Gessica

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====== Gestion du planning ======


===== Présentation =====

Le planning est un module optionnel de Gessica ; cette version remplace la version initiale gérée sous forme de tableau.

3 types de temps sont gérés par Gessica :

  * les temps budgétés, saisis à l'origine lors de la préparation de la mission,
  * les temps planifiés qui interviennent au fur et à mesure du découlement de la mission,
  * et enfin les temps passés saisis par les collaborateurs.

Chaque type de temps remplace le type de temps précédent au fur et à mesure de l’avancement dans le temps. Dans le tableau ci-dessous on voit l'évolution des temps qui sont pris en compte dans le coût final de la mission au fur et à mesure que les temps concernés sont remplis.

{{planning:planning-001.png}}

==== Schéma de principe.  ====

Les temps sont budgétés en semaine dans la fiche mission.

{{planning:planning-002.png}}
  menu Outils
  ⮡ Missions
    ⮡ Planification des missions
Via le menu « //Outils / Missions / Planification des missions// » on déverse les temps budgétés (en semaine) dans le planning pour les affecter en heures par jour.

{{planning:planning-003.png}}

La planification est déclenchée par un utilisateur disposant des droits d’administration sur le planning et peut se faire pour tout le cabinet ou selon la sélection demandée. Il est possible de demander à ne pas planifier antérieurement à une certaine date, pour les phases de reprise, ou de ne pas générer la planification. Cette dernière option n’est là que pour neutraliser l’effet des budgets sur le coût global de la mission et n’a pas d’objet si on utilise le module planning.

Ce traitement est à lancer une fois de manière globale en début d’exercice. Pour les traitements en cours d’année lors de l’ajout de nouveaux clients/nouvelles missions voir « [[#nouvelle-mission|Nouvelle mission]] ».

Une fois la planification réalisée le calcul du prix de revient de la mission ne tient plus compte des heures budgétées en deçà de la date de planification de chaque mission ; ce sont les heures planifiées qui les remplacent.

Les temps sont répartis dans le planning en fonction des horaires journaliers de chaque collaborateur. Si le collaborateur a des horaires prédéfinis dans sa fiche, ceux-ci sont utilisés. {{planning:planning-004.png}}\\
Dans le cas contraire on part sur un horaire standard (8h par jour) tel que défini dans les paramètres globaux.

Le programme répartit les heures prévues sur une semaine, jour par jour, en complétant chaque journée avec le nombre d'heures maximal. Le restant horaire à affecter sur cette semaine quel qu'il soit sera positionné sur le dernier jour de la semaine, le vendredi. Si ce jour est férié alors la totalité restante sera affectée sur le jeudi sans tenir compte d'un éventuel jour férié.

Notes :

  * la répartition depuis le budget n’est aucunement une obligation, il est tout à fait possible de s’en passer en saisissant tout dans le module planning. Il faudra néanmoins indiquer au programme qu’il ne faut plus tenir compte des temps budgétés sur la période en planifiant « à blanc » les missions pour ne pas doubler les temps pris en compte dans le prix de revient de la mission (budgétés + planifiés).
  * Si un collaborateur budgété n’est plus présent au moment où l’opération est réalisée ses temps sont affectés au collaborateur « à définir » {{planning:planning-005.png}}
  * Un collaborateur « hors planification » sera ignoré lors de l’exécution de ce process {{planning:planning-006.png}}

En fonction auxiliaire de la gestion du planning il est possible d’interfacer le planning Gessica avec Outlook. Gessica alimente Outlook avec les rendez-vous de chaque personne ce qui permet à chacun de le visualiser sur son propre agenda Outlook.\\
Un module permet par ailleurs de remonter dans le planning Gessica les corrections effectuées par le collaborateur sur son planning Outlook c'est-à-dire les déplacements d'un rendez-vous, modification de durée, suppression, changement d’état (provisoire ⬄ occupé).\\
Les créations de RDV depuis Outlook sont aussi possibles en utilisant le complément Outlook destiné à cette fin.

Enfin si le collaborateur le souhaite il a la possibilité depuis la saisie de ses temps de réimporter ces mêmes rendez-vous puisque ceux-ci sont des éléments connus de Gessica. L'affectation en temps de la mission et la durée sera donc systématiquement à l'identique de ce qui est positionné dans Outlook.

**☞** L’interfaçage avec Outlook nécessite de disposer du pack Office sur le poste qui effectue le traitement, donc sur une connexion RDP il faut que le pack soit installé sur le serveur. Si la connexion est faite sur M365 on peut se passer du pack Office.

{{planning:planning-010a.png}}

===== Gestion au quotidien =====
  menu Temps
  ⮡ Planification journalière
L'accès au module de planning se fait par le menu dans « //Temps / planification journalière //».

