L'usage d'un smartphone et Outlook restent les principaux moyens de gestion des contacts pour la plupart des utilisateurs.
Gessica permet de récupérer ces données et les synchroniser dans la base centrale via le module Outlook.
Si le cabinet n'utilise pas Microsoft 365 la récupération des informations se fait depuis un poste disposant du programme Outlook (« client lourd », version «Classic») et d’un accès aux contacts concernés, les siens propres ou ceux qu’un autre utilisateur lui a mis en partage. Si Office 365 est utilisé et configuré dans Gessica l'import peut se faire sans programme Outlook sur le poste.

Un même interlocuteur peut être en contact avec plusieurs collaborateurs du cabinet, ce qui peut amener à des doublons ; la synchronisation peut aussi se faire a posteriori quand un contact a déjà été créé dans la base.
La procédure consiste donc à s’assurer par un contrôle humain que les fiches non reconnues sont bien nouvelles et ne correspondent pas à des fiches existantes dans Gessica. Ce contrôle est essentiel car un rapprochement par les noms est insuffisant du fait des homonomies ou des orthographes différentes.
C’est cette procédure qui est décrite ici.
L'import des contacts est la 1^ère phase. Une fois le premier import réalisé l'accès au module sera à même de reconnaître les fiches déjà intégrées et effectuera une synchronisation, ne proposant alors d'importer que les fiches encore inconnues de Gessica.  

Ouvrir le menu Import des contacts Outlook depuis le menu Bases / Gestion Outlook.

Bases
⮡ Import des contacts Outlook

Il faut au minimum des droits d'accès sur ses propres interlocuteurs pour accéder à cette fonction.  

Par défaut le programme propose d’utiliser l’un des carnets d’adresse propres à l’utilisateur actuel « Mes contacts » :

Cliquez sur le carnet (personnel) souhaité visible dans l’arborescence puis validez par Ok, ou sélectionnez les contacts d’un autre utilisateur qui vous a mis ses contacts en partage (cas d’une délégation à une autre personne de la tâche de mise à jour de Gessica).

Gessica recherche alors les autres carnets d’adresses accessibles


Cette recherche peut déclencher une alerte de sécurité de la part d’Outlook, visible par le fait que l’icône d’Outlook clignote ou change de couleur ¹⁾

Cliquez dans ce cas sur l’icône pour faire apparaître le message suivant :

Cochez « Autoriser l’accès pour » et indiquer 1 minute ou mieux 10 minutes pour ne pas être importuné(e) par les autres messages de sécurité avant d’avoir fini de rapatrier le carnet d’adresses désiré.

Si le carnet d’adresse demandé n’est pas accessible (il manque la délégation sur le partage Outlook), un message de ce type apparaît :

Si tout fonctionne, sélectionnez alors dans l’arborescence le carnet d’adresses qui a été mis en partage. La valeur entre parenthèses précise le nombre de contacts présents dans ce carnet, fiches déjà intégrées comprises.
 

Cliquez enfin sur Ok pour accéder à la liste des nouveaux contacts.

Attention ! Outlook dispose en général de plusieurs carnets d’adresses qui sont tous proposés à l’import et notamment le carnet « Recipient cache » (ou sa traduction française selon les versions d’Outlook «Contacts suggérés») ; celui-ci correspond aux adresses tapées directement dans Outlook et que celui-ci conserve pour les proposer en saisie automatique. Le rapprochement de ce type de carnet ne sera pas utilisable puisqu’il ne comportera que les adresses mails, sans même aucun nom.

Après quelques instants de traitement liés notamment à la mise à jour des contacts précédemment synchronisés, la liste des nouveaux interlocuteurs s’affiche. Un nouvel interlocuteur est un contact Outlook de la personne pour laquelle la synchronisation est réalisée et n’ayant jamais fait l’objet d’une synchronisation antérieure, donc dont le code interne Outlook n’a jamais été enregistré dans Gessica.

Gessica ayant affiché la liste des nouveaux interlocuteurs la procédure consiste à préciser :

- Dans la colonne « Est le même que » à quelle fiche interlocuteur déjà présente dans Gessica celle-ci correspond. Dès que vous cliquez sur la cellule Gessica essaye de proposer le 1^er nom approchant celui de l’interlocuteur actuel. A vous de choisir celui qui semble le bon en cas d’homonymie :

Attention, le nom proposé peut aussi n’être qu’approchant :

Si vous avez cliqué et qu’aucun nom ne vous semble convenir, sélectionnez en début de la liste l’option « <aucun> »

- Dans la colonne « Rattaché à », préciser à quelle fiche société (client ou contact) celle-ci correspond. Dès que vous cliquez sur la cellule Gessica essaye là aussi de proposer le 1^er nom approchant celui de l’entité actuelle avec les mêmes limitations que pour la recherche sur le nom d’interlocuteur.

En effectuant ces choix vous indiquez à Gessica que le contact Outlook indiqué est déjà existant dans la base. Il mémorisera alors dans la fiche correspondante l'identifiant Outlook de cette personne pour pouvoir dorénavant mettre à jour les fiches sans autre intervention lors des prochains imports.

De même vous pouvez très bien connaître un nouvel interlocuteur dont la société est déjà existante dans Gessica, il est donc inutile d’en créer une nouvelle dans la base. Dans ce cas seule la colonne « Rattaché à » a besoin d’être remplie ⇒ l'interlocuteur sera rattaché à la société correspondante de Gessica.

