Fiche Contact

Un contact représente une société (personne morale) mais qui n'est pas cliente du cabinet. On y accède
- depuis la liste des contacts,
- depuis la barre de recherche,
- ou depuis n'importe quelle fenêtre présentant cette icône

Le module de saisie concerne l’identification des contacts et des données de gestion qui leur sont rattachées. L’ensemble est organisé sous forme d’onglets.

En mode d'affichage sans le ruban les boutons d'actions sont positionnés sur la fiche de saisie¹⁾

L’affichage va être adapté en fonction :

• des modules qui sont mis à disposition des cabinets (Fiches de suivi)
  
• des choix de gestion du cabinet (Centres d’intérêt, champs spécifiques)
  
• du dictionnaire interne (liste des missions)

         . Associé
         . Responsable client

• du masquage/affichage des champs
  Les fonds des champs de saisie est défini d’une couleur spécifique si le champ est codifié nécessaire ou obligatoire

****

Les droits d’accès dépendront donc de différents paramètres selon les données traitées (ex : gestion des interlocuteurs). C’est globalement l’option « Gestion contacts» du profil du collaborateur qui définit ce qu’il peut faire sur la fiche.

• Création d’une fiche contact
  
• Modification
  
• Fermeture
  
• Création d’une fiche Client ou Interlocuteur depuis la fiche contact
  

Les champs sont par défaut non modifiables, la gestion fine se fera ensuite au niveau de l’accès à chaque enregistrement puisqu’elle dépendra de l’affectation ou non de la fiche au collaborateur. La seule notion de collaborateur dans cette fiche étant le « contact interne », seul le collaborateur référencé dans la fiche aura donc de potentiels droits de modification si son profil lui donne un droit “les siens”.
Un collaborateur avec les droits “Tout” aura bien sûr tous les droits de création/modification.

En cas de création d’une fiche Client depuis la fiche contact on reprend les éléments suivants de la fiche d’origine :
         . Champs coordonnées (tél, mail, adresse)
         . Entité : l'entité par défaut du cabinet
         . CA, Effectif, APE
         . On rattache les interlocuteurs de la fiche d’origine à la fiche dupliquée, sans rompre les liens de la fiche contact d’origine. L'interlocuteur sera donc rattaché à la fois à la fiche client et à la fiche contact.

La suppression d’une fiche ne peut se faire que si le collaborateur a les droits de gestion complets.  

Note : la création d’une fiche contact peut aussi provenir d’un import Outlook. Voir gestion Outlook.

Indépendamment des droits sur la fiche contact, la gestion des interlocuteurs est limitée selon la valeur de “Droits interlocuteurs” du profil de l'utilisateur ; l’onglet est masqué si les droits interlocuteurs sont à «aucun».

Les fonctions concernées sont

o   La création/modification/rattachement/détachement d’une fiche interlocuteur
o   La création d’une fiche interlocuteur depuis une fiche contact
o   La validation du contrôle des interlocuteurs

L’accès aux fiches de suivi (si dispo) dépend aussi du profil (Droits fiches de suivi)

Concerne les coordonnées de la société

et Bloc : coordonnées de la société

La numérotation des contacts (identifiant) est un compteur automatique, il est visible en pied de formulaire (#3961 dans l'exemple).

Le nom (raison sociale) et le classement sont obligatoires même hors gestion spécifique du cabinet. Par défaut c’est le nom qui est reporté dans le classement lors de la création de la fiche.

Le code comptable est nécessaire pour le transfert en comptabilité des frais dans le cas où la fiche est utilisée en saisie de frais, donc s’il est un fournisseur. Indiquez le code de cette société dans le logiciel comptable (401xxx ou autre selon les capacités du logiciel comptable).

et Bloc  Eléments statistiques.*  

Type : voir codes disponibles.

Catégorie : voir codes disponibles.

Partenaire : cette fiche sera utilisable dans le formulaire d’identification des partenaires de la fiche client. Sans cette coche la fiche ne sera pas utilisable depuis le module.

Fournisseur : cette fiche sera utilisable pour la saisie des frais (hors NDF, c'est à dire « frais de circularisation et autres frais »)

Activité : **texte libre**

Code NAF : voir codes disponibles.

CA / Capital / Effectif : **textes libres**

Forme juridique : voir codes disponibles

Contact interne : collaborateur du cabinet

Temporaire : si la fiche a été créée par un utilisateur qui n’a pas les droits « tout » alors celle-ci est mise en temporaire. Un utilisateur avec plus de droits doit s’assurer que la fiche est correctement renseignée et décocher la notion de temporaire. L’objectif est de permettre d’alimenter la base par d’autres personnes que les admins tout en conservant un œil critique sur la complétion des fiches.

Hors mailing : le contact ainsi que ses interlocuteurs ne seront pas repris lors de la création de mailings. Pour ne jamais cibler un interlocuteur, voir la gestion de sa fiche.

Date de création : date d'ouverture de la fiche, ajoutée automatiquement
Date de fermeture (= mise en sommeil) : en auto, quand on coche la case.