{{planning:planning-008.png}}

Selon les droits affectés à chaque collaborateur celui-ci pourra gérer soit

  * l'ensemble du planning du cabinet
  * ses propres temps
  * les temps liés à son équipe. Dans ce cas la notion d’équipe correspond __au métier__ du collaborateur (ex tout le planning de l’Expertise).

Pour accéder au planning il faut au préalable indiquer la période que l'on souhaite visualiser. Par défaut le programme proposer le lundi de la semaine en cours sur une durée d’un mois. Une période plus étendue augmentera les temps de traitement. Un collaborateur disposant de la totalité des droits sur le cabinet peut réduire la sélection sur un métier pour n'examiner qu'une partie des plannings.

**☞** la gestion des droits afférents se définit dans les profils des collaborateurs

{{planning:planning-009.png}}

===== Les différents modes d’affichage =====

On dispose de 2 x 3 modes d’affichage.

  * En mode **planning** (par défaut) ou en mode **agenda** le choix se fait via cet interrupteur {{planning:planning-010.png?nolink}}
  * Selon un critère d’analyse principal : par **client**, **mission** ou **collaborateur** qui définit l’ordre d’affichage principal.

**☞** La sélection de planning est chargée en mémoire et ne sera valide/visible par les autres utilisateurs qu’à la validation.

Le mode planning.

Les 3 boutons ci-dessous permettent de sélectionner le mode d'affichage

{{planning:planning-010b.png}}

==== Affichage par collaborateur ====

{{planning:planning-012.png}}

Au lancement et par défaut l'affichage se fait par collaborateur {{planning:planning-013.png?nolink}} sur le début de la période qui a été demandée. On visualise donc pour chaque collaborateur les dossiers sur lesquels il va intervenir. Comme on le voit dans l'exemple ci-dessus les temps budgétés ont été découpés selon les horaires des collaborateurs mais ils ont été placés systématiquement en début de journée et pour la durée totale à affecter. À partir de là il est possible de faire des affectations manuelles mais il est surtout préférable de lancer un traitement de [[#répartir-les-rendez-vous|répartition automatique des temps]] dans la journée pour positionner les rendez-vous les uns à la suite des autres. Ce qui nous donnera un affichage tel que celui-ci\\
{{planning:planning-014.png}}\\

**☞** la coloration des rendez-vous est liée au __groupement__ de clients auquel appartient le client. Tous les rendez-vous des missions d'un même groupement auront la même couleur. Cette coloration est donnée de manière aléatoire pour chaque poste utilisateur. Les rendez-vous en fond transparent correspondent à des clients qui ne sont rattachés à aucun groupement.

**☞** tous les collaborateurs correspondant au filtre initial sont présentés, donc y compris ceux sans rendez-vous (ex, tous les collaborateurs de l’Expertise)

**☞** en plus des temps planifiés le programme affiche des rendez-vous non modifiables, non déplaçables depuis le module planning :

  * les absences en jours (CP, maladie, etc…) les ½ journées ou journées de récup en heures, si le module de congés est utilisé par le cabinet.
  * Les formations, si le module est utilisé par le cabinet. Le module formation continue (FPC) ne gérant pas les horaires des formations celles-ci sont positionnées à 9h le jour indiqué.

==== Affichage par mission ====

Cliquer sur le bouton {{planning:planning-015.png?nolink}}, bascule l'affichage par mission.\\
Dans la partie gauche on a donc maintenant le couple client/mission qui est affiché et dans le détail les collaborateurs qui vont intervenir sur cette mission.

{{planning:planning-016.png}}

==== Affichage par client ====

Cliquer sur le bouton {{planning:planning-017.png?nolink}} affiche le planning par client.

Dans la partie gauche on retrouve le client concerné et dans le détail les collaborateurs qui vont intervenir pour ce client ainsi que la mission gérée.\\
{{planning:planning-018.png}}

**☞** sous le nom du client on trouve également affiché entre parenthèses le groupement de rattachement du client, le cas échéant.

===== Filtrer les données affichées =====

Le haut du formulaire de saisie permet de filtrer les rendez-vous qui sont affichés dans le détail.

{{planning:planning-019.png}}

En sélectionnant une ou plusieurs options l’affichage du planning sera limité au métier du collaborateur ou aux missions correspondants aux autres filtres. Pour revenir à un affichage global il faut supprimer le(s) filtre(s) correspondant(s). On peut supprimer tous les filtres en cliquant sur le bouton {{planning:planning-020.png?nolink}} en bas d’écran. Le filtrage influe aussi sur les collaborateurs sélectionnés : seuls seront visibles ceux qui interviennent sur les éléments de la sélection, par exemple les collaborateurs qui interviennent chez un client.

