Gestion des mailings

Bases
⮡ Gestion mailings

Gessica propose une fonctionnalité de mailings pour préparer l’envoi de courriers (ou autre) à une liste de clients ou contacts, par exemple une lettre mensuelle d’information ou pour préparer les envois des vœux.
Les envois en eux-mêmes doivent se faire par un outil externe notamment les envois en masse de mails, Gessica n'étant actuellement pas interfacé avec de tels produits.

S’il reste possible d’exporter les adresses des clients ou contacts depuis leur liste respective, le module mailings permet lui de travailler à partir d’une liste temporaire en commençant par sélectionner les clients et/ou contacts voulus. Cette liste temporaire peut être manipulée à volonté avant d’être exportée pour le véritable mailing.

Concrètement, il faut procéder ainsi :

• Ouvrez au choix la liste des clients ou des contacts, mais plus probablement des interlocuteurs pour un meilleur ciblage et sélectionnez ceux que vous souhaitez traiter en filtrant la liste (par exemple toutes les SCI, ou tous ceux intéressés par une présentation X ou Y…). Depuis la liste des interlocuteurs les champs de centres d'intérêt prennent tout leur rôle puisqu'ils permettent de cibler les personnes intéressées par un élément proposé par le cabinet en filtrant ceux pour qui le centre d'intérêt est coché¹⁾.

Prenons l'exemple de la liste mensuelle sociale.

• Ouvrez la liste des interlocuteurs par société (important, parce qu'un interlocuteur peut être ciblé dans la société A pour un centre d'intérêt et dans la société B pour un autre)
  
• Filtrez sur la colonne concernée
  
  Ceci limite la liste résiduelle aux personnes intéressées par ce centre
  
• Cliquez sur «Ajout au mailing»
  Gessica propose de vider votre liste de mailing actuelle ; répondez oui si vous souhaitez démarrer à zéro, sinon la liste existante sera complétée
  
  ⇒ ceci signifie que vous pouvez constituer une autre liste avec un filtrage différent et à nouveau faire pour compléter votre futur mailing ; les doublons s'il en existait seront ignorés
  ⇒ la sélection peut aussi se faire en piochant individu par individu (ou en multi sélection, souris + touche CTRL) et en cliquant sur «Ajout interloc. au mailing». Seules les lignes sélectionnés seront ajoutées.
  

Note : les interlocuteurs identifiés comme hors mailing²⁾ ou rattachés à des sociétés indiquées comme hors mailing sont ignorés lors du traitement

• Ouvrez la liste de mailing résultante par le menu « Bases… Gestion des mailings »

Cette liste est un brouillon comprenant les coordonnées des personnes et sociétés sélectionnées ; vous pouvez corriger des éléments, supprimer des lignes, ceci n'aura aucun impact sur la base en elle-même. Vous pouvez donc encore affiner votre sélection en filtrant et en supprimant les lignes qui vous ont inutiles.
La colonne «Source» permet de savoir quelle liste a fourni les informations (interlocuteurs, clients, etc…)

• Supprime la ou les lignes sélectionnées
• Vide entièrement la liste

• Insère le contenu d'une autre liste de mailing, préparée par un autre utilisateur
• Complète ou supprime la liste courante en fonction de traitements de mailing antérieurs.

• Exporte la liste courante au format Excel.
• Exporte la liste courante au format CSV.
• Génère un carnet d'adresses Outlook.

Chaque utilisateur gère sa propre liste de mailing. Il peut être intéressant pour un événement que celui-ci soit préparé par plusieurs personnes constituant chacune leur propre liste. L'utilisation finale se fait en fusionnant les listes préparées par les autres utilisateurs à votre propre liste.
A cette fin, cliquez sur ce qui ouvre la liste des mailings en cours dans la base :

On voit pour chaque utilisateur le nombre de lignes constituant sa liste.
Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs et validez. Les interlocuteurs ou sociétés de leurs listes sont ajoutés à la vôtre sans générer de doublons.

Vous disposez à présent d'une liste complétée que vous pouvez exploiter

Le traitement des archives permet d'exploiter d'anciens traitements réalisés dans Gessica pour reprendre des personnes ciblées ou au contraire les éliminer de la liste en cours.
Commencez par sélectionner l'événement de référence :

Et indiquez ce que vous souhaitez faire :

• Reprendre les adresses d'un événement : ceci va ajouter les adresses interlocuteurs/sociétés du précédent événement à votre liste
  ☛ par définition vous pouvez tout aussi bien partir d'une liste vide et importer un événement antérieur.
• Ôter de la liste les adresses d'un événement : vous choisissez d'éliminer de votre liste ceux qui étaient dans l'événement précédent
  

Interlocuteurs à prendre en compte (voir Gestion des événements) :

• Ceux qui ont participé
  
• Ceux qui n'ont pas participé
  
• Tous
  

Exemple concret d'usage : vous avez fait une première invitation, donc créé un événement et avez noté les personnes qui ont participé ; vous souhaitez maintenant faire un 2^nd événement en invitant ceux qui n'ont pas participé la 1^ère fois
Pour cela, générez à nouveau une liste complète puis depuis les archives demandez à Ôter de la liste… ceux qui ont participé, ce qui vous laisse la liste des personnes qui n'ont pas répondu (complétée éventuellement de nouvelles adresses ajoutées à la base dans l'intermédiaire)

L'export Excel vous permet de générer un tableau au format Excel contenant votre liste d'adresse pour une utilisation externe à Gessica.
Indiquez l'emplacement et le nom sous lequel vous souhaitez générer votre fichier.

Une fois ceci fait Gessica vous propose d'enregistrer votre action en tant qu'événement :

Un événement permet de garder trace d'une action effectuée, donc de la réutiliser depuis les archives, il est aussi rattaché aux personnes qui étaient concernées par cet événement ce qu'on retrouve au niveau de la fiche des interlocuteurs :

Traitement identique à l'export Excel mais génère un fichier texte au format CSV (séparateur = point-virgule)

Certains traitements tels qu'un publipostage Word peuvent être réalisés en exploitant un carnet d'adresses Outlook.
Cette fonction permet de générer dans les contacts de votre Outlook un carnet d'adresse avec toutes les adresses de votre liste
Note : si des contacts existent déjà dans vos carnets d'adresse Outlook Gessica n'en tient pas compte, il se contente de les ajouter ce qui vous fera potentiellement des doublons

Un dossier nommé avec la date et l'heure de traitement est créé: