Encaissements
⮡ Encaissements

La saisie des règlements clients se fait depuis la liste des encaissements. D'autres modes de traitement plus ou moins automatisés existent, voir import des règlements, acceptation des traites/virements.
L'accès est réservé aux administrateurs (Profil «Administration des ventes», et aux utilisateurs avec des droits sur la facturation (Profils «Facturation» à “tout” ou “Les siens”)¹⁾.
Si une limitation de droits a été imposée à l'utilisateur dans sa fiche, celui-ci ne pourra gérer que les encaissements de son entité ou son établissement.

Un règlement une fois saisi devra être remis en banque, même s'il s'agit d'un virement qui par définition est déjà en banque, ceci afin de suivre le même process que pour les autre modes de règlement. A noter que dans la balance âgée et le comparatif comptable les règlement sont datés de leur propre date jusqu'à la remise puis de la date de la remise.

☛ un impayé devra suivre le même process et être enregistré en négatif sur le compte du client

En mode d'affichage sans le ruban les boutons d'actions sont positionnés sur la fiche de saisie²⁾
Il est possible de filtrer l'affichage par les commandes standard ou de sélectionner une entité dans la liste de sélection située en bas d'écran mais aussi de limiter la liste en fonction des dates de factures pour alléger l'affichage
Si le cabinet gère des établissements un filtre par établissement est aussi proposé.

☛ un double clic sur une ligne ouvre le règlement concerné en mode consultation uniquement (action identique depuis la fiche client, onglet situation). Un règlement n'est pas modifiable, il faut le supprimer et le recréer le cas échéant.

La barre d’outils (liste)

Nouveau règlement. Ouvre le formulaire de saisie d'un encaissement
Consulter. Affiche le détail du règlement³⁾
Supprimer. Supprime le règlement sélectionné. Celui-ci ne doit pas avoir été remis en banque.

La barre d’outils

Nouveau règlement
Supprime le règlement en cours
Permet d'accéder à la situation du client pour lettrer le compte⁴⁾
Clients en sommeil : permet de sélectionner un encaissement sur un client mis en sommeil. Par défaut les fiches client fermées ne sont pas affichées
Client : accède à la fiche du client du document sélectionné

Saisie

Bloc Identification client et montant réglé
Il faut identifier un client et indiquer le montant réglé. La saisie peut se faire de différentes manières.

• Le client vous a indiqué le n° de facture réglée ⇒ indiquez le dans «Rech.facture» et s'il est trouvé par Gessica le reste se remplit automatiquement.
• Le client n'a pas fourni le n° de facture, indiquez
  

Pour un règlement par LCR ou prélèvement il faut aussi compléter :
+ L'échéance
+ le RIB du client. Là aussi, si vous avez sélectionné la banque dans la liste proposée le n° de compte s'est complété automatiquement avec les données bancaires du client⁵⁾.

Bloc Rapprochement d'une facture du client
Une fois le client identifié la liste des pièces non soldées est affichée. Une pièce peut être réglée en totalité, dans ce cas son solde est à zéro. Si un règlement partiel a été affecté son solde sera affiché pour le restant à payer.
Vous pouvez soit cliquer sur la coche de la colonne Tot.(totalité) auquel cas la colonne “Montant imputé” est renseignée pour le montant du solde.
Vous pouvez aussi saisir une valeur affectée sur une facture qui ne corresponde pas à la totalité du solde de ligne, c'est à dire enregistrer un règlement partiel.
Chaque montant saisi/imputé globalement décrémente le reste à imputer. Ce reste à imputer devra parvenir à zéro pour pouvoir enregistrer le règlement.

☛ une pièce soldée sera lettrée avec ce règlement lors de la validation
☛ vous pouvez intégrer des avoirs en attente dans les documents cochés, tant que le total⁶⁾ est à zéro ils seront traités et lettrés comme les factures.

Bloc Rompus ou non affecté
Il peut se produire des situations où

• aucune facture n'existe pour le client (celui-ci paye en cours d'année une facture qui sera émise plus tard, par exemple)
• vous ne savez pas comment affecter le règlement
• l'équilibre de l'écriture ne peut pas être fait.

Dans tous ces cas il faut compléter la grille du bloc 3 pour solder l'écriture.
Dans les 2 premiers cas saisir l'intégralité sur un code spécifique NONAFF⁷⁾ qui indique qu'on n'a pas pu affecter le règlement. Le montant saisi, total ou partiel sur le règlement est déduit du reste à imputer.
Le solde de l'écriture peut être affecté sur l'un des comptes proposés, en général pour les écarts de centimes (658000/758000).
Si vous affectez l'intégralité du montant du règlement client sur une autre valeur que NONAFF c'est une anomalie, le programme ne vous bloquera pas mais il signalera celle-ci.

Bloc Reste à imputer Cette cellule indique le solde restant à affecter entre le montant saisi du règlement et l'affectation sur des lignes clients ou en rompus.
L'enregistrement du règlement ne pourra être compléter que lorsque la valeur sera à zéro.

Prenons le cas d'un règlement de 8 000 €. Celui-ci ne correspond à aucune facture existante.
Je choisis d'imputer ce montant sur 2 factures et le solde de 34,40 € en non affecté.

Dans la fiche du client les factures et le détail des règlements ont été lettrés et ne son plus visibles, ne reste que le montant non affecté

L'affichage des écritures lettrées montre la situation complète de ce règlement :
pour faciliter le lettrage en comptabilité un règlement est découpé en autant de sous-éléments que d'affectations réalisées. Lors du transfert comptable ces montants détaillés seront passés au compte du client alors que le total du règlement sera lui affecté sur la banque.