====== Envoi des factures ====== L'envoi des factures au client peut se faire de différentes manières : * au format papier * par mail * en dématérialisation via une plateforme Ces 3 modes peuvent être combinés. ===== Validation des factures ===== Outils ⮡ Validation des factures La validation des factures est une phase essentielle de la facturation, elle permet de qualifier le document comme définitif.\\ Une facture validée((= archivée)) ne peut plus être modifiée, à moins de la désarchiver au préalable. Toutefois lorsqu'elle aura été comptabilisée le désarchivage ne sera plus possible.\\ **☛** Seules les factures validées apparaissent dans la situation du client\\ **☛** La comptabilisation ne peut se faire que pour des factures validées\\ **☛** Si le workflow de facturation est activé, la validation ne pourra avoir lieu que si les documents sont visés par les responsables. L'accès à cette fonction est réservé à l'administration des ventes ([[params:profils|Profil]] <>) {{facturation:envoi09.png?474x254|Validation}}\\ Indiquez les filtres de sélection des factures à traiter et validez. A noter que la validation/dévalidation d'une facture peut aussi se faire directement depuis la [[saisie_facture|saisie]] et que le process de [[#dematerialisation|dématérialisation]] réalise de lui-même la validation. ---- ===== Envoi papier ===== Facturation ⮡ Imprimer les factures {{facturation:envoi01.png?310x372|Formulaire de sélection}}\\ Droits d'accès : <> ou avec des droits sur la facturation (Profils <> à "tout" ou "Les siens"). Eléments à renseigner : |Sélection des documents| Par utilisateur ayant créé le document, par date, n° , etc...| |Réimpression...| Si décoché, permet de ne pas réimprimer les documents, donc de déclencher le traitement des pièces non encore traitées| |Sauf si envoyé par mail| Si une partie des client est configurée pour un envoi par mail et pas les autres, commencez par faire les envois par mail pour ne plus avoir que les autres à traiter ici| |Type de support ☟| | | * Aperçu | Affiche les documents sans les imprimer| | * Sur papier vierge | L'impression se fera avec le modèle sélectionné, incluant les divers logos| | * Sur pré-imprimé | L'impression se fera avec le modèle sélectionné, **sans** les logos (utilisation d'un papier à entête)| | * Archivage PDF | Les factures ne sont pas imprimées mais générées au format PDF dans le dossier que vous choisissez| | * Ajout fiche client| Dans le cas d'un archivage cocher cette case ajoute un lien vers le document PDF généré dans la fiche client, onglet Documents| Le bouton d'impression imprime par défaut avec le [[params:entites|modèle]] défini pour l'entité de la facture traitée.\\ Vous pouvez choisir un modèle spécifique en allant le chercher par l'option <> {{facturation:envoi02.png?0x59&nolink|Choisir un modèle de facture}}\\ Le même modèle de document est utilisé pour les factures et les avoirs. ---- ===== Envoi par mail ===== Facturation ⮡ Envoyer les factures :!: La [[#validation_des_factures|validation]] préalable des factures est requise !\\ :!: L'envoi ne peut se faire qu'aux [[clients:ficheclient#onglet_interlocuteurs|clients]] disposant d'au moins un contact __facturation__(({{facturation:envoi04.png?nolink|}})) disposant d'une adresse mail valide((Le programme ne vérifie que si elle est correctement formatée))\\ Droits d'accès : <> ou avec des droits sur la facturation (Profils <> à "tout" ou "Les siens"). {{facturation:envoi03.png?390x468|Formulaire de sélection}}\\ Eléments à renseigner : |Sélection des documents| Par utilisateur ayant créé le document, par date, n° , etc...| |Sauf si envoyé par mail| Permet de faire l'envoi... de tout ce qui n'a pas été //déjà// envoyé| |Envoi groupé| Envoi d'un seul message par facture avec tous les contacts facturation en tant que destinataires. Dans le cas contraire Gessica émet un mail par contact facturation.