====== Liste des Contacts ====== Bases ⮡ Contacts Un contact est une société qu’on souhaite gérer dans la base pour de la CRM ou pour la gestion des partenaires clients mais pour laquelle on n’a pas de mission, donc pas d’affectation de temps, frais, facturation. Les contacts peuvent aussi être des fournisseurs et dans ce cas ils sont utilisés dans la saisie des frais (frais globaux, pas les NDF). {{contacts:image002.png?450x315|Liste des contacts}} La liste propose un certain nombre de champs en standard (Nom, coordonnées…)\\ En partie haute {{:ch01.png?nolink|}} on trouve les noms des sociétés, en partie basse {{:ch02.png?nolink|}} les interlocuteurs rattachés à une société sélectionnée.\\ \\ **☛** un double clic sur une société ouvre la fiche concernée\\ **☛** un double clic sur une ligne interlocuteur ouvre la fiche de cet interlocuteur\\ En mode d'affichage sans le ruban les boutons d'actions sont positionnés sur la fiche de saisie(( {{contacts:image002b.png?450x315|Liste des contacts}}))\\ Actions possibles : voir en annexe le [[:divers:fonctions_communes|détail des fonctions]] standard La barre d’outils donne accès à certaines fonctions, certaines autres ne seront que dans le menu contextuel. ---- **La barre d’outils** {{contacts:BarreOutilsListe.png}} * {{:bntacces.png?nolink|}} Accès fiche\\ Ouvre la fiche concernée (effet identique avec un double-clic sur la ligne souhaitée) * {{:btnnouveau.png?nolink|}} Nouveau\\ Ajoute un nouvel élément ; une fiche vierge s’ouvre. * {{:btnajoutmailing.png?nolink|}}  Ajout au mailing\\ L’application permet de préparer des listes de mailing. Cette fonction ajoute la //totalité// des contacts __à l'affichage__ dans votre propre liste de mailing. * {{:btnajoutmailing1.png?nolink|}} Ajout 1 fiche contact au mailing\\ Idem mais n’ajoute que la/les fiches actuellement sélectionnées ((Utilisez les touches CTRL ou SHIFT + la souris pour une sélection multiple)) * {{:btncarte.png?nolink|}} Voir sur Maps \\ Affiche une carte de localisation de l’ensemble des contacts __à l'affichage__ selon le filtre actuel. * {{:btnsuppr.png?nolink|}} Supprimer\\ Permet de supprimer une fiche créée par erreur. La suppression nettoie toutes les utilisations de la fiche. Il est possible de mettre la fiche en sommeil si on souhaite en garder l'historique. * {{:btncopieradresse.png?nolink|}} Copier l’adresse\\ Copie l’adresse de la société dans le presse-papier, pour réutilisation dans une autre application. * {{:btnFusionner.png?nolink|}} Fusionner\\ Fusionne les n fiches sélectionnées en une seule. Voir [[listecontacts#Fusionner_des_fiches|Fusion de fiches]] * {{:btnfiltrer.png?nolink|}} Filtre avancé\\ Le filtrage de base disponible dans toute l’application permet de filtrer une valeur sur une colonne ; il ne permet pas de filtrer plusieurs valeurs.\\ Le filtrage avancé permet d’appliquer des conditions complexes sur la liste. Voir la fonction « Filtrage avancé ». * Bloc détail\\ {{clients:image014.png?nolink}} **Interlocuteurs** de ce contact.\\ \\ {{clients:image015.png}}\\ \\ {{clients:image017.png?nolink}} **Fiches de suivi**\\ {{clients:image018.png}}\\ * {{:btnWord.png?nolink}} Word\\ Lance le générateur de documents de mailings intégré sur la fiche sélectionnée. Voir ce module spécifique. * Le bloc « Afficher » permet de sélectionner le type d’éléments à visualiser.\\ {{:btnInterrupteur.png?nolink|}} Fiches fermées : inclus les fiches mises en sommeil.