Les interlocuteurs sont les personnes physiques rattachées à ce contact (des individus)

Liste des interlocuteurs

Cette liste comprend dans la partie gauche le nom et les coordonnées de l’individu concerné et dans la partie droite des « centres d’intérêt » auxquels elle est rattachée.

//Note : les centres d’intérêt sont une liste globale de 50 coches permettant d’affecter une personne à une action de suivi gérée par le cabinet. Ces actions permettent de générer des mailings depuis l’application. Ex : les lettres mensuelles. //
☛ Ne sont affichées que les colonnes pour lesquelles un libellé est affecté au centre d’intérêt concerné

Détail des individus

En partie basse on identifie la position de la personne dans l’entreprise (sélectionner la personne dans la grille supérieure auparavant).

Dirigeant : identifie que cette personne a des responsabilités de dirigeant dans l’entreprise (pour ciblage en mailings)

Tél / fax / email pro : coordonnées de cette personne dans cette société. Pour mémoire un interlocuteur peut être rattaché à plusieurs sociétés, contacts ou clients.

Service : d'après la liste des services

Fonction : d'après la liste des fonctions

Mise à jour annuelle

Dans le process de contrôle de la validité des informations contacts et interlocuteurs un bouton de mise à jour de la fiche permet de spécifier que cette fiche a été vérifiée.

Le bouton n’est accessible qu’aux utilisateurs avec droit de gestion sur la fiche contact.

Utilisez les boutons sur la droite pour
Ajouter (créer) un nouvel interlocuteur pour cette société
Le programme demande alors un nom et un prénom. Le cas échéant il demande confirmation de la création si une ou plusieurs fiches homonymes existent déjà dans la base. Le but est d’éviter la création de doublons inutiles.

Rattacher un interlocuteur existant dans la base²⁾.
Accéder à la fiche interlocuteur. Action identique à un double clic sur la ligne souhaitée

Voir la gestion des interlocuteurs.

La suppression d’un interlocuteur ne se fait pas depuis la fiche contact. La seule fonction disponible est le détachement de la fiche interlocuteur. Si après détachement il n’y a plus aucune fiche client ou contact rattachée à l’interlocuteur la fiche interlocuteur est mise en sommeil.

Cette liste contient des commentaires collaborateur concernant le contact.

Seuls les collaborateurs avec droits sur la fiche courante peuvent créer de nouvelles notes.

Une note ne peut être supprimée que par le collaborateur qui l’a créée ou par un utilisateur avec droits = tout sur les fiches contacts

Utilisez les boutons sur la droite pour
Ajouter une nouvelle note. La date et l'utilisateur sont positionnés automatiquement.
Supprimer la note sélectionnée

Cet onglet n’est visible que si des champs supplémentaires ont été créés par le cabinet.        

La configuration des champs se fait dans les paramètres. Le contenu est modifiable selon les mêmes règles que les champs standards de la fiche contact.

Note : les champs de type liste sont des champs textes affichés sous forme de combo et qui proposent une liste autoalimentée³⁾ par le contenu existant dans la table pour ce même champ.

  ****

Cet onglet liste pour information les fiches clients qui utilisent la présente fiche contact dans les champs partenaires. Aucun rattachement possible ici, c'est l'inscription d'un contact en tant que partenaire pour un client qui fait remonter son nom ici.

En cas de suppression de la fiche contact les liens avec les fiches clients seront supprimés.

****

A l’enregistrement de la fiche les contrôles suivants sont effectués :

• Renseignement des Champs obligatoires ou nécessaires
  

Si un champ obligatoire n’est pas renseigné l’enregistrement de la fiche est bloqué.
Si c’est un champ simplement qualifié de « nécessaire » est manquant un message d’alerte prévient l’utilisateur et lui propose de procéder à la qualification du champ, mais ce n’est pas bloquant.

Dans l’esprit d’une gestion RGPD et pour disposer d’un historique des modifications des fiches, les changements apportés sur certains champs sont tracés

Le libellé événement commence par « Modif fiche contact » + code contact

Champs concernés, pour mémoire :

NomContact, Classt, ADR1, ADR2, ADR3, CP, VILLE, Pays, Tel, Fax, EMAIL, SiteWeb, CodeCpta, idTypeContact, idCategCT, Source, APE, ChAffaires, Capital, Effectif, HorsMailing

Et pour les informations des interlocuteurs chez ce contact :

Fonction, CodeFonction, TelDeSoc, FaxDeSoc, eMailDeSoc, Commentaire, Service, Principal, ContactFacturation, ContactFacturationPrincipal, ContactRelance, EstDirigeant,\\

+ les modifications sur champs mailing

—-

Accès à la cartographie Maps de Google depuis l’adresse du contact. L’itinéraire est calculé depuis l’adresse de l’entité principale.
Plan d'ensemble
Vue de l'itinéraire

Les fiches de suivi commercial permettent de tracer les actions réalisées / à réaliser pour un contact.

C’est un module à part disponible si l’option est activée pour le cabinet et si le collaborateur dispose des droits correspondants.

On peut créer / mettre à jour une fiche de suivi directement depuis ce formulaire via le bouton

Voir la gestion complète dans le module Suivi commercial.