On note 2 zones de curseur situées à droite de la liste de sélection « collaborateurs » et de celle « groupements clients » qui permettent de faire défiler l’un ou l’autre de ces paramètres sans avoir besoin d'aller chercher dans la liste. Ceci peut être particulièrement utile pour balayer les plannings de chaque collaborateur en mode agenda.

L’icône {{planning:planning-021.png?nolink}} permet de sélectionner manuellement dans la liste qui apparaît un ensemble de collaborateurs via la touche contrôle pour visualiser le planning de ces collaborateurs.

{{planning:planning-022.png}}

Cette liste est conservée pendant une même session ; vous pouvez la réinitialiser en cliquant sur {{planning:planning-023.png?nolink}} en bas de cette fenêtre.

Les rendez-vous doivent faire l'objet d'une confirmation, c'est-à-dire d'une validation comme quoi le rendez-vous est actif. Il est possible de ne faire afficher que les rendez-vous qui n'ont pas encore été confirmés à l’aide du curseur {{planning:planning-024.png}}

===== Gestion des rendez-vous =====

Important : les rendez-vous sont saisis sur chaque poste mais ne sont pas dans le planning global du cabinet tant que l’enregistrement ({{planning:planning-025.png?nolink}} ou {{planning:planning-026.png?nolink}}) n’a pas été confirmé ! La saisie est donc un « brouillon » tant que cet enregistrement n’a pas été réalisé.

==== Format d’affichage d’un rendez-vous ====

{{planning:planning-027.png}}

L’affichage du contenu (nom du client/mission) change et devient les initiales du collaborateur selon le mode de présentation choisi.

Notes :

  * RDV confirmé : au départ un rendez-vous n’est par défaut pas confirmé. Il faut le cocher confirmé pour a) valider que la tâche a bien été prise en compte par le collaborateur, b) qu’il soit basculé dans Outlook. Voir [[#liaison-outlook|mise à jour Outlook]]

Le fait de le cocher « confirmé » lui met un statut de disponibilité à « Occupé », par défaut.

Tout autre statut (ex : Travaille ailleurs) met //aussi// le RDV en confirmé. Si vous ôtez le statut Confirmé l’état de disponibilité est mis à vide.

  * Ce RDV est un complément : cette notion permet d’identifier dans le planning des tâches complémentaires non prévues dans le budget d’origine. Si le collaborateur suit le process complet enregistrement dans Outlook / import depuis Outlook en saisie des temps, alors ces rendez-vous seront affectés automatiquement à la tâche « Exceptionnel » lors de la reprise.


==== Nouveau rendez-vous ====

Pour saisir un rendez-vous il y a plusieurs méthodes.

Premièrement vous pouvez sélectionner pour un collaborateur (ou un client, ou une mission) une période à l'aide de la souris ; vous cliquez ensuite sur le bouton nouveau {{planning:planning-031a.png?nolink}} pour ouvrir le rendez-vous et le compléter.

{{planning:planning-028.png}}

Le collaborateur (où le client, ou la mission) est dans ce cas prérempli par le programme et il vous reste à compléter les éléments manquants.

{{planning:planning-029.png}}

Ce qui donne :

{{planning:planning-030.png}}

Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour ajouter un rendez-vous comme dans l'exemple ci-dessous. Il reste de la même manière à compléter les données manquantes.

{{planning:planning-031.png}}

Enfin un nouveau rendez-vous sera créé en utilisant un glisser/déposer depuis la liste des collaborateurs ou la liste des clients. Voir ci-après.

==== Modification d’un rendez-vous ====

Pour modifier un rendez-vous il suffit de faire un double clic sur celui-ci, ou d’utiliser la touche entrée {{planning:planning-032.png?nolink}}

Le formulaire de saisie d'un rendez-vous vous permet de spécifier les heures de début / fin du rendez-vous où d'utiliser la liste déroulante pour définir une durée, ce qui changera l’heure de fin.\\
{{planning:planning-033.png}}

Attention : si vous indiquez un //jour// différent pour la fin du rendez-vous, le programme découpera automatiquement en n rendez-vous de 8h max se terminant à la date/heure indiquée.

Vous pouvez tout aussi bien définir la durée d'un rendez-vous depuis le graphique en le redimensionnant à l'aide de la souris\\
{{planning:planning-034.png}}.

De la même manière le déplacement d'un rendez-vous peut se faire à l'aide de la souris en glissant le rendez-vous vers une autre période pour le même collaborateur ou en déplaçant le rendez-vous sur la ligne correspondant à un autre collaborateur, ce qui dans ce cas affectera le rendez-vous à cette personne.

==== Supprimer un rendez-vous ====

Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez le puis cliquez sur le bouton {{planning:planning-035.png?nolink}} ou utilisez le menu contextuel.

