Fiche compte interne

Un compte interne est un compte de frais qu’on ne peut donc pas facturer.
La fiche correspondante permet d’affecter des temps ou des frais et d'assurer le suivi sur des éléments tels que les formations, absences, CSE, etc….

Le module de saisie concerne l’identification du compte et des données de gestion qui lui sont rattachées. L’ensemble est organisé sous forme d’onglets.
On y accède depuis la liste des clients/prospects/interne
   

L’affichage va être modulé en fonction :

• du dictionnaire interne. Les intitulés de certains champs dépendent de l’affectation réalisée dans la table Dictionnaire pour les missions (Associé, Entité, Chef de mission) car les temps seront affectés sur des missions internes rattachées à ces comptes.

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Les droits d’accès sont rattachés aux droits sur les fiches clients.

Il faut un droit «tout» pour avoir les droits de créer/modifier/supprimer une fiche de la même façon que pour les clients.

La suppression d’une fiche ne peut se faire que si le collaborateur a les droits de gestion complets ET si la fiche n’est pas en utilisation par ailleurs. Aucune mission ne doit être rattachée pour autoriser la suppression.

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** Modifications sur la fiche **

C’est globalement l’option « Gestion des clients » du profil du collaborateur qui définit ce qu’il peut faire sur la fiche.

L’accès aux fiches de suivi (si dispo) dépend aussi du profil (Droits fiches de suivi)  

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Identification du compte

Code, Libellé et classement sont obligatoires. On a bien ces 2 informations présentes même si elles ont peu de sens pour un compte interne dans la mesure où les comptes sont affichés dans la liste des clients. Par défaut le libellé est repris dans le classement à la création de la fiche (idem fiche client)

Date de création : date d'ouverture de la fiche, ajoutée automatiquement mais modifiable par l’utilisateur

Date de fermeture (= mise en sommeil) : en auto, quand on coche la case.

Date de verrouillage : idem en auto quand on coche la case.

Une fiche est fermée quand on a plus besoin de celle-ci, elle peut être verrouillée pour un blocage temporaire pour empêcher les collaborateurs d’affecter des temps ou des frais.

L’identifiant du collaborateur qui ouvre/ferme/verrouille une fiche sont enregistrés directement par le programme à partir de l’utilisateur courant.

Cet onglet reprend la liste des missions liées à la fiche interne. Par défaut on affiche les missions actives.

L’ouverture d’une nouvelle mission se fait depuis cet emplacement. Le programme propose de créer une mission vierge, d’en prolonger une, et dans ce cas les éléments sont repris de la mission qui est prolongée.

Utilisez les boutons sur la droite pour
Ajouter une mission
Sélectionner “<Nouvelle mission>” pour une fiche vierge, ou la mission d'origine pour en reprendre les éléments.




En prolongation d'une mission antérieure les éléments sont repris depuis la mission d'origine et le programme permet la reprise éventuelle des budgets de la mission d'origine.
Le programme essayera de générer un nouveau code mission en le décalant d'un an (ex : mission 2024/25 ⇒ 2025/26) et reprendra les budgets en les décalant aussi d'un an.
☛ si la reprise fait intervenir des collaborateurs qui ont quitté le cabinet dans l'intervalle, le code par défaut “collaborateur parti” sera pris en lieu et place pour ne pas planifier des personnes absentes
☛ le reprise depuis le réel est plus proche de ce qui s'est passé sur n-1 mais risque de fournir un budget atomisé en fonction des interventions réellement réalisées.

Accès à la fiche mission. Action identique à un double clic sur la ligne souhaitée
Suppression de la fiche mission. Cette action n'est possible que si la mission n'est pas utilisée dans la base (pas de temps, frais)
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Cette liste contient des commentaires collaborateur liés au compte interne.
Seuls les collaborateurs avec droits sur la fiche courante peuvent créer de nouvelles notes.

Utilisez les boutons sur la droite pour
Ajouter une nouvelle note. La date et l'utilisateur sont positionnés automatiquement.
Supprimer la note sélectionnée
 

Contient les documents rattachés à la fiche : cette liste contient des liens vers des documents présents sur le réseau local ou des liens http vers un document hébergé.

Seuls les collaborateurs avec droits sur la fiche courante peuvent rattacher des documents.

Utilisez les boutons sur la droite pour
Rechercher un document sur le réseau et le rattacher à la fiche.
Note : utiliser de préférence des liens UNC¹⁾
Saisir un lien http pointant sur le document en question (ou n'importe qu'elle page web)

Remplacer le document de la ligne sélectionnée par un autre
Supprimer le lien vers le document cité. Le document d'origine n'est pas touché

Accéder au document. Le document est ouvert dans l'application par défaut de Windows associée

Cet onglet n’est visible que si des champs supplémentaires ont été créés par le cabinet.
Ces champs sont exactement les mêmes que pour une fiche client et n'ont donc pas forcément de sens pour un compte interne.       
La configuration des champs se fait dans les paramètres. Le contenu est modifiable dans selon les mêmes règles que les champs standards de la fiche interne.

Note : les champs de type liste sont des champs textes affichés sous forme de combo et qui proposent une liste autoalimentée²⁾ par le contenu existant dans la table pour ce même champ.

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A l’enregistrement de la fiche les contrôles suivants sont effectués :

• Renseignement des champs obligatoires ou nécessaires.
  

La configuration des champs se fait dans les paramètres.
Si un champ obligatoire n’est pas renseigné l’enregistrement de la fiche est bloqué.
Si c’est un champ simplement qualifié de nécessaire est manquant un message d’alerte est affiché et il est proposé de procéder à la qualification du champ, mais ce n’est pas bloquant.

Possibilité de gérer des fiches de suivi comme celles des clients/prospects

C’est un module à part disponible si l’option est activée pour le cabinet et si le collaborateur dispose des droits correspondants.

On peut créer / mettre à jour une fiche de suivi directement depuis ce formulaire via le bouton

Voir la gestion complète dans le module Suivi commercial.