Facturation automatique

Facturation
⮡ Générer facturation auto

La facturation automatique permet de créer périodiquement des brouillons de factures en regroupant :
- les facturations périodiques des missions (factures type)
- les imports de facturations externes (Silae)
- les facturations au temps passé
- les éléments de facturation saisis parallèlement aux temps

La partie droite de l'écran présente les clients (missions) pour lesquels vous pouvez faire générer des brouillons, c'est à dire ceux pour lesquels il existe dans la base des éléments potentiellement facturables d'après les critères ci-dessus.
Pour sélectionner une mission, cochez la case située à gauche de la ligne. Vous pouvez aussi utiliser les filtres situés dans le bloc pour faire effectuer un pré pointage par le programme.
Filtres disponibles :

• Périodicité : correspond à la périodicité indiquée sur la ligne de facture type (une même mission peut donner lieu à des facturations selon des périodicités différentes)
  Pour la facturation de fin janvier on cochera «Mensuelle»
  Pour celle de fin mars on cochera en plus «Trimestrielle»
  Pour fin juin on y ajoutera «Semestrielle», etc…
• Entité : celle de la mission
• Groupe¹⁾ : celui de la mission
• Associé : Celui de la mission

Une fois ce pointage fait vous pouvez cocher/décocher ce que vous voulez avant de faire préparer les brouillons. Le programme vous indique en bas à gauche combien de missions sont sélectionnées. Le fait de cocher des missions supplémentaires ne fera pas remonter des factures types trimestrielles si on n'est pas sur une fin de trimestre mais déclenchera la prise en compte des autres éléments.

Eléments de facturation à préciser avant de lancer le traitement :

• Date de facturation : date qui sera indiquée sur les factures.
• Date d'arrêté : date limite de prise en compte des éléments externes (import, saisies complémentaires temps)

• Libellés variables (bloc ): jusqu'à 3 libellés peuvent être insérés dans le texte des factures types codés %1, %2 ou %3. Les libellés indiqués ici viendront remplacer ces codes.
  Ceci vous permet d’avoir un libellé de type
  ‘…prestations du mois %1’
  qui en indiquant ‘de janvier 2026’ dans la case « Lib.variable 1 » deviendra au moment de la facturation
  ‘…prestations du mois de janvier 2026’

• Insertion d'un texte générique dans les brouillons
  Cliquez sur pour définir le texte à insérer
  La liste permet de choisir quel sera l'emplacement de ce texte (avant ou après les lignes de la facture)

Note : en pied de formulaire est indiqué pour mémoire la date du dernier traitement d'import de données externes afin d'éviter des oublis.

Cliquez sur pour obtenir une liste récapitulative de ce que le programme va préparer comme brouillons.
Gessica signale le cas échéant si des éléments ne sont pas validés (facturation au temps passé)

Enfin cliquez sur pour faire préparer réellement les brouillons.
Après confirmation le programme prépare les brouillons demandés. Dans cette procédure Gessica va :
- regrouper les lignes de même type (même code facturation, même libellé) en cumulant les quantités ou les montants
- regrouper en une seule facture plusieurs missions d’un même client à condition que votre cabinet gère une facturation multi missions et sauf bien sûr s’il s’agit d’entités différentes. Vous pouvez forcer la création de brouillons à raison d'une pièce par mission en cochant Pas de regroupement par client
– pointer les éléments variables (imports externes (Silae), facturation au temps passé, …) comme ayant été traités, ce qui signifie qu'ils ne pourront PAS faire l'objet d'un nouveau traitement même en relançant la procédure complète !

Les brouillons ainsi générés restent modifiables par la procédure de gestion standard.