====== Factures et avoirs ====== Facturation ⮡ Factures La saisie d'une facture se fait depuis la liste des factures mais un accès est aussi possible depuis la fiche client, onglet situation pour les utilisateurs qui en ont les droits.\\ Le mode de saisie est calqué sur celui des brouillons. Les droits d'accès sont les mêmes que pour les brouillons, à savoir avoir un ([[params:profils|Profil]] <> ou avec des droits sur la facturation (Profils <> à "tout" ou "Les siens")(({{facturation:brouillonsliste08.png?nolink&0x70|Droits d'accès}})) \\ \\ Des limitations d'accès sur une entité ou un établissement peuvent être configurés au niveau de la fiche du collaborateur pour autoriser la gestion de la facturation d'une seule entité (ou d'un établissement) à une personne du cabinet.\\ {{facturation:brouillonsliste09.png?nolink&0x57|Fiche collab, droits facturation}} \\ \\ **La barre d’outils**\\ {{facturation:factures_barreoutilsfiche.png?0x67}} * {{:btnDeplacement.png?nolink|}} Accède à la pièce suivante / précédente * {{:btnPersonnel.png?nolink|}} Mes documents : Limite la liste des factures parcourue à celles que //j'ai// créées * {{:btnnouveau.png?nolink|}} Nouvelle : Ouvre une fenêtre de saisie d'un facture vierge ou propose d'en faire une copie. {{facturation:factures07.png?197x135|Nouvelle facture}}\\ <> propose aussi la duplication d'un document existant {{facturation:factures06.png?253x138|}}\\ Cliquez sur {{facturation:brouillons11a.png?nolink|Recherche}} pour rechercher un document existant afin de le dupliquer.\\ {{ facturation:brouillons12.png |Sélection d'un document existant}}\\ En cochant <> le sens du document dupliqué sera inversé avoir/facture.\\ * {{:btnimprimer.png?nolink|}} Imprimer : mêmes possibilités que depuis la liste, document par défaut ou sélection d'un modèle(({{facturation:factures04.png|}})) * {{:btnclient.png?nolink}} Client : accède à la fiche du [[clients:ficheclient|client]] du document sélectionné * {{:btnmission.png?nolink}} Mission : accède à la fiche [[missions:missions|mission]] du document sélectionné (mission d'entête)\\ * {{:note.png?nolink&16x16|}} Notes : affiche les [[clients:ficheclient#onglet_notes|notes de facturation]] du client. * {{:pj.png?nolink&16x16|}} Docs client : liste des [[clients:ficheclient#onglet_documents|documents]] rattachés à la fiche du client, pour consultation {{facturation:brouillons_docs.png?512x179|}} * {{:calcul.png?nolink&16x16|}} Chancellerie : applique des frais de chancellerie s'il en existe de définis sur la mission principale\\ Note : les frais de chancellerie représentent un montant forfaitaire ou un pourcentage de frais appliqué sur le total HT de la facture.\\ * {{:btnarchiver.png?nolink|}} Archiver : valide définitivement une facture. Voir process de validation.\\ * {{:btndesarchiver.png?nolink|}} Désarchiver : dé-valide la facture ; celle-ci est à nouveau modifiable. Ne peut être ré&alisé que sur une facture Validée mais //non comptabuilisé// * {{:btnhisto.png?nolink|}} Historique : affiche l'historique des traitements effectués sur la facture depuis sa créarion\\ (({{facturation:factures05.png|Historique}})) * {{:visaok.png?nolink&20x20|}} Modifs Ok : pour indiquer que les modifications de demandées par le responsable du dossier on été apportées\\ ====Contenu du bandeau==== L'affichage est constitué d'un bandeau permettant de sélectionner le client et la mission.\\ Une fois le client spécifié, il faut identifier une mission qui sera la mission //principale// permettant de savoir à quoi se rattache globalement la facture mais on peut très bien avoir des factures qui sont rattachées à plusieurs missions différentes, tant qu'elles sont dans la même entité.