====== Interface du planning avec Outlook ======   ===== Principe ===== Gessica dispose d’une gestion de planning intégrée. Les rendez-vous du planning sont en saisie libre mais peuvent aussi être pré alimentés par déversement des temps budgétés sur les missions, ces temps budgétés à la semaine sont répartis jour par jour en fonction des horaires journaliers de chaque collaborateur. Pour faciliter la gestion au quotidien une interface depuis Outlook vers Gessica a été mise en place permettant d’indiquer précisément le client et la mission concernés. Les écarts toujours possibles entre les 2 systèmes seront analysés par l’automate en différé (ou directement dans l’application) pour resynchroniser le tout.   {{planning:addinimage.png}}     ===== Fonctionnement sur Outlook ===== {{planning:addin002.png}}   Cliquez sur l’icône dans la barre de menu pour faire afficher le complément à droite du rendez-vous. Le clic est obligatoire, on ne peut pas faire ouvrir automatiquement le complément dans un rendez-vous. **1ère phase : identification auprès de l’application Gessica** A réaliser une fois. Cette authentification reste valable tant que vous continuez à utiliser le complément. Indiquez l’adresse d’hébergement :** [[https://villeurbanne.orfis.fr|https://villeurbanne.orfis.fr]]** **(**ou https://vienne.orfis.fr ou https://tarare.orfis.fr selon votre site de référence)\\ ainsi que vos identifiants : login Windows ou adresse mail + votre mot de passe habituel Puis cliquez __obligatoirement__ sur le bouton {{planning:addin004.png?32x32&nolink}} pour valider l’identification {{planning:addin006.png?nolink}} \\ **2ème phase : identification du client** {{planning:addin010.png}}   **1** : Nom du client (liste des clients actifs uniquement, interrogation de la base Gessica en direct) **2** : Code de la mission (budget). Seules les missions actives du client sélectionné sont proposées **3** : Tâche (« Exceptionnel » ou autre) **4** : Exercice du client : cette donnée si elle est renseignée sera reprise dans import des temps **5** : Boutons d’action **6** : Affichage de la durée du rendez-vous. **7** : zone de messages **Procédure :** * Sélectionner le client * Sélectionner la mission\\ ⇒ Dans le __contenu__ du message est inséré un lien sous cette forme\\       \\ **Important : ne pas supprimer/modifier/mettre en forme ce texte**\\ Ce lien permet d’identifier les données du rendez-vous au format Gessica\\ ⇒ Le titre du rendez-vous est automatiquement affecté, suivi d’un signe « **>** ».\\ {{planning:addin012.png}}\\ Tout texte placé à droite de ce signe - Ne sera pas effacé en cas de changement de client\\ - Sera utilisé comme libellé par défaut lors de la reprise en saisie des temps\\ \\ * Cliquer sur Envoyer à Gessica via ce bouton {{planning:addin015.png?nolink}}\\ Ceci enregistre le rendez-vous dans Outlook et déclenche l’envoi vers Gessica. Le résultat est affiché dans la zone de messages **7** {{planning:addin016.png?nolink}} **☞** L’enregistrement peut ne pas fonctionner pour des raisons de temporisation entre l’enregistrement dans Outlook (Microsoft 365) et la visibilité de ce rendez-vous depuis l’applicatif Gessica. En général un 2nd clic résout le problème. **☞** Si vous ne procédez pas à l’envoi le rendez-vous sera quand même traité a posteriori par l’automate Une fois l’enregistrement fait dans Gessica le rendez-vous est affecté à la catégorie « Gessica » mais ceci ne sera visible qu’à la réouverture du rendez-vous.{{planning:addin018.png?nolink}}\\ Cependant ce sera visible directement dans la liste des rendez-vous\\ {{planning:addin020.png}} **☞** personnalisez la couleur de la catégorie Gessica à votre choix via le menu contextuel Bouton droit / Classer / Toutes les catégories {{planning:addin022.png}} En cas de message d’erreur côté Outlook (Catégorie « Gessica » non reconnue) créez la manuellement en utilisant le bouton « Nouveau » et en indiquant l’intitulé exact « Gessica ». Ceci vous permettra de sélectionner la couleur souhaitée. **☞** **n’affectez pas manuellement un rendez-vous à la catégorie Gessica**, le changement apporté par les traitements automatiques vous permet d’identifier que le rendez-vous a bien été remonté dans le planning Gessica === Bonnes pratiques === La durée du rendez-vous est affichée pour vous rappeler que celle-ci va remonter en tant que temps planifié dans Gessica. Si vous renseignez un rendez-vous de 8h à 18h le temps imputé sera de 10h sur cette journée. Pour être logique, saisissez 2 rendez-vous, 1 pour le matin, 1 pour l’après midi * Ne saisissez pas de rendez-vous en direct, ouvrez le rendez-vous et sélectionnez le client et la mission {{planning:addin026.png?nolink}} {{planning:addin028.png?nolink}} * Vous pouvez déplacer un rendez-vous à l’aide de la souris : la modification sera reportée dans le planning par l’automate, donc en différé {{planning:addin024.png?nolink}} * Ne modifiez pas manuellement la catégorie !   ===== Synchronisation Outlook / planning ===== Un programme automatique lancé toutes les 2 heures analyse les différences entre le planning Gessica et les agendas Outlook. * Côté planning Gessica :  . o report des modifications apportées d’un côté ou de l’autre aux rendez-vous connus . o suppression du planning des rendez-vous supposés reportés mais qui n’existent plus dans Outlook   * Côté Outlook, analyse des agendas de tous les collaborateurs, sur 1 an en débutant à J-7 : . o Ajout des rendez-vous « Gessica » c’est-à-dire avec un contenu sous cette forme {{planning:addin031.png}} et non présents dans le planning.   ===== Utilisation dans la saisie des temps ===== L’utilisation du complément Outlook permet de fiabiliser l’import des temps puisque le client et la missions sont connus. L’import identifie les rendez-vous dans Outlook et analyse le lien présent dans chaque rendez-vous. Si ce lien existe, le client et la mission sont identifiés de façon fiable et renseignés dans le tableau d’import. Dans le cas contraire on revient à la méthode antérieure soit un rapprochement entre le libellé du rendez-vous et un client Gessica, en vous laissant le soin de confirmer/compléter les saisies. {{planning:addin033.png}} **☞** le libellé importé est celui situé après le signe « > » s’il existe ; l’intitulé complet du rendez-vous dans les autres cas. **☞** Vous pouvez demander à ne reprendre que les rendez-vous type « Gessica », c’est-à-dire qui comportent dans leur libellé la chaîne {{planning:addin034.png}}