Si un interlocuteur n’est rattaché à aucune société, toutes les coordonnées présentes dans Outlook (adresse, téléphones, mails) seront enregistrées dans la fiche interlocuteur même. Si une société est créée ou mise à jour l’adresse postale sera considérée comme étant celle de la société, tandis que les n° de téléphone, mails, fonction, service seront pris comme les coordonnées de l’interlocuteur dans la société, ce qui s’inscrit ici dans le lien entre une fiche client ou contact et un interlocuteur :

Les listes interlocuteurs/sociétés proposées par défaut ne comprennent que les fiches actives ; vous pouvez choisir de visualiser aussi les fiches fermées via l’interrupteur

Si vous laissez une cellule vide une nouvelle entité ou un nouvel interlocuteur sera ajouté dans Gessica et lié à cet Outlook par le n° interne. Les mises à jour suivantes se feront en automatique lorsqu’un import sera demandé.

L’option « Avec vœux » dans le menu cochera automatiquement le champ correspondant dans les fiches interlocuteurs.

Lors de l’import vous pouvez le cas échéant qualifier la fiche à partir en complétant avec des informations qui ne sont pas forcément présentes dans Outlook :

- Service/Fonction pour l’interlocuteur,
- Type/Catégorie pour la société.

Le mode « fiche » (voir plus loin) permet de réaliser plus facilement cette qualification.

  Notes concernant la mise à jour :

- Une mise à jour de la fiche Gessica n’est effectuée que si la date de modification de la fiche Outlook est plus récente que celle présente dans Gessica

- Une information existante dans Gessica ne sera pas supprimée parce qu’elle serait absente dans la fiche Outlook correspondante. Pourquoi ?
Imaginons 2 associés ayant le même contact ; le 1^er a renseigné le n° de téléphone de l’interlocuteur et pas le 2^nd. Si le 2^nd dispose de la fiche la plus récente par sa date de modification on devrait écraser le n° de téléphone et le perdre. Dans le cas où l’information provenant de la fiche importée est vide, Gessica l’ignore et dans cet exemple conserve le n° de téléphone.

- Dans le cas où un interlocuteur est rattaché à une société dans Outlook et qu’aucun rapprochement avec une société existante dans Gessica n’a été précisé, une nouvelle fiche Contact sera créée, il ne sera jamais créé de fiche client par ce biais.
Note : une fiche contact peut a posteriori être transformée en fiche client ou prospect.

- La création d’une fiche Contact ou Interlocuteur positionne celle-ci avec un indicateur²⁾ « temporaire » permettant d’identifier aisément les nouvelles fiches importées et par là même de les contrôler par un utilisateur disposant des droits adéquats.

- Le rattachement liens peut aussi se faire au format « fiche ». A cette fin double cliquez sur la ligne souhaitée pour visualiser/modifier l’ensemble des informations qui seront reprises depuis Outlook :

Pour passer au traitement de la fiche suivante il est possible de revenir ou la liste ou plus simplement d’utiliser les boutons de déplacement situés en bas de la fiche

Une fois les affectations terminées, cliquez sur le bouton Importer pour déclencher le traitement d’import.

Dans le cas où vous n’auriez pas précisé de rapprochement avec des fiches existantes, ce qui est tout à fait normal dans le cas de nouveaux interlocuteurs, le programme vous signale néanmoins que vous ne l’avez pas fait pour éviter des erreurs liées à une validation trop rapide.

Vous pouvez ignorer l'affectation à des contacts existants le risque est de créer des doublons. Il faudra ensuite nettoyer la base en recherchant les doublons d'interlocuteurs.

Si vous ne souhaitez pas traiter l’intégralité de la liste vous pouvez sélectionner une ou plusieurs lignes à l’aide de la souris, comme ci-après, et appuyer sur la touche  pour ignorer le traitement de ces lignes.

Cet « effacement » n’a pas d’effet sur les interlocuteurs Outlook ou Gessica, il se contente d’éliminer de la liste les lignes que vous ne souhaitez pas traiter maintenant, celle-ci seront proposées à nouveau pour import la prochaine fois que vous ouvrirez le module.

Le menu Mise à jour Outlook permet de lancer la synchronisation des fiches reconnues sans proposer l'intégration des nouvelles fiches. C'est l'option la plus rapide pour synchroniser les carnets d'adresse.

Bases
⮡ Import des contacts Outlook

Cliquez simplement sur Mise à jour

Le programme signale les traitements réalisés

Le menu Export des contacts vers Outlook travaille à l'inverse du traitement de synchronisation en ajoutant au carnet d'adresse Outlook un ensemble d'adresses en provenance de Gessica, ce qui peut par exemple être utile pour mettre une base de contacts en commun dans Outlook.

Bases
⮡ Export des contacts vers Outlook

Il faut au minimum des droits d'accès sur ses propres interlocuteurs pour accéder à cette fonction.

Sélectionnez ce que vous souhaitez exporter :

• Les clients³⁾
• Les contacts⁴⁾
• Les interlocuteurs⁵⁾

Il faut cocher au moins une des 3 options.

Ajouter un filtre éventuel :

• Uniquement ceux disposant d'un email
• Mes interlocuteurs : les personnes pour lesquelles je suis cité en tant que contact interne

Précisez enfin la destination :

• les contacts : dans votre dossier de contacts dans Outlook
• un sous dossier : un dossier de contacts spécifique sera créé dans votre Outlook

Indiquez si vous souhaitez lier Gessica à ce carnet d'adresse, auquel cas les synchronisations seront déjà complétées. Cliquez sur Valider