Brouillons de facture

Facturation
⮡ Brouillons

Un brouillon est comme son nom l'indique un document temporaire que l'on peut modifier ou détruire à volonté à la différence d'une facture qui une fois créée ne peut plus être supprimée.
L'accès au brouillon se fait depuis le menu facturation. La liste des brouillons fournit tous les documents en cours de traitement qui ont été émis par le cabinet toutes entités confondues. Il est possible de filtrer l'affichage par les commandes standard ou de sélectionner une entité dans la liste de sélection située en bas d'écran .

L'accès à la liste et à la saisie des brouillons est réservé aux administrateurs (Profil «Administration des ventes», et aux utilisateurs avec des droits sur la facturation (Profils «Droits factures» à “tout” ou “Les siens”)¹⁾
Un profil associé aura par exemple accès à la gestion des brouillons de clients qui lui sont rattachés.


Sur ces accès il est possible de greffer des limitations complémentaires par utilisateur. Ceci se définit au niveau de la fiche du collaborateur où il est possible de limiter les accès à une entité et/ou un établissement. De cette manière on peut autoriser la gestion de la facturation d'une entité (ou d'un établissement) à une personne du cabinet.

En mode d'affichage sans le ruban les boutons d'actions sont positionnés sur la fiche de saisie²⁾
☛ un double clic sur une ligne ouvre le document concerné.
La 1ère colonne signale la présence d'une ou plusieurs notes de facturation, un aperçu est affiché en positionnant le curseur sur l'icone³⁾. Un double clic ouvre les notes correspondantes :

Ces notes sont celles saisies dans la fiche du client, onglet Notes, et pour lesquelles il a été précisé qu'elles devaient apparaître en facturation.
Vous pouvez désactiver une note (ôte la coche de rappel mais conserve la note) ou la supprimer depuis cette liste si elle n'a plus lieu d'être.
☛ L'icone dans cette colonne signale que la fiche client est fermée

Pour créer un nouveau brouillon utilisez le bouton nouveau et laissez-vous guider. les autres fonctions définies par la barre d'outils sont les suivantes :

La barre d’outils (liste)

• Accès document
  Ouvre le brouillon concerné (effet identique avec un double-clic sur la ligne souhaitée)

• Nouveau
  Ouvre une fenêtre de saisie d'un brouillon vierge

• Dupliquer
  Duplique le brouillon actuellement sélectionné.
  ☛ la création par duplication d'un document existant est aussi possible depuis la saisie des factures.
  

• Imprimer
  Par défaut l'impression est proposée avec le modèle configuré pour l'entité à laquelle appartient le brouillon. Vous pouvez utiliser le menu de ce bouton pour sélectionner d'autres options :
  
  • Sur pré-imprimé : les entêtes et pieds de documents présents dans le modèle seront ignorés
  • Choisir un modèle : permet d'imprimer en utilisant un autre modèle de document
  
  ☛ L'impression d'un groupe de documents est possible depuis le menu Facturation / impression brouillons.
  ☛ Si le modèle de l'entité n'est pas accessible⁴⁾, Gessica proposera l'impression depuis un modèle de document simplifié intégré au programme, donc non personnalisé
  

• Supprimer
  Supprime (définitivement) le brouillon sélectionné.

• Fusionner
  Sélectionnez 2 brouillons (ou plus) d'un même client et d'une même entité pour les regrouper en un seul.

• Valider en facture
  Génère les factures depuis les brouillons sélectionnés. Utilisez le bouton “Sélectionner” pour pointer en une fois toute la liste.
  
  La validation génère la facture correspondante en lui attribuant le prochain n° dans la séquence de facturation de l'entité puis supprime le brouillon d'origine.
  ⇒ Contrôles effectués :
  • si la date du brouillon est antérieure à la dernière date de facturation de l'entité⁵⁾ celle-ci est mise sur cette dernière date.
  • si la date est postérieure à cette dernière date, une alerte⁶⁾ va demander confirmation avant de changer la période de facturation car vous ne pourrez plus revenir en arrière.
  
  • ☛ Si la validation concerne des documents pour lesquels il existe des notes de facturation, un récapitulatif⁷⁾ est affiché pour alerter l'utilisateur.
    

• Changer dates
  Permet une réaffectation globale de la date de facture (et d'échéance) sur les documents sélectionnés

• Client : accède à la fiche du client du document sélectionné
• Mission : accède à la fiche mission du document sélectionné (mission d'entête)

La barre d’outils (fiche)

• Accède à la pièce⁸⁾ suivante / précédente
• Mes documents : Limite la liste des brouillons parcourus à ceux que j'ai créés
• Nouveau : Ouvre une fenêtre de saisie d'un brouillon vierge ou propose de dupliquer le document courant.

Cliquez sur pour rechercher un document existant afin de le dupliquer.

En cochant «Et créer un avoir» le sens du document dupliqué sera inversé avoir/facture.

• Imprimer : mêmes possibilités que depuis la liste, document par défaut ou sélection d'un modèle.
• Pro Forma : imprime avec le modèle par défaut ou le modèle sélectionné en incluant le terme «Pro Forma» en filigrane.

