Comptabilisation

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⮡ Transfert en comptabilité

Gessica ne gère pas la comptabilité mais crée des fichiers d’export au format attendu par le logiciel comptable pour tous les éléments de la chaîne de facturation : factures, règlements, OD, et sans rapport avec la chaîne de facturation pour les notes de frais et frais divers.
L'accès à cette fonction est réservé aux administrateurs (Profil «Administration des ventes»).

Chaque type d’écriture est associé à un journal comptable qui doit exister en comptabilité pour éviter les rejets. Les codes journaux par défaut sont proposés dans ce formulaire avec le cas particulier des journaux d'encaissement : si vous souhaitez comptabiliser les écritures d'encaissements de chaque banque Gessica sur un journal spécifique, il suffit d'associer un code journal dans le paramétrage de la banque du cabinet correspondante

A défaut d’un code précisé pour la banque, la comptabilisation se fera sur le journal indiqué dans la fenêtre de sélection du transfert comptable.

Avant transfert des ventes les factures doivent être validées. Pour les OD et règlements il n’y a pas ce type de limite.

Le format comptable utilisé se configure pour chaque entité¹⁾ ce qui signifie qu'on peut utiliser des formats différents sur une même base.
Dans tous les cas, ce sont des formats texte à plat.

La comptabilisation peut être demandée de manière globale ou en sélectionnant l'entité concernée (voire un établissement). Dans tous les cas 1 fichier sera généré par entité à exploiter, donc par base comptable.

Numérotation des comptes dans les écritures

• Tiers (client) : s’il est renseigné on prend le code comptable²⁾, à défaut ce sera le code du client de la fiche client. Cette différenciation permet de gérer des comptes d’un format différent dans la comptabilité de celui utilisé dans Gessica ; ça peut aussi permettre d’intégrer un cabinet externe et son historique à un groupe existant.
  
• Collectif (client) : certains logiciels imposent d’identifier le collectif associé au tiers sur lequel on passe l’écriture. Si celui-ci est précisé pour le client³⁾ c’est lui qui sera utilisé ; à défaut le code collectif par défaut défini dans les paramètres⁴⁾. La liste des comptes collectifs est auto-alimentée⁵⁾
  
• Produits : le n° de compte est associé au code facturation qui est utilisé dans la ligne de facture. Selon la nature de TVA du client (France, DOM, CEE, Export) le programme permet d’affecter des comptes différents selon les champs
  .
  
• TVA : la facture est associée à un taux de TVA⁶⁾. La configuration du compte de TVA fournit le n° de compte à affecter
  .

Numéro et date de pièce :

• Ventes : N° et date de la facture,
• Règlements : “REG” + Date de remise (MM/AA) et Date de remise,
• OD : n° et date de l'OD

Note : le transfert comptable de même que la simulation vérifient la présence d’un compte comptable dans chaque ligne d’écriture et la validité des données à transférer.

Liste correspondante :

Lorsqu'une écriture est comptabilisée les éléments constitutifs (facture, règlement, OD) ne sont pilus modifiables.

* Indiquez la date de transfert et les types d'éléments à comptabiliser. Toutes les pièces antérieures ou égales à la date indiquée seront prises en compte.
* Sélectionnez l'entité concernée. Si plusieurs entité sont sélectionnées, 1 fichier sera créé pour chacune d'entre elles.
* Indiquez le nom du fichier de transfert à créer. Le chemin indiquer doit être accessible depuis votre ^poste.

Cliquez sur pour éditer une simulation de transfert.

Un récapitulatif des affectations analytiques est calculé le cas échéant.

Cliquez sur pour générer le fichier pour la comptabilité et éditer le journal de transfert.
Intégrez ensuite le(s) fichier(s) créé(s) en comptabilité.

En cas de besoin vous avez la possibilité de régénérer le fichier comptable via le menu Outils / Duplicata.