\\ {{facturation:factures00.png?0x67}}\\ |Facture n° | Compteur automatique dans la séquence de l'[[params:entites#codification_des_documents|entité]]. Ce numéro n'est affecté qu'au 1er enregistrement du document| |du | Date du document. La date ne saurait être inférieure à la date de dernière facture enregistrée(({{ facturation:brouillons05.png|Notification}}))| |Client | Sélectionnez le client dans la liste. Tous les clients actifs comme inactifs sont affichés((l'icone {{:erreur.png?16x16&nolink}} de la liste permet d'identifier les fiches fermées.{{facturation:brouillons13.png|Clients}} )) . La sélection peut se faire par le code ou le classement.\\ La sélection d'un client met à jour le champ adresse de la facture depuis les coordonnées du client. C'est le nom((la raison sociale)) et non pas le classement qui est pris en compte dans l'adresse. Si le client a une [[clients:ficheclient|adresse de facturation]] alors c'est celle-ci qui est utilisée| |Mission | Mission //principale// du document. Seules les missions actives sont proposées, vous pouvez toutefois faire afficher les missions fermées si besoin en décochant la case située en dessous.| |Clôture client | Mentionné à titre d'information | ---- ==== Onglet entête ==== {{facturation:factures08.png}}\\ |Mission | Rappel de la mission concernée (lecture seule)| |Date temps | c'est la date correspondant à l'affectation des temps, si différente de la date de facture (peu utilisé)| |Exercice client| Année de facturation correspondant à l'exercice du client pour la gestion des encours de fin d'exercice| |Entité | [[params:entites|Entité]] de rattachement de la facture.| |Site (groupe) | [[params:groupes|Groupe]] de rattachement. Provient de la mission principale de la facture| |Document interne | Ne sera pas envoyé au client par exemple pour gérer des erreurs de saisie.\\ Lorsqu'une facture a été émise à tort et ne peut pas être envoyée au client, on crée dans ce cas un document interne qui sera compensé par un avoir interne.\\ Rappel : une facture ne peut pas être supprimée ni mise à zéro.| |Interco | Concerne une facturation entre sociétés du groupe ; préciser dans ce cas le client interco| |Type de facture| Les choix sont : \\ • Normale\\ • FAE (facture à établir)\\ • FEA (facture établie d'avance)\\ Ces informations permettent de calculer l'encours en fin d'exercice sans utiliser le module spécifique de calcul d'encours d'Orfis| |Commentaire | Texte qui ne sera pas imprimé sur la facture, à vocation interne uniquement| |Référence | **Référence de la commande** client, essentielle dans le cas d'une facturation avec des administrations| |Adresse | Adresse de facturation qui sera indiquée sur la facture, elle provient de l'adresse de la fiche client.\\ **☛** si le client a un établissement qui est précisé comme étant __l'adresse de facturation__ dans ce cas l'adresse prise en compte sera celle de cet établissement, ainsi que le Siret et le n° de TVA intracommunautaire associés.| |Associé | Pour mémoire. Un client, une mission pouvant être réaffectés dans le temps cette information est stockée pour conserver l'analyse des CA à date par associé.| |SIRET et numéro de TVA intracommunautaire | Informations provenant de la fiche du client (ou de l'établissement de facturation) qui sont mémorisés au niveau du document pour la dématérialisation cette notion pouvant évoluer dans le temps.| ---- ==== Onglet détail ==== {{facturation:factures09.png}}\\ Cette grille présente le corps de la facture ou de l'avoir.\\ |Code | c'est le [[params:codesfacturation|code facturation]] (on n'utilise pas ici le terme de produit ou d'article) qui est utilisé pour l'affectation du chiffre d'affaires et l'affectation comptable.\\ Les codes de facturation sont définis dans les paramètres. En l'absence de code de facturation la ligne sera strictement un libellé, sans montants.\\ Note : les codes de facturation qui sont disponibles dans la liste dépendent de la configuration qui a été mise en place(({{facturation:brouillons07.png|}})). Vous pouvez notamment limiter les codes accessibles en fonction de l'entité de facturation de façon à éviter les erreurs de saisie.