Fiche Prospect

On accède à une fiche prospect,
- depuis la liste des clients,
- depuis la barre de recherche,

Un prospect représente une entité juridique facturable (société ou particulier) mais qui n’est pas encore client donc qu’on ne peut pas facturer. On crée néanmoins une fiche permettant d’affecter des temps ou des frais et par conséquent un suivi des frais d’approche et une analyse globale des coûts si le prospect devient client.

Le module de saisie concerne l’identification du prospect et des données de gestion qui lui sont rattachées comme pour un client mais avec moins d’informations présentes.

L’ensemble est organisé sous forme d’onglets.

  L’affichage va être modulé en fonction :

• des modules qui sont mis à disposition des cabinets (Fiches de suivi)

• des choix de gestion du cabinet (Centres d’intérêt, champs spécifiques, établissement, etc…)  La notion d’établissement cabinet n’est visible que si celui-ci gère des établissements. Il s’agit ici d’établissements rattachés au cabinet, pas d’établissements rattachés au client qui sont gérés plus loin.

• du nombre d’entités (sociétés rattachées au cabinet principal) gérées : la notion d’entité n’est visible que si le cabinet est multi entités

• du dictionnaire interne et du masquage/affichage des champs

Les fonds des champs de saisie est défini d’une couleur spécifique si le champ est codifié nécessaire ou obligatoire.

• du type de traitements faits pour le client : on ne traite pas les mêmes informations pour un client en CAC qu’en Expertise.

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C’est globalement l’option « Gestion des prospects » du profil du collaborateur qui définit ce qu’il peut faire sur la fiche.

• Création d’une fiche
  
• Modification
  
• Suppression
  
• Verrouillage d’une fiche prospect
  
• Fermeture d’une fiche
  
• Création d’une fiche interlocuteur depuis la fiche prospect
  

Les contraintes d’accès ne sont pas uniquement sur le formulaire dans sa globalité, mais aussi en fonction du contenu de chaque fiche, selon les collaborateurs qui sont définis dans la fiche.

Un compte administrateur avec les droits « tout » sur la gestion des prospect pourra intervenir sur n’importe quelle fiche, un utilisateur ne pourra effectuer de modification sur une fiche spécifique que si elle fait partie de « ses clients » c’est-à-dire si le collaborateur concerné est cité dans l’onglet Collaborateurs comme

• Associé
  
• Responsable client
  
• 1^er collaborateur

Attention, l’ordre présenté ci-dessus peut être différent selon l'ordre de présentation défini.

La création (ou la duplication) d’une fiche est limitée aux collaborateurs ayant un accès complet, de même que la suppression.

En cas de duplication d’une fiche on reprend les éléments suivants de la fiche d’origine :

         . Champs coordonnées (tél, mail, adresse)
         . Entité
         . Groupement
         . Champs collaborateurs
         . On rattache les interlocuteurs de la fiche d’origine à la fiche dupliquée, sans rompre les liens d’origine (i.e. : l’interlocuteur est ensuite rattaché à une société complémentaire)

La transformation d’un prospect en client est limitée aux utilisateurs avec les droits “tout” sur les clients.

La suppression d’une fiche ne peut se faire que si le collaborateur a les droits de gestion complets ET si la fiche n’est pas en utilisation par ailleurs. La suppression n'est pas autorisées si des missions sont encore rattachées à la fiche

Indépendamment des droits sur la fiche prospect, la gestion des interlocuteurs est limitée selon la valeur de « Droits interlocuteurs » du profil du collaborateur ; l’onglet peut être masqué si celui-ci n’a aucun droit.

Les fonctions concernées sont

o   La création/modification/rattachement/détachement d’une fiche
o   La mise en sommeil d’un interlocuteur
o   La création d’une fiche interlocuteur depuis une fiche prospect
o   La validation du contrôle des interlocuteurs

L’accès aux fiches de suivi (si dispo) dépend aussi du profil (Droits fiches de suivi)

Concerne les coordonnées de la société

Bloc  : Coordonnées de la société

La raison sociale et le classement sont obligatoires même hors gestion spécifique du cabinet. Par défaut c’est la raison sociale qui est reprise dans le classement à la création de la fiche.

Le champ apporteur est en saisie libre mais la liste est autoalimentée¹⁾ par le contenu des autres enregistrements. Ce champ permet la rémunération éventuelle des collaborateurs qui apportent un nouveau client.

Le champ distance permet un contrôle de distance maxi de déplacement dans les NDF

Indicateur de notation client : c’est un code image calculé ou saisi par l’utilisateur.

