Toute modification d'horaire doit faire l'objet d'une demande préalable et est soumise ou non à validation, selon le type de demande.
Pour les demandes de congés et autres absences en jours, voir demande d'absence

La gestion des horaires de fait depuis le menu

Congés & HI
⮡ Saisir mes horaires

Gessica gère 3 types d'horaires, actifs ou non pour le cabinet. L'affichage se présente sous cette forme :

Zone de saisie
Saisie des HI
Saisie des heures de récupération
Indication des motifs de changement d'horaires
Commentaire pour le valideur

Indiquer sur la ligne correspondante (HI) le nombre d'heures que vous souhaitez poser, en plus ou en moins pour chaque journée

La ligne située juste sous la ligne HI montre le solde progressif de la rubrique pour donner une visibilité de l'avancement en plus ou en moins. La dernière ligne “Total jour” indique le total par journée tous types d'horaires confondus. Des contrôles immédiats sont réalisés :

• non dépassement de l'horaire journalier autorisé (horaire légal, 9h)
• non dépassement de l'horaire maximal par semaine (horaire légal, 41h).

Il n'est donc pas possible de poser par jour plus que la différence entre ces 9 h et votre horaire théorique de la journée, variable selon votre contrat. Par exemple un collaborateur à 37 h (7.5 du lundi au jeudi, 7h le vendredi) pourra poser au maximum 1.5h du lundi au jeudi et 2h le vendredi, sans toutefois dépasser les 4h en plus sur la semaine pour ne pas dépasser les 41h hebdomadaires.

Il n'est pas possible d'avoir un solde courant qui dépasse en plus ou en moins les n heures de report d'un mois sur l'autre (12 actuellement), ce qui oblige à « consommer » régulièrement les heures qui ont été faites en plus.

Si la rubrique a été configurée pour imposer la notion de saisie obligatoire « d'un dossier et d'un horaire » il faut compléter le tableau correspondant . La validation de la demande n'est bien sûr pas possible si ces informations ne sont pas renseignées.

Que la demande d'origine soit en + ou en - le procédé est le même : il faut indiquer la valeur 0 sur le jour concerné. Par exemple si vous souhaitez annuler l'heure demandée le lundi 6 dans l'exemple il faut bien indiquer 0 pour neutraliser la demande existante et non pas -1 car cette dernière option signifierait que vous voulez travailler une heure de moins sur cette journée.

Le cabinet offre la possibilité de cumuler des heures pour récupérer certains jours, des journées de “ponts” essentiellement. Ces jours sont spécifiquement définis par le cabinet.
La saisie se fait sur la ligne et ne peut contenir que des valeurs positives, c'est à dire des acquisitions d'heures.

Pour indiquer le jour que vous souhaitez récupérer (donc des heures en négatif) il faut utiliser le bouton et sélectionner une journée parmi celles proposées

Les contrôles effectués sont les mêmes que pour les HI :

• non dépassement de l'horaire journalier autorisé (horaire légal, 9h)
• non dépassement de l'horaire maximal par semaine (horaire légal, 41h).
• indication d'un dossier et d'un horaire

Cette rubrique non utilisée par Orfis car remplacée par les HI permet de saisir des demandes d'heures supplémentaires avec un maximum journalier défini dans les paramètres. Les mêmes limitations horaires que pour les autres rubriques horaires sont imposées

Le suivi des demandes se fait dans ce menu

Congés & HI
⮡ Ma situation*

voir Suivre mes absences (et heures)

De la même manière que pour les absences en jour, les demandes sont soit gérées dans l'application soit traitées par échange de mails. Voir Process de validation des absences