Import d'éléments de facturation

Facturation
⮡ Import des éléments à facturer

L'import CSV permet d'incorporer à Gessica des éléments à facturer créés depuis une application externe. Les brouillons ne sont pas directement créés mais les éléments intégrés seront proposés en facturation lors du prochain traitement de facturation automatique.

A la première ouverture, comme il n'existe encore aucun format décrivant le fichier à importer, le programme propose d'en faire la définition.
Vous pourrez revenir sur cette définition depuis le bouton de l'écran principal.

Sélectionner un fichier modèle, c'est à dire un fichier au même format que ceux que vous traiterez ensuite, puis indiquez quel est le séparateur de champs utilisé : le fichier est analysé et une ligne par colonne du fichier .csv est aoutée au 1er tableau tandis que le contenu du fichier est affiché dans celui du dessous.

Indiquez sur chaque ligne ce qu'elle contient, les choix possibles sont :

• <ignoré> : la colonne ne sera pas interprétée par le programme
• Code client : Code du client concerné. Obligatoire et ne doit être présent qu'une seule fois
• Date : Date de traitement. L'import peut être daté globalement¹⁾, ou ligne par ligne (facultatif)
• Code facturation xxx : sélectionner parmi la liste des codes facturations actifs (obligatoire)

Le libellé affiché est celui de la rubrique sélectionnée.
La colonne «Contrôle cohérence» est destinée spécifiquement aux imports de paye. Elle permet de signaler que le code facturation coché concerne les bulletins de paye. Il ne peut il y avoir qu'un seul code facturation qui soit coché dans tout le tableau. Celui-ci fera l'objet d'un contrôle de cohérence en fin d'import, c'est à dire une vérification de la présence d'une quantité sur le mois importé par rapport au mois précédent afin d'éviter des erreurs d'affectation (ex : la sélection a été mal faite dans le fichier généré et on se retrouve avec un montant dans la colonne nombre de bulletins ⇒ erreurs). Le programme signalera les écarts de nb de bulletins entre la facturation importée ce mois et celle importée le mois précédent.
Ce contrôle peut bien sûr être utilisé à d'autres fins mais c'est le calcul sur la quantité facturée qui sera dans tous les cas prise en compte.

Sélectionnez le fichier à traiter puis cliquez sur le bouton
Si le fichier paraît ancien²⁾ le programme le signale, pour éviter les erreurs de réimport.

Le tableau est rempli à partir des données présentes dans le fichier en faisant correspondre les colonnes définies lors de la phase de configuration.


Les lignes comportant des erreurs sont surlignées en rouge. Positionnez la souris sur une ligne concernée pour voir l'erreur rencontrée

Les lignes en erreurs seront ignorées.

Avant de lancer l'import, spécifiez l'affectation :

• du code mission :
  - soit un code spécifique “2025P” par exemple, auquel cas l'affectation se fera sur la mission 2025P du client si elle existe. Dans le cas contraire, la ligne sera ignorée.
  - soit la 1^ère mission ouverte du type déterminé. Par exemple une mission de type paye.
  En cochant «sur la période» l'affectation se fera sur la 1^èremission du type indiqué dont les dates de début/fin incluent la date des mouvements importés³⁾
  
• la date d'import : la facturation des éléments importé se fera plus tard. On peut avoir des missions dont les bulletins sont par exemple enregistrés mois par mois mais facturés tous les trimestres. Il faut donc qu'on sache à quelle période se rattachent les imports. La date peut être celle d'une colonne date présente dans le fichier importé (utile par exemple si on a plusieurs mois dans un fichier) ou la date indiquée manuellement.
  

En cliquant sur les différents clients reconnus sont traités, les éléments importés sont imputés sur chaque mission à raison d'une ligne par code facturation pour lequel la valeur importée est différente de 0.
Si Gessica ne parvient pas à trouver la mission demandée ceci est signalé.

Un récapitulatif global résume les imports traités

Une fois importés on retrouve les données dans la fiche mission, accessibles depuis le bouton