget dans le planning, la mise à jour individuelle permet en plus de déverser les temps qui viennent d'être planifiés dans l'agenda Outlook des utilisateurs concernés («Générer les rendez-vous Outlook»).
Pour que l'enregistrement dans Outlook fonctionne il est nécessaire que l'utilisateur qui effectue le traitement dispose des droits nécessaires sur les calendriers des utilisateurs.

Onglet Eléments de facturation : liste des éléments importés depuis le module de préfacturation au temps passé³³⁾. Ces éléments ont donc déjà été importés depuis la saisie des temps et sont soit déjà facturés (colonne “Facturée le” renseignée) soit en attente de facturation.

Toute ligne non encore facturée peut être modifiée³⁴⁾.

Utilisez les boutons sur la droite pour
Ajouter une ligne à facturer
Supprimer la ligne sélectionnée(non facturée).
Dupliquer la ligne courante

Onglet Facturation au temps passé : Eléments saisis par le collaborateur en saisie des temps

Le module facturation autorise la saisie par tout collaborateur d'éléments à facturer en même temps qu'il saisit ses temps, si la fonction est activée. Ces éléments sont visibles ici.

Le bouton permet de réaffecter la ligne courante à une autre client/mission en cas d'erreur d'affectation

Cette fenêtre détaille l'ensemble des temps affectés sur la mission. L'onglet «Etat des temps» fait plus ou moins la même chose mais il regroupe les temps d'un même collaborateur avec un même intitulé. Ici c'est vraiment l'intégralité du détail des temps, jour par jour, qui est affiché.
Un double clic sur l'une des lignes ouvre la fenêtre de saisie des temps du collaborateur sur la période concernée (sous réserve de disposer des droits d'accès aux temps)

La fiche mission peut être imprimée (essentiellement pour servir de support à la préparation de la facturation). Gessica gère 2 modèles de fiche mission qui présentent les mêmes données de manière différente. Le choix du modèle retenu pour le cabinet est fait dans les paramètres, « Gestion du comportement »

La présentation se fait sous forme de blocs qui sont visibles ou non au choix de l’utilisateur.

Modèle 1 (standard)                                             Modèle 2