Son format se définit dans les paramètres :

feux tricolores
étoiles
couleurs
smileys

La valeur est soit calculée par un process automatique (par défaut sur le délai de règlement client, donc sans objet pour un prospect) soit laissée à la saisie de l’utilisateur (voir paramètres/Gestion manuelle de la notation client). C’est chaque cabinet qui détermine ce que représente cette notation et comment elle fonctionne.

Bloc : Eléments statistiques

Entité : visible uniquement si plusieurs entités sont gérées par le cabinet (ex : Orfis/Orlyse/Informis). C’est l’entité par défaut de ce client, elle n’empêche pas de gérer des missions sur le même client sur d’autres entités.

Secteur : secteur d'activité du client

Site : code de regroupement, à des fins statistiques

Origine : en accès libre, autoalimenté²⁾

** Type de client** : pour la dématérialisation. E (Entreprise), A (Administration), P (Particulier ou client sans SIREN tel qu’une association)

Bloc : Aspect comptable

Groupement (groupe client) : autoalimenté³⁾. Permet de sortir certaines éditions pour un groupement client au lieu d’une sélection individuelle.

Siret : identifiant officiel du client, nécessaire pour la dématérialisation. La validité du SIRET saisi () est contrôlée par le programme mais uniquement selon l'algorithme de contrôle, il ne vérifie pas l'existence véritable du code saisi. Le contrôle ne fonctionne que pour une société française. Le bouton du ruban permet de vérifier les informations correspondant au Siret.

Code NAF : code selon la codification de la Nomenclature d'Activités Française

Forme juridique  : voir codes disponibles

Régime fiscal  : voir codes disponibles

Clôture (date de fin d’exercice du prospect) : de 31/01 à 31/12.
Mettre N/A si le prospect n'est pas concerné.

Conv.Coll (convention collective) : voir table des conventions collectives

Taille : taille de l’entreprise, contenu = TPE / PME / ETI / GDE / IND

Catégorie d’effectif et catégorie de CA : les barèmes (- de 10, + de 50, …) sont figés et correspondent à des normes d’obligations légales en France.

Etablissements : liste des établissements (adresses) rattachés à la société. A noter que si l’un de ses établissements est coché « Adresse de facturation » alors c’est cette adresse qui sera prise en compte lors de la génération d'une facture, et ses coordonnées reprises dans la gestion du Factur-X.

Bloc : nature des travaux

Un cabinet comptable effectue différents traitements, a différentes contraintes selon le type de client. On différencie principalement les clients en CAC (Commissariat Aux Comptes) des clients en expertise. La nature des documents à remettre en clôture est différente, et dans le cas de clients qui ne sont dans aucune de ces catégories il n’y a pas de notion de diffusion de documents.
Le champ nature des travaux définit le comportement.

Client/prospect en CAC :

On précise si le cabinet est CAC ou Co-CAC ainsi que les données concernant le mandat de commissariat du cabinet sur ce dossier.

Client/prospect en expertise ou autre : aucune de ces notions n’apparaît

Bloc : cotation en bourse

Eléments à renseigner si le prospect fait l’objet d’une cotation en bourse

Interco : sans rapport avec la cotation, ce champ signale que le prospect fait partie du même groupe que le cabinet, donc que certaines refacturations seront spécifiques aux intercos.

Bloc : dates de fiche

Date de création : date d'ouverture de la fiche, ajoutée automatiquement mais modifiable par l’utilisateur

Date de fermeture (= mise en sommeil) : renseignée automatiquement, quand on coche la case « Mis en sommeil »

Date de verrouillage : idem en auto quand on coche la case « Verrouillé ».

Une fiche est fermée quand on a définitivement perdu le client, elle est verrouillée en cas de litige pour empêcher les collaborateurs d’affecter des temps ou des frais.

L’identifiant du collaborateur qui ouvre/ferme/verrouille une fiche sont enregistrés directement par le programme à partir de l’utilisateur courant. Ces informations sont visibles en pied de formulaire ainsi que l'identifiant interne de la fiche (#111 dans l'exemple ci-dessous).

Cet onglet reprend la liste des missions du prospect. Par défaut on affiche les missions actives.

L’ouverture d’une nouvelle mission se fait depuis cet emplacement. Le programme propose de créer une mission vierge, d’en prolonger une, et dans ce cas les éléments sont repris de la mission prolongée.