\\ En mode groupé le nom du destinataire ne pourra de facto pas apparaître dans le corps du message| |Joindre annexes des factures| Lors de la saisie d'une facture il est possible de lui attacher un ou plusieurs [[facturation:saisie_facture#onglet_annexes|documents]]. En cochant <>, tous les documents rattachés à la facture seront envoyés (sauf les annexes cochées "interne")| Format d'envoi |Modèle pour factures| Sélectionnez le modèle de document (html) qui sera utilisé pour la constitution du message d'envoi des //factures//. Ce modèle se configure depuis le menu Outils / [[outils:editeurmodeles|Modèles HTML]] et permet d'inclure des champs propres au client ou à la facture (//"publipostage"//).\\ Le bouton {{:btnmodifmodele.png?nolink|}} vous permet d'accéder directement au modèle sélectionné pour visualisation ou modification.| |Modèle pour avoirs| Idem mais pour les //avoirs// dans la mesure où le texte a en général besoin d'être adapté au traitement d'un avoir. Si aucun modèle n'est défini, c'est celui de la facture qui sera utilisé.| |Envoyer de la part de| Indiquer le nom de l'émetteur. En mode Outlook ou Microsoft 365 elle est obligatoire.\\ Vous devez disposer du droit d'envoyer des mails avec le compte sélectionné.| |Envoyer une copie du message| Pour centraliser une trace des envois. Si vous cochez cette case vous devez préciser l'adresse de destination ou à défaut cocher "Même adresse que l'émetteur" pour reprendre l'adresse précisée ci-dessus.| |Avec indicateur d'importance| Met l'indicateur "Important" dans le message (({{:importance.png?nolink|}}))| |Avec confirmation de lecture| Demande une confirmation de lecture du message.\\ Note : ceci ne fonctionne que si le destinataire choisit de confirmer qu'il a reçu le message| |Envoi direct| Le message est envoyé directement sans autre contrôle. En mode aperçu __chaque message__ sera composé, dans Outlook par exemple, puis vous sera présenté pour envoi. A éviter si vous envoyez une centaine de factures !| **Mode test**\\ Ce mode permet de simuler l'envoi à fin de voir le résultat qui sera reçu par le destinataire. L'envoi n'est pas inscrit dans l'historique de la pièce et celle-ci n'est pas considérée comme ayant été envoyée. Les documents sont imprimés par défaut avec le [[params:entites|modèle]] défini pour l'entité de la facture traitée.\\ Si la pièce a préalablement été archivée en PDF c'est cette archive qui est envoyée, le document n'est donc pas régénéré. Lors de l'envoi le nom et l'adresse mail du ou des destinataires est inséré dans l'historique de facturation et consultable dans la liste des factures(({{facturation:envoi05.png?nolink|Trace}})) ou sur les factures en elles-mêmes. Le bouton **Paramètres SMTP** donne l'accès à la configuration pour l'envoi via SMTP. \\ {{facturation:envoi06.png?nolink|SMTP}}\\ par défaut il n'y a pas à modifier ces paramètres qui sont configurés [[params:generalites#parametres_smtp|globalement]] pour le cabinet.\\ \\ ---- ===== Dématérialisation ===== Facturation ⮡ Envoyer JeFacture Ce traitement va envoyer les factures et avoirs vers la plateforme de dématérialisation JeFacture.com\\ Pour le process complet de dématérialisation voir [[facturation:demat|ici]].\\ Droits d'accès : <> ou avec des droits sur la facturation (Profils <> à "tout" ou "Les siens"). {{facturation:envoi07.png?390x339|Formulaire de sélection}}\\ Sélectionnez les documents à traiter : par utilisateur ayant créé le document, par date, n° , etc... L'export de la liste des clients n'a plus d'utilité dans la version courante de l'interface avec le PDP((Plateforme de dématérialisation = JeFacture.com)). Cliquez sur {{facturation:envoi08.png?nolink|Envoi}} pour déclencher l'envoi.\\ Le programme va :\\ *Valider((Archiver)) les factures qui ne seraient pas encore validées *Générer les pièces au format PDF + Factur-X((Factur-X : fichier au format XML lisible par un système et décrivant toute la facture\\ Ce fichier est inclus en pièce jointe au fichier PDF)) *Envoyer les pièces vers le PDP((Plateforme de dématérialisation = JeFacture.com)) via API *Toper les factures comme envoyées. Ceci sera consultable dans l'historique de la pièce. Comme l'indique le message en début de formulaire le traitement ne peut se faire :\\ *que pour des factures approuvées, si le workflow de validation est activé car les mêmes règles s'appliquent au traitement manuel et pour la dématérialisation. *que pour les fiches clients correctement renseignées (SIRET, n° de TVA intracommunautaire, Type de client) \\