Le workflow de validation des notes de frais est un fonctionnement optionnel de Gessica ; lorsqu’il est activé il concerne toutes les entités. Il fonctionne de pair avec la dématérialisation des justificatifs puisqu’on se passe alors de tout document papier.

Le principe est de proposer au responsable du collaborateur d’approuver la note de frais sous forme numérique en lieu et place des formats papier, puis d’effectuer les contrôles et la validation finale sous la même forme.

• Le/la collaborateur(trice), qui saisit puis valide sa note de frais,
• Le/la responsable, qui approuve la note de frais
• Le service administratif qui contrôle les justificatifs et effectue la validation finale si tout est correct.

La validation peut se faire à 3 niveaux comme indiqué ci-dessus ou à 2 niveaux comme actuellement, dans ce cas la phase de validation en ligne par le responsable est supprimée. Le choix du mode de fonctionnement se fait dans les paramètres de Gessica.

• Le responsable de chaque collaborateur doit avoir été indiqué dans la fiche de chacun.
  

Le responsable niveau 2 n’est utilisé que pour la validation des congés à 2 niveaux et n’a pas d’utilité ici.

• Indiquer pour chaque entité le collaborateur en charge du contrôle final des notes de frais, dans la gestion des entités :

Le même collaborateur peut avoir en charge la validation sur plusieurs entités le cas échéant.

• Indiquer combien de niveaux de validation le cabinet souhaite utiliser. Ceci est précisé dans les « Paramètres / Généralités / Gestion du comportement de l’application »

Le collaborateur saisit normalement sa note de frais et y joint les justificatifs numérisés (voir la documentation sur la saisie des notes de frais).

Une fois celle-ci terminée, il valide sa NDF. Celle-ci ne pourra être validée si la taille globale des justificatifs dépasse 10 Mo, le cas échéant il pourra s’avérer nécessaire de scinder la NDF en deux.

La validation du collaborateur déclenche le stockage de la NDF au format PDF sous forme d’un seul document comprenant la NDF en elle-même et les justificatifs.

Si un automate de traitement est disponible sur le site, un message informe le responsable du collaborateur et lui fournit la NDF au format PDF.

Dans le cas d’un fonctionnement à 2 niveaux, cette phase n’est pas disponible.

Avec automate

L’automate est un poste dédié qui effectue certaines tâches automatiques sur la base Gessica. Si un mail de validation a été envoyé par l’automate au valideur, celui-ci peut comme pour les congés répondre en acceptant (ACCEPT:) ou refusant (REFUS:) la note de frais.

Si elle est acceptée, la NDF passe à l’étape suivante c’est-à-dire le contrôle administratif du document.

Si elle est refusée, elle est dévalidée par l’automate pour que le collaborateur puisse en reprendre la saisie et celui-ci est informé par mail du refus ; à charge pour lui d’apporter les corrections nécessaires.

Sans automate

Note : La présence d’un automate n’empêche pas l’utilisation telle que décrite ci-dessous.

En entrant dans l’application le responsable est informé qu’il a des notes de frais en attente de validation :

Pour les valider/refuser il doit se rendre sur le menu Frais / Visa notes de frais

La liste présente par défaut la liste des NDF en attente de traitement (état validé collab. )

Le bouton ❶ permet d’afficher toutes les NDF de tous les collaborateurs qui dépendent du responsable en cours, donc y compris celles déjà approuvées, ou uniquement celles en attente de visa.

En entrant dans la NDF le responsable accède à la NDF avec tous les droits de gestion. Il peut visualiser les justificatifs (bouton   ou double-clic sur la PJ).

Le menu ❶ valide la NDF : celle-ci passe à l’état Ok pour contrôle administratif.

Le menu ❷ permet de la refuser et rend la saisie au collaborateur.

L’approbation vaut là aussi signature du document par le responsable

Une NDF approuvée par le responsable mais non encore définitivement validée se présente sous cette forme dans la liste :

Avec automate

Si un poste automate est disponible un mail de validation est envoyé au valideur administratif pour l’informer qu’une note de frais est à traiter, une fois l’approbation faite par le responsable.