==== Fusionner 2 rendez-vous ====

Deux rendez-vous peuvent être fusionnés simplement en faisant glisser l’un des deux sur l’autre ce qui les fusionnera en un seul pour la durée cumulée des deux. Ne peuvent être fusionnés que des rendez-vous de nature identique : même client/mission, même tâche, même niveau de confirmation, cochés « complément » à l’identique.

Il est possible de glisser un rendez-vous du collaborateur A sur le rendez-vous du collaborateur B ; si les 2 rendez-vous sont là aussi de nature identique ils seront fusionnés.

==== Copier un rendez-vous ====

Sélectionnez le rendez-vous d’origine, copiez-le (bouton droit ou CTRL+C), cliquez dans le planning la date et l’heure à laquelle vous souhaitez le déposer et collez-le (bouton droit à nouveau ou CTRL+V)

{{planning:planning-036.png}}

===== Ajouter un collaborateur au planning =====

Le planning propose par défaut les collaborateurs sélectionnés au lancement du programme. Il s’agit donc de la totalité du cabinet ou des collaborateurs affectés à un métier selon ce que vous avez demandé ou selon vos droits. Pour ajouter un nouveau collaborateur il faut soit créer un rendez-vous et sélectionner dans la liste un collaborateur qui n'est pas encore présent, ce qui le rajoutera dans le planning, soit utiliser le bouton collab {{planning:planning-038.png?nolink}}

Ce bouton affiche une liste des collaborateurs présents à l'instant //t// au cabinet (cochés « présents »). Pour ajouter un collaborateur dans le planning il suffit de le faire glisser depuis cette liste sur le planning. Si le collaborateur est néanmoins déjà présent dans le planning le pointeur se positionne sur la ligne correspondante.

{{planning:planning-037.png}}

===== Ajouter un client au planning =====

Pour ajouter un client (une mission) et donc créer un rendez-vous on procède de la même manière.

Il faut utiliser le bouton clients {{planning:planning-040.png?nolink}} pour faire afficher une liste des clients/missions actifs. En faisant glisser l'une des lignes vers le planning ceci va rajouter un rendez-vous pour le collaborateur concerné, celui qui va recevoir le dépôt de de la ligne, et le programme vous demandera de compléter le rendez-vous. Bien sûr si vous êtes en mode affichage par client ou par mission dans ce cas le programme vous demandera de compléter le collaborateur qui doit intervenir.

{{planning:planning-041.png}}

===== Le menu contextuel =====

{{planning:planning-042.png}}

En plus des fonctions d’ajout/suppression/Edition d’un rendez-vous ce menu permet

  * De confirmer/annuler la confirmation d’un rendez-vous (sans entrer dans la saisie)
  * D’accéder à la fiche client ou mission concernée.
  * D’accéder à l’agenda Outlook du collaborateur (via le programme client Outlook)

===== Fonctions =====

On accède aux fonctions par le bouton {{planning:planning-043.png?nolink}} en bas d’écran

{{planning:planning-044.png}}

Cette fenêtre sert d’une part à configurer les valeurs par défaut des rendez-vous, d’autre part à lancer des traitements. Attention, les paramètres indiqués ont des valeurs proposées par défaut mais sont propres à chaque poste utilisateur et non pas au cabinet.

==== Valeurs par défaut ====

  * Heure de début / heure de fin : au moment de la 1<sup>ère</sup> répartition les rendez-vous commenceront à l’heure indiquée et se termineront à l’heure max indiquée.
  * Pause déjeuner : horaires de la pause déjeuner, pour la répartition des rendez-vous (voir [[#répartir-les-rendez-vous|répartir les rendez-vous]])
  * Durée RDV : durée par défaut d’un nouveau rendez-vous lors de la création par glisser/déposer.
  * Granularité : granularité de durée d’un rendez-vous (en mode graphique, en saisie manuelle on peut descendre en-dessous). Ce paramètre ne sera effectif qu’au prochain lancement du planning.
  * Gamme de couleur : pour l’affectation des couleurs à chaque groupe. Si une première affectation a été faite, les couleurs seront néanmoins déjà mémorisées et donc conservées au lancement suivant.
  * Couleur des nouveaux rendez-vous : couleur par défaut d’un nouveau rendez-vous pour permettre de le visualiser dans le planning. Cette affectation est temporaire et limitée à la saisie en cours. Si le client concerné est rattaché à un groupement le rendez-vous prendra la couleur du groupement au prochain lancement.
  * Affichage des feux statut : Il est possible de faire afficher dans les rendez-vous la situation du client (fiche client, onglet identité), le symbole affiché dans sa fiche qui est calculé automatiquement ou affecté manuellement.

