Fiche Interlocuteur

Un interlocuteur représente une personne physique (ou adresse générique telle que « contact@xxx.yy ») et qui est rattachée à une ou plusieurs fiches Clients / Prospects / Contacts. Un interlocuteur peut être rattaché à plusieurs clients et en même temps à plusieurs contacts.
Fiche interlocuteur :

  L’affichage va être modulé en fonction :

• des modules qui sont mis à disposition du cabinet (Fiches de suivi)
• des choix de gestion du cabinet (Centres d’intérêt)
• du masquage/affichage des champs

En mode d'affichage sans le ruban les boutons d'actions sont positionnés sur la fiche de saisie¹⁾ ****

La barre d’outils

• Historique
  Interrogation de l'historique des modifications sur la fiche
  
  
• Fusionner
  Fusionne les n fiches sélectionnées en une seule. Voir Fusion de fiches
  
  
• Fiches de suivi
  Accès aux fiches de suivi de cet interlocuteur.
  
  
• Met en sommeil la fiche de l'interlocuteur
  
  
• Word
  Lance le générateur de documents de mailings intégré sur la fiche sélectionnée. Voir ce module spécifique.

Les actions possibles sont définies par l’option « Gestion interlocuteurs » du profil du collaborateur :

• Création d’une fiche interlocuteur
• Fermeture d’une fiche

Les champs sont par défaut non modifiables si les droits sont inférieurs à «les siens», la gestion fine se fait ensuite au niveau de l’accès à chaque fiche, selon l’affectation ou non de la fiche au collaborateur.

Avec les droits «tout» un administrateur aura tous les droits de création/modification sur les fiches, un collaborateur aura droit de modification («les siens») s’il est cité dans les contacts internes de cette personne.

La suppression d’une fiche ne peut se faire que si le collaborateur a les droits de gestion complets

Note : la création d’une fiche interlocuteur peut aussi provenir d’un import Outlook. Voir gestion Outlook.

L’accès aux fiches de suivi (si dispo) dépend aussi du profil (Droits fiches de suivi)

Bloc : identification

La numérotation des interlocuteurs est un compteur automatique, visible en pied de fenêtre (#17080 dans l'exemple).

Le Nom est obligatoire même hors gestion spécifique du cabinet. Le prénom ne l'est pas. Le champ «classement à» reprend par défaut la concaténation du nom et du prénom. Actions disponibles :
Découpe le champ Nom pour le répartir entre nom et prénom²⁾
Intervertit les contenus des champs nom et prénom
Met à jour le champ classement en reprenant le nom et le prénom

Civilité : voir codes disponibles

Adresse, téléphone, mobile… : coordonnées personnelles de l’interlocuteur.

Bloc : Traitements

Temporaire : si la fiche a été créée par un utilisateur qui n’a pas les droits « tout » celle-ci est mise en temporaire. Un utilisateur avec des droits plus étendus doit s’assurer que la fiche est correctement renseignée et décocher la notion de temporaire.

Mis en sommeil : la fiche a été fermée.

Hors mailing : cet interlocuteur ne sera jamais ajouté aux listes de mailings

Bloc : Sociétés

Liste des sociétés (Clients, Prospects, Contacts) auxquelles est rattaché cet interlocuteur.

On peut réaliser depuis la fiche interlocuteur une opération symétrique à celle des fiches clients/contacts et rattacher l’interlocuteur courant à des fiches clients ou contacts. On peut aussi à l’inverse supprimer le lien et détacher la fiche.
☛ Si depuis la fiche client on la fiche contact on détache un interlocuteur et que celui-ci n'est plus rattaché à aucune fiche, celui-ci passe d'office en sommeil.

Utilisez les boutons sur la droite pour
Rattacher l'interlocuteur à une société, client ou contact.
Sélectionner la société souhaitée dans la liste

Une recherche rapide est disponible dans le champ «Recherche»
Supprimer le lien entre l'interlocuteur et la société sélectionnée
Accéder à la fiche société. Action identique à un double clic sur la ligne souhaitée

Bloc  : Détail des sociétés
Détail des coordonnées de l'interlocuteur dans la société sélectionnée dans la liste.