| |Libellé | C'est un texte au format RTF((Rich Text Format)) ; vous pouvez mettre en forme votre texte comme dans un traitement de texte avec toutefois des fonctions simplifiées (gras, italique, souligné, couleur, etc…). Utilisez la barre d'outils(({{facturation:barre_tt.png?nolink}})) qui apparaît dans la grille en cours de saisie pour faire la mise en forme.\\ **☛** le libellé provient à l'origine du code facturation. Si toutefois ce code est présent dans la facture type de la mission correspondante((celle indiquée sur la ligne de saisie)) alors c'est ce texte qui sera utilisé à la place dans la facture.\\ **☛** le texte est repris **tel que formaté** depuis le code facturation quelque soit son origine, avec toutes les mises en forme, polices comprises. Dans le cas d'un commentaire la police utilisée [[params:paramsfacturation|par défaut]] est celle définie pour le cabinet.| | Nombre **Et** prix unitaire | La colonne nombre n'est accessible que si le code facturation est exprimé en //quantité// par exemple un nombre de bulletins(({{facturation:brouillons01.png?nolink|}})), dans ce cas cette colonne ainsi que la colonne //prix unitaire// sont accessibles en saisie et la colonne montant est calculée. Le prix unitaire provient lui aussi du code de facturation et dans le cas où le code en question existe pour la mission il prend la valeur indiquée dans la facture type ce qui permet de gérer des <> personnalisés.| |Montant | Pour les codes facturation qui ne s'expriment pas en quantité saisissez ici directement la valeur qui sera facturée. Comme pour le prix unitaire, la tarification provient de la facture type si existante et à défaut du code facturation.| |**Mission** | La liste déroulante propose les missions actives((sauf si vous avez décoché <>)) du client pour l'entité qui a été indiquée ; par défaut la mission proposée est celle stipulée dans l'entête du document. Si le cabinet gère une facturation [[params:gestioncomportement#facturation|multi missions]] alors il est possible de sélectionner ici une autre mission pour cette même facture. Le chiffre d’affaires sera dans ce cas réparti sur chacune des missions concernées.| |Masquage ? | La dernière colonne permet de masquer partiellement ou totalement une ligne.\\ Sélectionnez :\\ {{:mtmasque.png?nolink&20x20|}} pour masquer les montants de la ligne\\ {{:txtmasque.png?nolink&20x20|}} pour masquer entièrement la ligne auquel cas seules les lignes de totalisation si elles existent seront visibles\\ **☛** il est aussi possible de cocher en bas de la fenêtre l'option « masquer les montants de détail » pour ne plus avoir aucun montant affiché sur le document à l'exception des totalisations. :!: en dématérialisation les montants de détail seront obligatoirement présents dans le contenu du fichier réceptionné par le PDP du client\\ \\ Le symbole {{:sstotal.gif?nolink|}} signale une ligne de sous-totalisation.| Commandes disponibles pour la saisie (à droite de la grille), également disponibles dans la barre d'outils(({{facturation:barreoutils_cplt.png?nolink}})) :\\ * {{:btnNouveau1.png?nolink|}} ajoute une ligne de saisie dans la grille * {{:btnSuppr.png?nolink|}} supprime la ligne actuellement sélectionnée * {{:btnDupliquer.png?nolink|}} duplique la ligne actuellement sélectionnée\\ * {{:btnInsert.png?nolink|}} insère une ligne //au-dessus// de la ligne actuellement sélectionnée * {{:btnTraitTexte.png?nolink|}} ouvre une fenêtre de saisie pour faciliter la saisie du texte. {{ facturation:brouillons_edition.png?484x272 |Edition d'une ligne}} * {{:btnSsTotal.png?nolink|}} insère une ligne de sous-totalisation. Le sous-total est calculé automatiquement par cumul de toutes les valeurs des lignes placée au-dessus de lui, jusqu'à la ligne de sous-total précédente ou à défaut jusqu'au début du document. * {{:btnUp.png?nolink|}} déplace la ligne courante vers le haut * {{:btnDown.png?nolink|}} déplace la ligne courante vers le bas ---- ==== Onglet total et règlement ==== {{facturation:factures10.png}}\\ |Total hors taxes | Calculé, somme des montants des lignes| |Taux de TVA | provient de la fiche du client, il est définit par la //[[clients:ficheclient#conditions_de_reglement|nature de TVA]]// du client ; il peut toutefois être modifié si nécessaire dans le cas d'une livraison à un autre emplacement.