==== Rendez-vous non confirmés en provisoire. ====

Ce bouton bascule tous les rendez-vous visibles en mode //provisoire// (équivalent Outlook : {{planning:planning-045.png?nolink}}) s’ils ne l’étaient pas déjà. Ceci ne concerne que les rendez-vous accessibles, donc si on a par exemple un filtrage sur un groupement client, seuls les rendez-vous de ce groupement seront traités. Il avait été prévu à l’origine une bascule systématique des RDV non confirmés ; cette solution permet de sélectionner les RDV à traiter mais en les basculant en provisoires.

==== Répartir les rendez-vous ====

La répartition consiste à positionner les uns à la suite des autres les rendez-vous de chaque collaborateur provenant originellement du budget, sachant que par défaut ils n’ont pas d’heure de début et sont affichés par convention comme commençant à l’heure de début définie plus haut.

🛆 Ce traitement ne concerne que les rendez-vous actuellement sans horaire, c’est à dire provenant de la primo répartition depuis les budgets, on ne peut donc par définition le lancer qu’une seule fois.

{{planning:planning-046.png}}

La répartition peut se faire avec ou sans inclure de pause déjeuner.\\
Sans pause les rendez-vous commenceront à l’heure configurée puis seront collés les uns aux autres sur la journée. En supposant un début de journée positionné à 8h, pour une journée comprenant deux rendez-vous de 5h et 2h30 on aura donc un début de journée à 8h et une fin à 15h30, ce qui correspond bien à la durée voulue mais pas à ce qu’on affiche habituellement dans son agenda.

Avec pause le programme insèrera un blanc sur la période indiquée, ex ci-dessous avec un rendez-vous de 7h30 qui se retrouve découpé en deux, soit //4h//, une //pause//, puis //3h30//. Le rendez-vous d’origine fait 7h30 pour correspondre aux horaires du collaborateur (note : dans le budget il y avait 18 h sur la semaine qui ont été réparties sur plusieurs journées dans le process initial de planification, d’où ce rendez-vous de 7h30).\\
L’un des effets de bord de ce mode d’affectation est qu’un rendez-vous de 4h30 se verra découpé en 4h le matin et 30mn l’après-midi, il faudra une intervention manuelle pour arranger ça.

{{planning:planning-047.png}}

Notes

  * la répartition commence en positionnant en premier les rendez-vous les plus longs de la journée.
  * dans le module Planning, le bouton {{planning:planning-048.png?nolink}} permet d’exporter une liste des modifications de planning au format csv pour alimenter un programme externe à Gessica. Cette fonction est aussi accessible depuis le menu\\

  menu Temps
  ⮡ Export modifs planning
{{planning:planning-049.png?nolink}}

==== Validation du planning ====

Tant que vous n’avez pas procédé à la validation votre planning reste un brouillon vous permettant de tester la répartition de charge des collaborateurs.\\
Il est donc nécessaire de valider votre saisie pour remettre en base les temps planifiés.

Le bouton {{planning:planning-050.png?nolink}} confirme vos saisies et retourne les données en base pour « officialiser » les temps planifiés. Le bouton {{planning:planning-051.png?nolink}} effectue la même chose mais conserve le planning ouvert pour continuer à le modifier.

En cas de conflit d’enregistrement avec un autre utilisateur il sera demandé de trancher sur l’option à conserver. Voir la gestion [[#_Le_multi_utilisateurs|multi-utilisateurs]].

==== Liaison Outlook ====

A l’enregistrement et __si l’option est activée__ pour le cabinet, le programme propose d’enregistrer les rendez-vous nouvellement confirmés dans l’agenda Outlook des collaborateurs.\\
Ce process nécessite que l’utilisateur courant se soit vu accorder les droits nécessaires dans les agendas Outlook des destinataires pour la création de rendez-vous (aucun problème donc dans le cas d’un utilisateur configurant son propre agenda depuis Gessica).\\
Il faut aussi que Gessica soit à même d’identifier l’agenda du collaborateur. La recherche de l’agenda Outlook se fera dans un premier temps sur l’adresse mail de celui-ci telle que définie dans sa fiche, à défaut sur son login, à défaut sur son nom.

{{planning:planning-052.png?325x48}}

Seuls les rendez-vous confirmés (busystatus<>-1) sont traités. Ceci inclus tous les rendez-vous auxquels on a affecté un statut, provisoires y compris ; les mettre en provisoire indique qu’on les a revus. Ce traitement va créer chaque rendez-vous dans l’agenda des collaborateurs concernés puis mémoriser l’identifiant Outlook de ce rendez-vous dans la table TempsPlanif pour en conserver le lien.\\
Les rendez-vous sont créés avec la catégorie Outlook qui est spécifiée dans les paramètres du cabinet

{{planning:planning-053.png}}{{planning:planning-054.png}}

Ceci permet donc d’identifier dans Outlook l’origine des rendez-vous et de les visualiser facilement en y affectant une couleur particulière (le choix de couleur est à effectuer par chacun).