Le nom de la société est rappelé et son adresse affichée.

Tél / fax / email société : coordonnées professionnelles de cette personne dans cette société.

Contact facturation : cette personne recevra les factures par mail³⁾ (sous réserve qu’une adresse mail valide soit définie ! Message de contrôle si ce n’est pas le cas). Sans objet pour les contacts.

**Contact principal **: les factures seront envoyées à tous les interlocuteurs cochés contact facturation⁴⁾. Toutefois JeFacture.com n’en gère qu’un seul et donc on identifie ici celui qui sera ciblé pour la dématérialisation. Sans objet pour les contacts.

Contact relances :  cette personne recevra par mail les relances de factures impayées⁵⁾. Par défaut on coche cette case si la personne est contact facturation. Sans objet pour les contacts.

Dirigeant : cette coche permet d’imprimer la fiche de travaux comptable en spécifiant le nom du dirigeant.

Service : voir codes disponibles.

Fonction : voir codes disponibles.

Commentaire : texte libre⁶⁾

Cet onglet liste les personnes du cabinet qui sont en lien avec cet interlocuteur.

Vœux : permet de filtrer les personnes à qui on va envoyer des vœux pour ce collaborateur.

Principal : dans le cas où plusieurs collaborateurs sont rattachés à la fiche, permet de sélectionner un collaborateur principal⁷⁾ pour cette fiche.

Utilisez les boutons sur la droite pour
Rattacher l'interlocuteur à un collaborateur
Supprimer le lien entre l'interlocuteur et le collaborateur sélectionné

 

Liste les événements⁸⁾ pour lesquels l'interlocuteur a été ciblé.
On retrouve dans cet onglet les informations de la partie CRM.

Pour chaque mailing traité, c’est-à-dire exporté d’une manière quelconque, on peut indiquer si on souhaite en garder trace. Si oui on crée un « évènement », et on y rattache les interlocuteurs concernés, information qui se retrouve ici.

Cette liste permet de savoir à quels événements a été convié l’interlocuteur et on peut depuis cette liste cocher s’il y a participé. Voir mailings et gestion des évènements. La liste permet de cliquer directement dans la case de la colonne «a participé» pour valider la présence.

A l’enregistrement de la fiche les contrôles suivants sont effectués :

• Renseignement des Champs obligatoires ou nécessaires.
  Si un champ obligatoire n’est pas renseigné l’enregistrement de la fiche est bloqué.
  Si c’est un champ simplement qualifié de « nécessaire » est manquant un message d’alerte prévient l’utilisateur et lui propose de procéder à la qualification du champ, mais ce n’est pas bloquant.

• Présence d’une société active cochée comme principale.

Dans l’esprit d’une gestion RGPD et pour disposer d’un historique des modifications des fiches, les changements apportés sur certains champs sont tracés. Le libellé événement commence par « Modif fiche interloc. » + n° interlocuteur

Champs concernés, pour mémoire :

IntNom, IntClasstA, IntPrenom, IntAdresse, IntTel, IntFax, IntMobile, IntEmail, Temporaire, IntHorsMailing, IntCivilite, EnSommeil, Commentaire

Et pour les informations de l’interlocuteur dans chaque société :

Fonction, CodeFonction, TelDeSoc, FaxDeSoc, eMailDeSoc, Commentaire, Service, Principal, ContactFacturation, ContactFacturationPrincipal, ContactRelance, EstDirigeant\\

+ les modifications sur champs mailing

Les fiches de suivi commercial permettent de tracer les actions réalisées / à réaliser pour un prospect.

C’est un module à part disponible si l’option est activée pour le cabinet et si le collaborateur dispose des droits correspondants.

On peut créer / mettre à jour une fiche de suivi directement depuis ce formulaire via le bouton

Voir la gestion complète dans le module Suivi commercial.