====== Chaîne de facturation ====== {{:facturation:process_facturation.svg?64x128 | Process}} Gessica gère 3 types d'éléments : \\ - Des factures ou avoirs.\\ - Des règlements.\\ - Des OD (opérations diverses).\\ Le principe est de ne passer aucune écriture sur les clients au niveau de la comptabilité, mais de tout passer dans Gessica. Ainsi, la situation réelle du client est toujours à jour dans Gessica et en avance sur la comptabilité puisque le transfert comptable n'a pas encore forcément été réalisé. Ce principe permet de mettre à disposition des collaborateurs une fiche client dont la situation est à jour sans avoir besoin de leur fournir un accès à la comptabilité du cabinet.\\ ==== Les factures ==== Gessica est une application multi entités, ce qui signifie qu’on peut avoir des factures qui vont concerner l'entité A ou l'entité B ; cependant une facture ne peut concerner qu'une seule entité à la fois. Lorsqu'on fait la facturation on ne peut donc pas regrouper dans une même facture de missions provenant d'entités différentes. Chaque entité dispose de sa propre séquence de facturation. Toutefois, pour des raisons de lisibilité et bien qu'en théorie ça ne poserait pas de problème d'avoir une même séquence de facturation sur 2 entités différentes (facture n° 1234 sur entité A et facture n° 1234 sur entité B), le programme verrouille ce point là.\\ La création de document de facturation peut être faite en tant que //brouillon// qui sera validé ultérieurement ou directement en tant que facture. Une facture se distingue d'un brouillon par le fait qu'elle a un numéro définitif affecté et ne peut pas être supprimée. La séquence de facturation conformément à la législation se doit d’être continue et les dates de pièces en ordre croissant.\\ Un avoir se distingue d'une facture par le fait qu'il est enregistré en négatif mais il reste dans la même la séquence de numérotation.\\ Un document //interne// est une facture annulée, qui sera compensée par un avoir interne et qu’on n’envoie pas au client. Pour mémoire, quand un n° de facture a été utilisé on ne peut pas supprimer la facture ; on ne peut pas non plus la mettre à 0 car on ne pourrait pas la comptabiliser ce qui produirait une rupture dans la séquence du point de vue de la comptabilité.\\ La facturation peut avoir plusieurs origines.\\ - **Saisie directe** d'un brouillon ou d’une facture par le collaborateur - **Génération automatique** des brouillons depuis le module de facturation automatique. Ce module reprend les éléments provenant :\\ *des éléments renseignés dans les fiches missions onglet //facture type// c'est à dire des éléments récurrents \\ *des éléments saisis par les collaborateurs en complément que leur temps passés ; les collaborateurs peuvent en effet indiquer en même temps que ces saisies de temps qu'il y aura des éléments à reprendre pour le client lambda.\\ *les éléments qui ont été importés d'un logiciel externe.\\ *le dernier module provient de la **facturation au temps passé**.\\ Certains types de tâches sont identifiés comme étant des éléments de facturation au temps passé. Ils sont importés mensuellement et font l'objet d'un traitement par le responsable du pôle concerné.\\ - **Import Excel** d'un fichier correctement formaté et codifié - **facturation N-1** : un module complémentaire (peu voire pas utilisé) permet de générer des facturations à partir de factures antérieures.\\ ==== Workflow de validation ==== {{ :facturation:facturation_dematerialisee.svg?64x128|Workflow}}La facturation peut être intégrée avec un workflow de validation ; ce n'est pas obligatoire et dépend de la configuration mise en place pour le cabinet. Dans ce process les factures sont générées dans un premier temps avec les éléments qui ont été vus ci-dessus puis soumises à approbation par le responsable du client ou de la mission Les factures seront envoyées au client soit au format papier (en disparition) soit par mail. L'envoi des factures par mail ne peut se faire que si on a identifié au niveau du client un destinataire de facturation donc un interlocuteur rattaché à la fiche client, qui est coché destinataire de facturation et qui dispose d'une adresse mail valide ou du moins correctement formatée. ==== Validation des factures ==== Les factures validées sont émises vers la plateforme JeFacture pour la mise en place de la facturation électronique.\\ ====Gestion des encaissements==== Un encaissement, donc le règlement d'une ou de plusieurs factures se fait soit par saisie manuelle (Réception de chèques, …) soit par des process semi automatiques. Un règlement comme une facture ne peut concerner qu'une entité. ===Remise en banque=== Les règlements doivent être remis en banque avant de les comptabiliser. La création des remises permet aussi la création d'un fichier SEPA de prélèvements le cas échéant. ==== Les OD ==== Les OD (Opérations Diverses) sont des écritures qui sont saisies en comptabilité pour faire des régularisations de comptes, envoyer une écriture d'un compte client sur un autre par exemple. De manière à ce que Gessica soit toujours strictement à jour, et aligné avec la comptabilité, on passe ces écritures purement comptables directement dans Gessica. On va donc indiquer un compte tiers origine, un compte tiers (ou autre) destination sous forme d'une écriture qui sera équilibrée, cette écriture ne peut concerner qu'une seule entité. Les OD comme les règlements et les factures sont donc déversés en comptabilité par le transfert comptable. ==== Comptabilisation ==== Gessica ne gère pas la comptabilité. Le programme permet cependant d'envoyer vers la comptabilité tous les éléments de la chaîne de facturation : factures, règlements OD. Pour la comptabilisation Gessica va générer les écritures au format attendu par le logiciel comptable.