Si un rendez-vous précédemment ajouté dans Outlook est modifié via le planning, la modification est reportée dans Outlook. De même, les rendez-vous qui n’ont pas été créés pendant cette session mais qui n’ont pas encore pu être reportés dans Outlook sont aussi traités.

Si on choisit de ne pas mettre à jour les rendez-vous (opération qui peut être longue s’il y a un volume important de rendez-vous à mettre à jour) il est toujours possible d’effectuer le traitement a posteriori via le menu
  menu Temps
  ⮡ intégration des RDV Outlook
{{planning:planning-055.png?nolink}} ou par l’automate (si dispo).

**☞** à aucun moment Gessica ne tiendra compte des rendez-vous déjà présents dans l’agenda Outlook d’un utilisateur. Donc si un utilisateur a placé à la même heure dans son agenda un rendez-vous hors gestion Gessica on obtiendra 2 rendez-vous superposés.

=====  =====

===== Disponibilité / charge des collaborateurs =====

Le bouton {{planning:planning-056.png?nolink}} donne accès à l’affichage des temps disponibles ou la charge par collaborateur.

{{planning:planning-057.png}}

Les collaborateurs tous métiers confondus sont affichés car on peut avoir besoin de faire intervenir le cas échéant un collaborateur d’un autre métier. La liste peut être filtrée pour limiter à un métier, un niveau, etc… en cliquant sur les entêtes de colonnes selon les procédés habituels.

La disponibilité tient compte des durées journalières des collaborateurs présents dans le planning, soit y compris les formations et absences. L’affichage des jours se fait sur la période demandée. Si un collaborateur entre au cabinet ou le quitte sur la période demandée ses jours sont grisés (note : dans l’exemple le collaborateur JMA a une date de sortie mais est resté coché « présent », c’est pourquoi il apparaît dans la liste)

Un filtrage complémentaire est possible sur une durée de disponibilité minimale recherchée\\
{{planning:planning-058.png}}\\
dans ce cas les durées affichées pour chaque collaborateur sont celles qui sont au minimum égales à la valeur recherchée.\\
En cliquant sur {{planning:planning-059.png?nolink}}, si un collaborateur n’a que 3h de disponibles sur une journée celles-ci ne seront par conséquent pas visibles dans l’exemple puisqu’on y recherche 4h. Seules sont affichés les horaires des jours ou on a cette dispo minimale.\\
Avec le bouton {{planning:planning-060.png?nolink}}, le programme affiche les heures disponibles par jour de tout collaborateur qui dispose en cumulé du minimum demandé sur la semaine (ex 3h+2h pour une recherche de 4h)\\
Enfin le bouton {{planning:planning-061.png?nolink}} affiche l’horaire journalier de tout collaborateur qui n’a aucun rendez-vous sur cette journée, sans tenir compte d’une disponibilité minimale.

Le même affichage permet de visualiser la charge par collaborateur en basculant l’interrupteur\\
{{planning:planning-062.png?nolink}} sur charges

{{planning:planning-063.png}}

Les valeurs affichées en rouge signalent un dépassement de l’horaire standard du collaborateur.\\
Comme pour la liste des collaborateurs il est possible d’utiliser un glisser/déplacer depuis cette liste vers le planning.

===== Modes d’affichage =====

L’affichage par défaut est le mode planning, sauf dans le cas d’un utilisateur n’ayant que les droits de gestion sur son propre agenda ou demandant à ne visualiser que celui-ci, dans ce cas l’affichage est basculé d’office en mode agenda.

En mode planning il est possible de varier la durée affichée par les boutons{{planning:planning-064.png?nolink}}\\
« Période complète » affiche l’intégralité de la période sélectionnée à l’ouverture du module.

En mode mois ou période complète il est possible de masquer les weekends avec le bouton {{planning:planning-065.png?nolink}}

Les boutons {{planning:planning-066.png?nolink}}servent à changer la taille d’affichage des lignes et des colonnes.\\
Un double clic sur le curseur vertical remet la hauteur par défaut.\\
Un double clic sur le curseur horizontal adapte l’affichage pour visualiser toutes les dates sur une largeur d’écran, ce qui peut rapidement devenir illisible si la période est longue…

La bascule en mode Agenda se fait par le bouton curseur {{planning:planning-067.png}}

Attention : le programme va afficher //tous les rendez-vous// de la sélection sur un seul agenda.

{{planning:planning-068.png}}

Il faut donc filtrer l’affichage en conséquence, par exemple en sélectionnant un collaborateur :{{planning:planning-069.png}}

===== Les impressions =====

==== Le planning ====

C’est une édition standard de planning reprenant le filtrage actuel.

