Demande d'absence

Toute absence doit faire l'objet d'une demande préalable et est soumise ou non à validation, selon le type d'absence.
Pour les demandes de modulation horaire voir saisir d'une demande d'heures

Pour une saisie en jours (congés, etc…) l'accès principal de fait depuis

Congés & HI
⮡ Saisir une absence

Aperçu de l'écran de saisie :
Soldes actuels, qui se décompose ainsi :

• Acquis : nb total de jours disponibles. Une rubrique sans acquisition (ex, absence maladie) n'a pas de valeur pré renseignée
  
• Posés : nb total de jours ayant fait l'objet d'une demande, passés ou futurs, donc non disponibles pour une nouvelle demande
  
• Solde : nb de jours restant à prendre (demande effectuée ou non) postérieurs à la date du journaliers
  
• Reste à poser : jours pour disponibles pour une demande d'absence
  

Demande en cours
Saisie manuelle : permet d'indiquer date de début et fin ainsi que la nature du congé
Saisie depuis le calendrier : sélection à la souris des jours souhaités
Commentaire pour le valideur

L'accès peut aussi se faire depuis “Ma situation”, onglet Calendrier

Congés & HI
⮡ Ma situation

Il suffit de sélectionner à la souris la période souhaitée. On peut sélectionner des jours non consécutifs en maintenant la touche CTRL et en cliquant à la souris sur les jours choisis.
Ce mode offre une meilleure visibilité sur les jours sélectionnés.
Une fois la sélection faite, cliquer sur et indiquer la rubrique d'absence voulue.

La saisie se poursuit avec le module de saisie standard mais avec les jours pré renseignés.

Qu'on y accède par le menu de saisie directe ou depuis “ma situation” on arrive à l'écran de saisie ci-dessus
Pour indiquer les jours souhaités, il faut soit

• sélectionner les jours dans le calendrier situé en bas de l'écran puis cliquer sur « poser un congé »,
  
• indiquer des dates de début et de fin et cliquer sur ce même bouton.

La sélection à la souris calcule et affiche la durée correspondante à la sélection effectuée

Après avoir cliqué sur « Poser un congé » la demande est affichée dans un récapitulatif .
Il est possible de poser des jours de type différents en une même demande mais ce sera interprété comme n demandes différentes au moment de la validation (la demande est rattachée à la rubrique d'absence). Cependant pour une même rubrique d’absence on peut compléter sur d’autres jours non contigus ou annuler une demande antérieure dans une même saisie. La suppression de jours d'une demande antérieure ne concerne pas la demande complète mais un ou plusieurs jours dans cette demande antérieure. On peut donc poser une semaine de congés puis venir supprimer le mardi et le mercredi.
Note : la demande de suppression comme la demande d'ajout sont soumis à approbation du responsable.

La demande de congés est impossible sur des dates antérieures à la dernière date de validation des temps du collaborateur. Gessica va aussi bloquer en fonction du nombre de jours disponibles (« reste à poser ») pour le collaborateur, visible dans le tableau de situation

Ce tableau se décompose en :

• acquis : jours qui ont sont globalement affectés au collaborateur
• posés : ceux pour lesquels il a fait une demande antérieure
• Solde : jours qu'il lui restent dans le futur, incluant les jours déjà posés mais qui ne sont pas encore passés
• Reste à poser : jours qui n'ont encore pas fait l'objet d'une demande d'absence

Il est possible d'ajouter un commentaire éventuel pour le valideur dans la partie .

La validation déclenche la suite du process de traitement de l'absence dans le workflow des congés.
Si vous ne souhaitez pas valider la demande tout de suite vous pouvez conserver vos saisies pour les reprendre ultérieurement ; elles seront automatiquement reprises en saisie lors de la prochaine saisie

• Pas de dépassement du nombre de jours maximal disponible pour la rubrique.
• Pas de dépassement du nombre de jours accolés (selon la règle établie pour le congé correspondant)
• Période d’utilisation
• Pas de saisie antérieure à la date de validation des temps
• Présence de l'indication d’un dossier et d’un nouvel horaire si requis.

Note : pour un utilisateur standard le programme effectue les contrôles et bloque la validation le cas échéant.
Un utilisateur avec les droits « administratifs » a lui la possibilité d'outrepasser ces contrôles.

Le procéder est similaire à une demande.
Il faut sélectionner dans la partie planning d'une demande existante la journée concernée puis utiliser le menu contextuel

Dans ce menu, cliquer sur “Supprimer le xx/xx” et enfin sur la période à supprimer, journée complète ou demi-journée.

Ce qui s'affiche sous cette forme dans le récapitulatif :

Si vous souhaitez seulement annuler votre saisie courante sur une demande non encore validée, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton

Congés & HI
⮡ Ma situation*

Le suivi des absences affiche 3 onglets successifs permettant de visualiser l'état de “mes” demandes d'absence et les soldes par rubrique

• Onglet 1 : Soldes

Donne le solde restant pour chaque rubrique (même décomposition que pour la saisie d'une demande d'absence).

Pour les collaborateurs soumis à la gestion horaire un tableau indique en bas d'écran les soldes des différents types d'absences horaires utilisés par le cabinet.

• Solde à ce jour : solde à la date du jour
• Solde à terme : solde reprenant toutes les demandes concernant cette rubrique, donc y compris les heures futures.

Ce tableau est repris sur tous les onglets.

• Onglet 2 : Etat des demandes

Permet de voir pour chaque demande si elle a été acceptée ou non. En plaçant la souris sur le libellé on visualise l'historique des traitements réalisés.

• Onglet 3 : planning d'absences (en jours)

Le planning peut être visualisé sur 6 ou 12 mois.
Les couleurs utilisées pour chaque absence sont celles choisies lors de la création de la rubrique correspondante.

Selon la configuration mise en place pour le cabinet, le workflow de traitement se fera par saisie directe dans l'application ou par échange de mails, dans ce dernier cas c'est un automate qui va gérer les échanges.

Si le cabinet dispose d'un poste automate vous recevrez un message vous confirmant la validation ou le refus de votre demande. Les demandes acceptées sont reportées par l'automate dans votre agenda Outlook.