Liste des Contacts

Bases
⮡ Contacts

Un contact est une société qu’on souhaite gérer dans la base pour de la CRM ou pour la gestion des partenaires clients mais pour laquelle on n’a pas de mission, donc pas d’affectation de temps, frais, facturation. Les contacts peuvent aussi être des fournisseurs et dans ce cas ils sont utilisés dans la saisie des frais (frais globaux, pas les NDF).

La liste propose un certain nombre de champs en standard (Nom, coordonnées…)
En partie haute on trouve les noms des sociétés, en partie basse les interlocuteurs rattachés à une société sélectionnée.

☛ un double clic sur une société ouvre la fiche concernée
☛ un double clic sur une ligne interlocuteur ouvre la fiche de cet interlocuteur

En mode d'affichage sans le ruban les boutons d'actions sont positionnés sur la fiche de saisie¹⁾

Actions possibles : voir en annexe le détail des fonctions standard

La barre d’outils donne accès à certaines fonctions, certaines autres ne seront que dans le menu contextuel.

La barre d’outils

• Accès fiche
  Ouvre la fiche concernée (effet identique avec un double-clic sur la ligne souhaitée)

• Nouveau
  Ajoute un nouvel élément ; une fiche vierge s’ouvre.

•   Ajout au mailing
  L’application permet de préparer des listes de mailing. Cette fonction ajoute la totalité des contacts à l'affichage dans votre propre liste de mailing.

• Ajout 1 fiche contact au mailing
  Idem mais n’ajoute que la/les fiches actuellement sélectionnées ²⁾

• Voir sur Maps
  Affiche une carte de localisation de l’ensemble des contacts à l'affichage selon le filtre actuel.

• Supprimer
  Permet de supprimer une fiche créée par erreur. La suppression nettoie toutes les utilisations de la fiche. Il est possible de mettre la fiche en sommeil si on souhaite en garder l'historique.

• Copier l’adresse
  Copie l’adresse de la société dans le presse-papier, pour réutilisation dans une autre application.

• Fusionner
  Fusionne les n fiches sélectionnées en une seule. Voir Fusion de fiches

• Filtre avancé
  Le filtrage de base disponible dans toute l’application permet de filtrer une valeur sur une colonne ; il ne permet pas de filtrer plusieurs valeurs.
  Le filtrage avancé permet d’appliquer des conditions complexes sur la liste. Voir la fonction « Filtrage avancé ».

• Bloc détail
   Interlocuteurs de ce contact.
  
  
  
   Fiches de suivi
  
  

• Word
  Lance le générateur de documents de mailings intégré sur la fiche sélectionnée. Voir ce module spécifique.

• Le bloc « Afficher » permet de sélectionner le type d’éléments à visualiser.
  Fiches fermées : inclus les fiches mises en sommeil.
  
  Doublons potentiels
  Affiche une liste de fiches qui font potentiellement doublon. Voir Gestion des doublons

Le menu contextuel

• Sélectionner les colonnes
  Permet d’afficher ou masquer des colonnes présentes dans la requête de base, par exemple masquer une partie de l’adresse, etc… 

• Personnaliser la liste
  La liste principale présente un ensemble d’informations standard qui est généralement suffisant. Toutefois on peut avoir besoin de visualiser plus de données ou provenant de tables annexes à la fiche contact, c’est l’objet de l’option « Personnaliser la liste »

La liste de gauche présente les champs pouvant être ajoutés à la liste des contacts, celle de droite les champs déjà présents. Pour faire passer un champ d’une liste à l’autre vous pouvez soit cliquer sur les boutons Ajouter / Supprimer, soit faire un double clic sur le champ ou encore le faire glisser d'une liste à l'autre.

Le bouton  reprend la sélection d’origine avant toute personnalisation.

Cliquez sur  pour que soit prise en compte votre sélection. Cette sélection persistera même après fermeture de l’application.

Note : selon les champs sélectionnés des tables complémentaires peuvent être nécessaires à la construction de la liste ce qui pourrait augmenter un peu le temps d’affichage de celle-ci.

• Filtrer par sélection/hors sélection
  Filtre la liste pour les éléments contenant la même valeur que la cellule sélectionnée. Exemple si vous cliquez le champ Ville et que celui-ci contient “Paris” alors le filtre affichera tous les contacts pour lesquels la ville sera égale à Paris. A l'inverse le filtre “Hors sélection” affichera toutes les adresses sauf celles où sont inscrites “Paris”
  

La notion de doublon sur les fiches clients ne peut pas exister (ne devrait pas exister) ; par contre sur les contacts il est tout à fait possible que des créations aient été réalisées en double, par suite d'imports depuis Outlook ou autre ; c’est sans influence sur la gestion mais néanmoins gênant pour le suivi des mises à jour.

Une fonction permet de lister les fiches qui portent le même nom (raison sociale identique) et propose celle-ci :

Si des fiches semblent réellement former doublons (contrôle visuel), il est possible de les sélectionner³⁾ puis par la fonction «  Fusionner » de regrouper ces fiches contacts en une seule. Pour la fusion, la 1^ère fiche sélectionnée est celle qui reçoit les informations.

Le bouton regroupe en fiche unique les fiches contacts sélectionnées, qu'elles proviennent de la liste standard ou de la liste des doublons potentiels.
Le traitement résultant est celui-ci : 

• Les interlocuteurs des autres fiches sont rattachés à la 1^ère fiche sélectionnée (fiche réceptrice).
  Si l'interlocuteur A est présent dans une fiche d'origine et dans la fiche réceptrice, dans ce cas ce sont les informations de l'interlocuteur chez le contact d'origine qui sont reprises pour compléter celles présentes pour ce même interlocuteur chez le contact récepteur et qui sont absentes de celle-ci.
  

Les champs complétés sont :

1. Fonction,
   
2. Téléphone pro,
   
3. Fax Pro,
   
4. email pro,
   
5. Commentaire,
   
6. Service
   

Par exemple si le téléphone pro est déjà présent dans la fiche réceptrice il ne sera pas écrasé par les données provenant de la fiche recopiée, même s’ils sont différents. Mais si le mail pro de la fiche destinataire est vide, celui de la fiche d’origine sera inscrit dans la fiche réceptrice.

• Les notes des fiches origines sont rattachées à la fiche réceptrice.

• Les fiches de suivi des fiches origines sont rattachées à la fiche réceptrice.

• Les différents champs de la fiche contact pour la fiche réceptrice sont repris des valeurs des fiches d’origine s’ils sont vides dans la fiche réceptrice et pas dans celles d’origine. Un point particulier pour la partie adresse : on considère qu’une adresse est vide si la ville n’est pas renseignée et dans ce cas on reprend tous les champs adresse.