\\ Gessica ne gère qu'un seul taux de TVA par facture.| |Total TVA | Calculé automatiquement : Total assujetti((dans la plupart des cas c'est le total HT //mais// si certains codes facturation sont codifiés <> dans ce cas la base de calcul sera le HT moins la valeur de ces articles)) x Taux TVA / 100| |Total TTC | Calculé| |Nature de TVA | provient elle aussi de la fiche du client. Cette information elle nécessaire pour la dématérialisation des factures.| |Catégorie | la catégorie est une mention obligatoire qui doit apparaître sur les factures ainsi que dans le process de dématérialisation. Elle est calculée par le programme en fonction des codes facturation que vous aurez utilisés, eux-mêmes étant codifiés bien, service ou mixte(({{facturation:brouillons08.png}})). Si tous les codes utilisés dans la facture ne concernent que des services alors le code final reporté dans la facture sera //service// ; si les codes utilisés contiennent l'un et l'autre le programme déterminera dans ce cas une catégorie //mixte// pour l'ensemble du document.| |Conditions de règlement| Là encore les informations proviennent de la fiche client en reprenant les conditions de règlement par défaut de la société. Il est possible de faire des modifications si souhaitées.\\ **☛** en mode facture les prélèvements et traites sont gérés comme les autres types de règlement, il faudra compléter l'enregistrement de l'échéance une fois passé en facture.| |Libellé | Le libellé de règlement peut être spécifié si on souhaitez que ce ne soit pas Gessica qui en calcule les termes.| |Commentaire de pied de facture | Texte que vous pouvez saisir mais qui n'apparaîtra sur le document émis que s'il a été inclus dans le modèle de document utilisé.| En cas de règlement par //prélèvement// ou //LCR(("Traite"))// Gessica propose un échéancier de paiement, par défaut un seul paiement à l'échéance de la facture, mais il est possible de définir des paiements échelonnés. Indiquez le nombre d'échéances souhaité\\ {{facturation:factures12.png?257x100}}\\ Gessica découpe le règlement en débutant à l'échéance de facture puis en augmentant d'un mois. {{facturation:factures13.png}}\\ Vous pouvez : * {{:btnNouveau.png?nolink|}} / {{:btnSuppr.png?nolink|}} ajouter / supprimer des échéances.\\ * Corriger les montants => le total devra toujours être égal au TTC de la facture ! * Affecter le paiement sur une autre banque du client dans le cas des prélèvements.\\ L'indication d'une banque est obligatoire. ---- ===== Onglet Annexes ===== {{facturation:factures11.png?697}}\\ Les annexes sont des documents liés à la facture, originellement à vocation interne.\\ Vous pouvez insérer ici tout type de document ; lors de l'envoi des factures par mail il vous sera possible d'y joindre ces annexes si vous le souhaitez. Si vous cochez le document comme <> il ne sera protégé et ne pourra jamais être envoyé. ---- ===== Workflow ===== Si le workflow de facturation est activé, alors le traitement d'une facture va passer entre les mains de plusieurs personnes au sein du cabinet avant envoi au client.\\ La présence de certaines icônes dans le formulaire de facture est lié à ce mode de fonctionnement, notamment le bouton {{:visaok.png?nolink&20x20|}} permet au gestionnaire d'indiquer que les modifications qui lui ont été demandées par le responsable du dossier on été apportées afin que celui ci vise et approuve la facture.\\ Le process complet est documenté [[workflow_facturation|ici]].