Le valideur peut comme pour les congés répondre en acceptant (ACCEPT:) ou refusant (REFUS:) la note de frais.

Si elle est refusée, elle est dévalidée par l’automate pour que le collaborateur puisse en reprendre la saisie et celui-ci est informé par mail du refus ; à charge pour lui d’apporter les corrections nécessaires.

Si elle est acceptée, elle passe à l’étape suivante c’est-à-dire la mise en règlement.

Sans automate

Note : La présence d’un automate n’empêche pas l’utilisation telle que décrite ci-dessous.

En entrant dans l’application le responsable administratif est informé qu’il a des notes de frais en attente de traitement :

Pour les valider/refuser il doit se rendre sur le menu Frais / Gestion notes de frais

La liste présente par défaut la liste des NDF en attente de traitement (état validé collab. si la validation est à 2 niveaux, donc sans phase d’approbation par le responsable collab., ou état approuvé par le responsable  si la validation est à 3 niveaux)

Le bouton ❶ permet d’afficher toutes les NDF de tous les collaborateurs, donc y compris celles déjà traitées, ou uniquement celles en attente de contrôle.

En entrant dans la NDF on accède à celle-ci avec tous les droits de gestion.

La visualisation des justificatifs se fait par le bouton   ou double-clic sur la pièce.

Le menu ❶ valide la NDF : celle-ci peut être mise en paiement. Si la dématérialisation complète est activée, le document PDF complet (Etat NDF + justificatifs) au format PDF est envoyé vers le site jefacture.com pour scellement et archivage.

Le menu ❷ permet de refuser la NDF et rend la saisie au collaborateur.

L’approbation vaut là-aussi signature du document

Le traitement d’envoi est visualisé par un message en pied d’écran

Une NDF définitivement validée est représentée par une double coche

La liste des NDF permet de visualiser l’état d’envoi de la note

Le symbole  indique que la NDF a été envoyée vers le site jefacture.com, le symbole  signifie que le document signé numériquement a bien été récupéré et mis en base.

A ce niveau le retour en arrière est toujours possible pour rendre la saisie à l’administratif ou au collaborateur via le bouton suivant, mais il faudra néanmoins supprimer le document sur le site de jefacture.com pour ne pas générer de doublons à la prochaine validation de la NDF.

Outrepasser la validation intermédiaire

Dans le cas d’une validation à 3 niveaux, l’administratif accède aux NDF approuvées aussi bien qu’à celles qui ne sont validées qu’au niveau du collaborateur. Il a ici la possibilité de valider aussi bien les unes que les autres. Toutefois dans le cas de la validation d’une NDF non approuvée ceci est signalé par un message d’avertissement :

Ce fonctionnement permet de ne pas avoir de blocages dans le process en cas d’indisponibilité du responsable collaborateur.

L’interrogation de l’historique de la NDF permet à tout moment de visualiser quels traitements ont été effectués sur la NDF et qui en est à l’origine.

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Pour terminer la procédure, il faut encore se connecter sur le site de jefacture.com pour valider les NDF et les récupérer scellées.

Les NDF arrivent en achats sur le site de jefacture.com

Il faut les accepter manuellement, sauf si on a précisé une acception automatique dans les paramètres du site.

En cliquant sur « Accepter » on obtient

Le document présent sur le site comprend un fichier Factur-X décrivant la NDF, par conséquent aucune analyse OCR n’est faite sur celui-ci.

En cliquant sur  le document est scellé numériquement, ce qui demande néanmoins un peu de délai.

Note : si des documents ont été émis vers le site jefacture.com mais non encore réceptionnés, la liste des notes de frais le signale par un message  

La récupération du document final signé se fait via le menu « Frais / Récup. documents scellés »

Sélectionnez éventuellement l’entité concernée et cliquez sur