{{planning:planning-070.png}}

==== La charge par collaborateur ====

**☞** cette analyse se fait sur le planning affiché actuellement, elle n’a donc de validité que pour la saisie en cours. Elle permet de visualiser la charge avec le planning tel qu’on est en train de le préparer. Les cellules en rouge indiquent un dépassement par rapport à l’horaire hebdomadaire du collaborateur.

Le résultat peut aussi en être exporté sous Excel.

{{planning:planning-071.png}}

==== Editions liées au planning ====

Ces éditions sont accessibles depuis les menus 
  menu Impressions 
  ⮡ Suivi rentabilité
 et 
  menu Impressions 
  ⮡ Plannings

  * **BOMASS1** [[impressions:renta:bomass1|Boni-Mali]]

> Suivi des écarts entre le prix de vente théorique (PVT) et le budget.

{{planning:planning-072.png}}

  * **BOMMIS1** [[impressions:renta:bommis1|analyse des écarts temps budgétés vs réels/planifiés]]

> Suivi des écarts entre les temps budgétés sur une mission rapprochés des temps passés/à passer. Les écarts par semaine sont signalés dans les colonnes de chaque semaine.

{{planning:planning-073.png}}

  * **PLACOL1** [[impressions:plannings:placol1|Planning collaborateurs]] / charge par semaine

> Temps planifiés par client et collaborateur sur x semaines. Les dépassements d’horaires vs le standard collaborateur sont signalés en rouge.

{{planning:planning-074.png}}

  * **PLACOL2** [[impressions:plannings:placol2|Planning collaborateurs détaillé]]

> Détail du planning par collaborateur et client sur x semaines. Les dépassements d’horaires vs le standard collaborateur sont signalés en rouge.

{{planning:planning-075.png}}

  * **PLACOL3** [[impressions:plannings:placol3|Temps passés et/ou planifiés]] **par collaborateur**

> Planning des temps par collaborateur et client/mission sur x semaines.\\
Les dépassements d’horaires vs le standard collaborateur sont signalés en rouge.

{{planning:planning-076.png}}

  * **PLACOL4** [[impressions:plannings:placol4|Temps passés et/ou planifiés]] **par client**

> Planning des temps par client et par collaborateur sur x semaines.

{{planning:planning-077.png}}

  * **PLACOL5** [[impressions:plannings:placol5|Disponibilités des collaborateurs]]

> Disponibilités des collaborateurs par semaine.\\
L’analyse se fait en comparant les temps passés/planifiés vis-à-vis des heures de présence journalières renseignées dans la fiche de chaque collaborateur.

{{planning:planning-078.png}}



===== Le multi utilisateurs =====

Le planning peut s’utiliser en mode multi-utilisateurs, chacun accédant aux données auxquelles il a droit et travaillant des données qui lui sont propres. Toutefois il peut apparaître des conflits, par exemple si un collaborateur accède au planning de tout un métier pendant qu’un collaborateur de ce même métier effectue lui aussi des modifications sur son propre planning.

Les conflits vont se présenter au moment de l’enregistrement, quand on clique sur le bouton {{planning:planning-079a.png?nolink}} ou sur le bouton {{planning:planning-079b.png?nolink}}.

Le premier des deux utilisateurs à valider n’aura aucun message, il effectuera son enregistrement normalement.

Le second aura lui un signalement sur le fait qu’un autre utilisateur est intervenu lui aussi sur un rendez-vous que lui-même vient de modifier (et seulement pour un rendez-vous qu’il a lui-même modifié) :

{{planning:planning-079.png}}

Il devra donc choisir ce qu’il souhaite faire :

  * Abandonner ses propres modifications au profit de celles apportées par l’autre utilisateur
  * Remplacer les modifications faites par l’autre utilisateur.

C’est donc le dernier qui parle qui a raison… mais ceci ne concerne que les rendez-vous qui auront été modifiés dans le même temps sur les 2 (ou plus) postes.

===== Mises à jour globales =====

Comme vu précédemment le menu 
  menu Temps
  ⮡ intégration des RDV Outlook
{{planning:planning-080.png?nolinnk}} permet de reporter les dernières créations/modifications de rendez-vous dans les agendas Outlook.

Si un collaborateur a apporté des modifications à un rendez-vous dans Outlook sans demander la mise à jour Gessica les modifications n’auront donc pas été reportées dans l’application.\\
Il faut alors lancer via le menu 
  menu Temps
  ⮡ Analyse agendas Outlook
{{planning:planning-081.png?nolink}} une recherche des corrections apportées hors Gessica (voir plus loin le traitement automatique possible).

Gessica va alors rechercher tous les rendez-vous créés depuis l’application dans les agendas des collaborateurs, avec une antériorité maximale d’une semaine.\\
Si un rendez-vous n’est pas trouvé dans Outlook c’est que celui-ci a été supprimé 🡺 il est donc supprimé aussi dans le planning de Gessica.\\
S’il est trouvé, Gessica vérifie si des changements ont été apportés sur les jours ou horaires pour les reporter dans le planning.