\\ \\ {{:btnDoublons.png?nolink|}} Doublons potentiels\\ Affiche une liste de fiches qui font potentiellement doublon. Voir [[listecontacts#Gestion_des_doublons|Gestion des doublons]] ---- **Le menu contextuel** {{contacts:ListeMneuCtx.png}}   *{{:btnSelColonnes.png?nolink}} Sélectionner les colonnes\\ {{ contacts:image025.png?70x170}} Permet d’afficher ou masquer des colonnes présentes dans la requête de base, par exemple masquer une partie de l’adresse, etc…  \\ \\ \\ \\ \\ \\ *{{:btnPersonnaliser.png?nolink}} Personnaliser la liste\\ La liste principale présente un ensemble d’informations standard qui est généralement suffisant. Toutefois on peut avoir besoin de visualiser plus de données ou provenant de tables annexes à la fiche contact, c’est l’objet de l’option « Personnaliser la liste » {{ contacts:image026.png?389x283 |Sélecion des champs à afficher }} \\ La liste de gauche présente les champs pouvant être ajoutés à la liste des contacts, celle de droite les champs déjà présents. Pour faire passer un champ d’une liste à l’autre vous pouvez soit cliquer sur les boutons Ajouter / Supprimer, soit faire un double clic sur le champ ou encore le faire glisser d'une liste à l'autre. Le bouton {{clients:image027.png?103x24}} reprend la sélection d’origine avant toute personnalisation. Cliquez sur {{clients:image028.png?94x24}} pour que soit prise en compte votre sélection. Cette sélection persistera même après fermeture de l’application. Note : selon les champs sélectionnés des tables complémentaires peuvent être nécessaires à la construction de la liste ce qui pourrait augmenter un peu le temps d’affichage de celle-ci. *{{:btnFiltrer.png?nolink}} Filtrer par sélection/hors sélection\\ Filtre la liste pour les éléments contenant la même valeur que la cellule sélectionnée. Exemple si vous cliquez le champ Ville et que celui-ci contient "Paris" alors le filtre affichera tous les contacts pour lesquels la ville sera égale à Paris. A l'inverse le filtre "Hors sélection" affichera toutes les adresses sauf celles où sont inscrites "Paris"\\ ---- =====Gestion des doublons===== La notion de doublon sur les fiches clients ne peut pas exister (ne devrait pas exister) ; par contre sur les contacts il est tout à fait possible que des créations aient été réalisées en double, par suite d'imports depuis Outlook ou autre ; c’est sans influence sur la gestion mais néanmoins gênant pour le suivi des mises à jour. Une fonction permet de lister les fiches qui portent le même nom (raison sociale identique) et propose celle-ci : {{contacts:image030.png|Doublons potentiels }} Si des fiches semblent réellement former doublons (contrôle visuel), il est possible de les sélectionner((Utilisez les touches CTRL ou SHIFT + la souris pour une sélection multiple)) puis par la fonction « {{:btnFusionner.png?nolink|}} Fusionner » de regrouper ces fiches contacts en une seule. Pour la fusion, la 1ère fiche sélectionnée est celle qui reçoit les informations.   =====Fusionner des fiches===== Le bouton {{:btnFusionner.png?nolink|}} regroupe en fiche unique les fiches contacts sélectionnées, qu'elles proviennent de la liste standard ou de la liste des doublons potentiels.\\ Le traitement résultant est celui-ci :  *Les **interlocuteurs** des //autres fiches// sont rattachés à la 1ère fiche sélectionnée (fiche réceptrice).\\ Si l'interlocuteur A est présent dans une fiche d'origine //et// dans la fiche réceptrice, dans ce cas ce sont les informations de l'interlocuteur //chez// le contact d'origine qui sont reprises pour compléter celles présentes pour ce même interlocuteur //chez// le contact récepteur et qui sont absentes de celle-ci.\\ Les champs complétés sont : - Fonction,\\ - Téléphone pro,\\ - Fax Pro,\\ - email pro,\\ - Commentaire,\\ - Service\\ Par exemple si le téléphone pro est déjà présent dans la fiche réceptrice il ne sera pas écrasé par les données provenant de la fiche recopiée, même s’ils sont différents. Mais si le mail pro de la fiche destinataire est vide, celui de la fiche d’origine sera inscrit dans la fiche réceptrice. *Les **notes** des fiches origines sont rattachées à la fiche réceptrice. *Les **fiches de suivi** des fiches origines sont rattachées à la fiche réceptrice. *Les différents champs de la **fiche contact** pour la fiche réceptrice sont repris des valeurs des fiches d’origine s’ils sont vides dans la fiche réceptrice et pas dans celles d’origine. Un point particulier pour la partie adresse : on considère qu’une adresse est vide si la ville n’est pas renseignée et dans ce cas on reprend tous les champs //adresse//.