• Client : accède à la fiche du client du document sélectionné
• Mission : accède à la fiche mission du document sélectionné (mission d'entête)
• Notes : affiche les notes de facturation du client.
• Docs client : liste des documents rattachés à la fiche du client, pour consultation
• Chancellerie : applique des frais de chancellerie s'il en existe de définis sur la mission principale
  Note : les frais de chancellerie représentent un montant forfaitaire ou un pourcentage de frais appliqué sur le total HT de la facture.
  
• Valider en facture : transforme le brouillon en facture
  

L'affichage est constitué d'un bandeau permettant de sélectionner le client et la mission.
On identifie une mission qui sera la mission principale permettant de savoir à quoi se rattache globalement la facture mais on peut très bien avoir des factures et donc des brouillons qui sont rattachés à plusieurs missions différentes, tant qu'elles sont dans la même entité.

Cette grille présente le corps de la facture ou de l'avoir.

Code	c'est le code facturation (on n'utilise pas ici le terme de produit ou d'article) qui est utilisé pour l'affectation du chiffre d'affaires et l'affectation comptable. Les codes de facturation sont définis dans les paramètres. En l'absence de code de facturation la ligne sera strictement un libellé, sans montants. Note : les codes de facturation qui sont disponibles dans la liste dépendent de la configuration qui a été mise en place12). Vous pouvez notamment limiter les codes accessibles en fonction de l'entité de facturation de façon à éviter les erreurs de saisie.
Libellé	C'est un texte au format RTF13) ; vous pouvez mettre en forme votre texte comme dans un traitement de texte avec toutefois des fonctions simplifiées (gras, italique, souligné, couleur, etc…). Utilisez la barre d'outils14) qui apparaît dans la grille en cours de saisie pour faire la mise en forme. ☛ le libellé provient à l'origine du code facturation. Si toutefois ce code est présent dans la facture type de la mission correspondante15) alors c'est ce texte qui sera utilisé à la place dans la facture. ☛ le texte est repris tel que formaté depuis le code facturation quelque soit son origine, avec toutes les mises en forme, polices comprises. Dans le cas d'un commentaire la police utilisée par défaut est celle définie pour le cabinet.
Nombre Et prix unitaire	La colonne nombre n'est accessible que si le code facturation est exprimé en quantité par exemple un nombre de bulletins16), dans ce cas cette colonne ainsi que la colonne prix unitaire sont accessibles en saisie et la colonne montant est calculée. Le prix unitaire provient lui aussi du code de facturation et dans le cas où le code en question existe pour la mission il prend la valeur indiquée dans la facture type ce qui permet de gérer des «tarifs» personnalisés.
Montant	Pour les codes facturation qui ne s'expriment pas en quantité on saisit ici directement la valeur qui sera facturée. Comme pour le prix unitaire, la tarification provient de la facture type si existante et à défaut du code facturation.
Mission	La liste déroulante propose les missions actives17) du client pour l'entité qui a été indiquée ; par défaut la mission proposée est celle stipulée dans l'entête du document. Si le cabinet gère une facturation multi missions alors il est possible de sélectionner ici une autre mission pour cette même facture. Le chiffre d’affaires sera dans ce cas réparti sur chacune des missions concernées.
Masquage ?	La dernière colonne permet de masquer partiellement ou totalement une ligne. Sélectionnez : pour masquer les montants de la ligne pour masquer entièrement la ligne auquel cas seules les lignes de totalisation si elles existent seront visibles ☛ il est aussi possible de cocher en bas de la fenêtre l'option « masquer les montants de détail » pour ne plus avoir aucun montant affiché sur le document à l'exception des totalisations. en dématérialisation les montants de détail seront obligatoirement présents dans le contenu du fichier réceptionné par le PDP du client Le symbole signale une ligne de sous-totalisation.

Commandes disponibles pour la saisie (à droite de la grille), également disponibles dans la barre d'outils¹⁸⁾ :

• ajoute une ligne de saisie dans la grille
• supprime la ligne actuellement sélectionnée
• duplique la ligne actuellement sélectionnée
  
• insère une ligne au-dessus de la ligne actuellement sélectionnée
• ouvre une fenêtre de saisie pour faciliter la saisie du texte.

• insère une ligne de sous-totalisation. Le sous-total est calculé automatiquement par cumul de toutes les valeurs des lignes placée au-dessus de lui, jusqu'à la ligne de sous-total précédente ou à défaut jusqu'au début du document.
• déplace la ligne courante vers le haut
• déplace la ligne courante vers le bas

Une note de débours n'est pas à proprement parler une facture, le document ne sera pas comptabilisé et restera dans les brouillons.
La fonction n'est visible que si l'option est activée²¹⁾ auquel cas le bouton de la liste des brouillons propose en complément la création d'une note de débours ²²⁾

Le document est saisi comme un brouillon et il lui est ajouté un n° de note de débours, compteur automatique pour différencier ces documents, qui sera imprimé en lieu et place du n° de facture.
Il ne sera pas possible de le valider en facture.