La date de planification de chaque mission n’est visible que si l’option Planning est activée

Utilisez les boutons sur la droite pour
Ajouter une mission
Sélectionner “<Nouvelle mission>” pour une fiche vierge, ou la mission d'origine pour en reprendre les éléments.
☛ la création d’une mission « vierge » reprend néanmoins certains éléments depuis la fiche client les champs
- L'associé
- le Chef de mission (depuis le « responsable client »),
- le responsable facturation,
- l'entité,
- l'établissement,
- le regroupement

En prolongation d'une mission antérieure les éléments sont repris depuis la mission d'origine et le programme permet la reprise éventuelle des budgets de la mission d'origine.
Le programme essayera de générer un nouveau code mission en le décalant d'un an (ex : mission 2024/25 ⇒ 2025/26) et reprendra les budgets en les décalant aussi d'un an.
☛ si la reprise fait intervenir des collaborateurs qui ont quitté le cabinet dans l'intervalle, le code par défaut “collaborateur parti” sera pris en lieu et place pour ne pas planifier des personnes absentes
☛ le reprise depuis le réel est plus proche de ce qui s'est passé sur n-1 mais risque de fournir un budget atomisé en fonction des interventions réellement réalisées.

Accès à la fiche mission. Action identique à un double clic sur la ligne souhaitée
Suppression de la fiche mission. Cette action n'est possible que si la mission n'est pas utilisée dans la base (pas de temps, frais, facture saisie)
Ferme la fiche mission. Il n'est plus possible de saisir des temps ou des frais sur une mission fermée, mais la facturation reste possible. Cette action est identique à la fermeture depuis la fiche mission elle-même

On indique ici les principaux collaborateurs intervenant sur ce client. Ça ne limite en rien les interventions de collaborateurs autres sur des missions de ce client.

☛ L’ordre d’affichage des champs est configuré depuis le dictionnaire

Les interlocuteurs sont les personnes physiques rattachées à ce prospect (en théorie des individus, en pratique on a aussi de simples adresses mail pour l’envoi des factures dématérialisées qui peuvent être dans ce cas déposées vers un autre outil, même si l’utilisation ne s’en fera qu’une fois la fiche transformée en client)

** Bloc : liste des interlocuteurs**

Cette liste comprend dans la partie gauche le nom et les coordonnées de la personne concernée et dans la partie droite des « centres d’intérêt » auxquels elle est rattachée.

//Note : les centres d’intérêt sont une liste globale de 50 coches permettant d’affecter une personne à une action de suivi gérée par le cabinet. Ces actions permettent de générer des mailings depuis l’application. Ex : les lettres mensuelles. //
☛ Ne sont affichées que les colonnes pour lesquelles un libellé est affecté au centre d’intérêt concerné

La liste est composée

o    d’une part des personnes présentes dans l’entreprise.
o    d’autre part des partenaires intervenant sur le dossier. Pour ceux-ci les centres d’intérêt ne sont pas accessibles en saisie de même que les champs contact facturation, etc…

** Bloc : détail des individus**

En partie basse on identifie la position de la personne dans l’entreprise du client (Il faut au préalable sélectionner la personne dans la grille supérieure).

Contact facturation : cette personne sera la future destinataire des factures par mail (sous réserve qu’une adresse mail valide soit définie ! Message d’avertissement si ce n’est pas le cas)

Contact fact.principal JeFacture : les factures seront envoyées à tous les interlocuteurs cochés contact facturation. Toutefois JeFacture.com n’en gère qu’un seul et donc on identifie ici celui qui sera ciblé pour la dématérialisation. Une seule personne peut être cochée.

Contact relances:  cette personne recevra par mail les relances de factures impayées (on cherche à cibler la bonne personne). Par défaut on coche cette case si la personne est contact facturation.

Dirigeant : cette coche permet d’imprimer la fiche de travaux comptable en spécifiant le nom du dirigeant.

Tél / fax / email pro: coordonnées de cette personne dans cette société. Pour mémoire un interlocuteur peut être rattaché à plusieurs sociétés.

Service : d'après la liste des services

Fonction : d'après la liste des fonctions

Mise à jour annuelle

Dans le process de contrôle de la validité des informations clients et interlocuteurs un bouton de mise à jour de la fiche permet de spécifier que cette fiche a été vérifiée.

Le bouton (ruban) n’est accessible qu’aux utilisateurs avec droit de gestion sur la fiche client .

Utilisez les boutons sur la droite pour
Ajouter (créer) un nouvel interlocuteur
Le programme demande alors un nom et un prénom. Le cas échéant il demande confirmation de la création si une ou plusieurs fiches homonymes existent déjà dans la base. Le but est d’éviter la création de doublons inutiles.

Rattacher un interlocuteur existant dans la base (pour mémoire, un interlocuteur peut être rattaché à plusieurs clients et/ou plusieurs contacts).
Accès à la fiche interlocuteur. Action identique à un double clic sur la ligne souhaitée

Voir la gestion des interlocuteurs.