Important : si l’intitulé du rendez-vous est changé par le collaborateur, pour l’affecter à un autre client par exemple, à aucun moment Gessica ne considérera ceci comme une réaffectation ! De même un rendez-vous créé manuellement dans Outlook en catégorie Gessica ne sera jamais traité s’il n’est pas renseigné à l’aide du complément Outlook.

===== Gestion des affectations en cours d’année =====

==== Nouvelle mission ====

Lors de la création d’une nouvelle mission en cours d’année, sur un nouveau client ou un client existant, il faut saisir les budgets (temps) correspondants puis effectuer la **planification** de cette mission. Ceci peut se réaliser par le menu [[#schéma-de-principe.|global]] ou directement depuis la fiche mission ce qui est accessible avec les mêmes droits que pour la mission, c’est-à-dire que le responsable mission sera à même de déclencher la planification et l’affectation des temps au collaborateur même s’il n’est pas gestionnaire du planning.

{{planning:planning-082.png}}

{{planning:planning-083.png}}\\
Par défaut la période de planification proposée est de 14 semaines, modifiable.

Ce que fait le programme : en validant celui-ci effectue la répartition des temps budgétés jusqu’à la date demandée sur le planning des collaborateurs concernés, jour par jour, en complétant chaque journée avec le nombre d'heures maximal journalier du collaborateur. Le restant horaire à affecter sur chaque semaine quel qu'il soit sera positionné sur le dernier jour de la semaine, le vendredi. Si ce jour est férié alors la totalité restante sera affectée sur le jeudi sans tenir compte d'un éventuel jour férié.\\
**☞** Chaque rendez-vous est positionné à l’heure de début indiquée sur l’écran de saisie, la répartition dans la journée n’est pas effectuée.\\
Si « Générer les rendez-vous Outlook » est coché le programme va tenter d’inscrire les rendez-vous dans les agendas des collaborateurs concernés, ce qui suppose que l’utilisateur courant a les droits nécessaires sur les agendas de ces personnes. Si ce n’est pas le cas l’enregistrement Outlook échouera. Un traitement manuel ou réalisé par l’automate se chargera de faire l’inscription.

==== Réaffectation de collaborateur ====

Pour gérer les absences longue durée d’un collaborateur ou son départ il existe une fonction permettant de réaffecter les dossiers qui lui sont actuellement imputés. On y accède via le menu 
  menu Temps
  ⮡ Réaffectation collaborateur

{{planning:planning-084.png}}

Ce menu permet de sélectionner un collaborateur à réaffecter et le collaborateur destinataire.

La sélection permet de préciser si on souhaite réaffecter //tous les clients// du collaborateur ou //une sélection//. Dans ce cas activer « Sélection » ce qui permet de préciser les clients concernés :

{{planning:planning-085.png}}

Seuls les clients affectés au collaborateur d’origine sont affichés ; la liste est à sélection multiple en cliquant à la souris et en maintenant la touche CTRL enfoncée.

La réaffectation se fait sur les éléments sélectionnés et sur la période demandée.

**☞** pour le planning la réaffectation peut aussi se faire depuis la gestion du planning en ne sélectionnant que les collaborateurs impactés et en glissant les rendez-vous d’un planning à l’autre.

===== Automate =====

Si le cabinet dispose d’un automate, ces tâches de synchronisation peuvent lui être confiées pour un traitement en différé. Voir la documentation complète de l’automate.

{{planning:planning-086.png}}

Tâche « **Analyse agenda Outlook** »

Recherche pour tous les rendez-vous connus de Gessica depuis J-7 pour reporter les suppressions ou modifications d’horaires apportées.

Tâche « **Intégration RDV planning dans Outlook** »

Ajoute dans les agendas les rendez-vous confirmés dans le planning qui n’y ont pas encore été inscrits… et les rendez-vous que les collaborateurs n’auraient pas confirmés. Cette 2<sup>nde</sup> partie permet de forcer l’envoi dans Outlook même si le collaborateur n’a pas fait la confirmation ; dans ce cas il est précisé dans le libellé du rendez-vous « A CONFIRMER »

La plage de dates du planning analysée va du lundi de la semaine de lancement jusqu’au vendredi de la semaine suivante (par rapport à la date de lancement).

===== Suivi des modifications =====

Mis à part la primo-répartition faite dans le planning pour positionner les rendez-vous les uns à la suite des autres, toutes les autres modifications qui sont apportées aux rendez-vous sont tracées, aussi bien celles faites depuis Gessica que celles qui sont reprises depuis Outlook.

L’historique est accessible via le menu
  menu Temps
  ⮡ Histo modifs planning
{{planning:planning-087.png?nolink}}

{{planning:planning-088.png}}