Workflow de validation des factures
Facturation ************* ⮡ Brouillons **************
La gestion d'un workflow de validation de la facturation est un fonctionnement optionnel de Gessica. Il est activé ou non pour le cabinet. S'il est activé il concerne toutes les entités.
Si le workflow n'est pas activé, la facture est saisie, validée, envoyée au client puis comptabilisée.
Voici le détail du process s'il est activé.
| Process | Responsable |
|---|---|
| 1) Préparation des brouillons | administratif |
| 2) Validation des brouillons en factures | administratif |
| 3) Approbation/rejet des factures | responsable de facturation |
| 4) Correction éventuelles sur les rejets | administratif |
| 5) Validation des factures | administratif |
Dématérialisation
| 6) Envoi vers JeFacture | administratif |
| 7) Vérification des documents Envoi vers les PDP des destinataires | JeFacture.com |
| 8) Analyse des retours | administratif |
1) Génération des brouillons
Process standard de saisie
2) Validation des brouillons en factures
Process standard de saisie
| 3) Approbation/rejet des factures | responsable de facturation |
| 4) Correction éventuelles sur les rejets | personnel administratif |
| 5) Validation des factures | personnel administratif |
| personnel administratif |
; ce n'est pas obligatoire et dépend de la configuration mise en place pour le cabinet. Dans ce process les factures sont générées dans un premier temps avec les éléments qui ont été vus ci-dessus puis soumises à approbation par le responsable du client ou de la mission
Les factures seront envoyées au client soit au format papier (en disparition) soit par mail. L'envoi des factures par mail ne peut se faire que si on a identifié au niveau du client un destinataire de facturation donc un interlocuteur rattaché à la fiche client, qui est coché destinataire de facturation et qui dispose d'une adresse mail valide ou du moins correctement formatée.
Un brouillon est comme son nom l'indique un document temporaire que l'on peut modifier ou détruire à volonté à la différence d'une facture qui une fois créée ne peut plus être supprimée.
L'accès au brouillon se fait depuis le menu facturation. La liste des brouillons fournit tous les documents en cours de traitement qui ont été émis par le cabinet toutes entités confondues. Il est possible de filtrer l'affichage par les commandes standard ou de sélectionner une entité dans la liste de sélection située en bas d'écran 
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