La suppression d’un interlocuteur ne se fait pas depuis la fiche prospect. La seule fonction disponible est le détachement de la fiche interlocuteur. Si après détachement il n’y a plus aucune fiche client, prospect ou contact rattachée à l’interlocuteur la fiche de celui-ci est mise en sommeil.

La suppression du lien avec un partenaire (avocat, CAC, etc…) est gérée dans la partie « Partenaires »

Cette liste contient des commentaires collaborateur liés au prospect. Si un commentaire est coché « Visu. Fact. » il sera systématiquement affiché lors de la création d’une facture ou d’un brouillon si le prospect devient client.

Seuls les collaborateurs avec droits sur la fiche courante peuvent créer de nouvelles notes.
Une note ne peut être supprimée que par le collaborateur qui l’a créée ou par un utilisateur avec droits = tout sur les fiches prospects

Utilisez les boutons sur la droite pour
Ajouter une nouvelle note. La date et l'utilisateur sont positionnés automatiquement.
Supprimer la note sélectionnée

☛ la présence de notes est signalé en haut de la fiche prospect par la présence de l'icône

L’onglet est scindé en 2 parties

Cette liste contient des liens vers des documents présents sur le réseau local ou des liens http vers un document hébergé.
Seuls les collaborateurs avec droits sur la fiche courante peuvent rattacher des documents à la fiche prospect.

Utilisez les boutons sur la droite pour
Rechercher un document sur le réseau et le rattacher à la fiche.
Note : utiliser de préférence des liens UNC⁴⁾
Saisir un lien http pointant sur le document en question (ou n'importe qu'elle page web)

Remplacer le document de la ligne sélectionnée par un autre
Supprimer le lien vers le document cité. Le document d'origine n'est pas touché

Accéder au document. Le document est ouvert dans l'application par défaut de Windows associée
Créer un nouveau document Word en utilisant les modèles de publipostage intégrés (ou non) à l'application

Cette partie n’est visible que si la gestion des devis est activée pour le cabinet

Les boutons de gestion (création/duplication) ne sont accessibles que si le collaborateur a les droits de gestion sur les devis.

Utilisez les boutons sur la droite pour
Accéder au devis (en mode modification)
Imprimer le document. Le modèle d'impression par défaut sera utilisé en cliquant sur le bouton mais il est possible d'en choisir un autre

Ajouter un devis. En cliquant directement sur le bouton un devis vierge est proposé, en sélectionnant la flèche il est possible de choisir la duplication depuis le devis courant

Cet onglet n’est visible que si des champs supplémentaires ont été créés par le cabinet.
Ces champs sont exactement les mêmes que pour une fiche client.        La configuration des champs se fait dans les paramètres. Le contenu est modifiable dans selon les mêmes règles que les champs standards de la fiche client.

Note : les champs de type liste sont des champs textes affichés sous forme de combo et qui proposent une liste autoalimentée⁵⁾ par le contenu existant dans la table pour ce même champ.

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Un partenaire représente une société ou une administration en lien avec le prospect : conseil juridique, banque, CAC, SIE…
Les différentes catégories de partenaires sont définies dans les paramètres. Les sociétés correspondantes proviennent de la liste des contacts dont les fiches sont cochées partenaire.

Utilisez les boutons sur la droite pour
Rattacher un nouveau partenaire
Détacher un partenaire de la fiche prospect

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A l’enregistrement de la fiche les contrôles suivants sont effectués :

• Renseignement des champs obligatoires ou nécessaires.
  

La configuration des champs se fait dans les paramètres.
Si un champ obligatoire n’est pas renseigné l’enregistrement de la fiche est bloqué.
Si c’est un champ simplement qualifié de nécessaire est manquant un message d’alerte est affiché et il est proposé de procéder à la qualification du champ, mais ce n’est pas bloquant.

Si vous disposez des droits de modification sur la fiche prospect ET des droits de gestion des devis vous pouvez créer un devis ou en dupliquer un existant depuis l'onglet Documents, bouton .  

Accès à la cartographie Maps de Google depuis l’adresse prospect. L’itinéraire est calculé depuis l’adresse de l’entité principale.
Plan d'ensemble
Vue de l'itinéraire

Les fiches de suivi commercial permettent de tracer les actions réalisées / à réaliser pour un prospect.

C’est un module à part disponible si l’option est activée pour le cabinet et si le collaborateur dispose des droits correspondants.

On peut créer / mettre à jour une fiche de suivi directement depuis ce formulaire via le bouton

Voir la gestion complète dans le module Suivi commercial.